Quanto custa não ter um sistema e-procurement?

Muitas empresas calculam o custo de adotar um software de compras. Poucas calculam o custo de não ter um. Enquanto a decisão de implementar um sistema e-procurement parece um investimento a ser justificado, o processo manual de compras gera perdas silenciosas todos os dias. Tempo, dinheiro e competitividade são os três fatores mais impactados na decisão de não ter um software. Entender esse custo invisível é o primeiro passo para tomar uma decisão mais estratégica. Neste texto, você vai descobrir quanto custa não ter um sistema e-procurement no seu departamento de compras. 

Os números do mercado são claros. Segundo um estudo da McKinsey, empresas que digitalizam o procurement podem reduzir custos operacionais em até 30%, especialmente quando combinam automação, análise de dados e gestão estruturada de fornecedores. Portanto, a pergunta não é se vale a pena inovar em compras, é, na verdade, quanto tempo a sua empresa ainda pode esperar para fazer isso? 

Como o e-procurement ajuda na lucratividade da empresa? 

O e-procurement atua diretamente na lucratividade porque elimina perdas que passam despercebidas no modelo manual. Quando as compras são feitas por e-mail, planilha ou telefone, é difícil comparar fornecedores com precisão, controlar gastos e identificar onde há desperdício do orçamento. Com um sistema de e-procurement, todas essas etapas ficam centralizadas, rastreáveis e mensuráveis e o que antes era invisível passa a aparecer nos relatórios. 

Além disso, a digitalização das compras aumenta o poder de negociação da empresa. O Hackett Group indica organizações que abraçam a transformação digital em procurement conseguem 25% menor custo operacional e 2,5x maior ROI de procurement em comparação com seus pares. Essa e várias outras pesquisas apontam para a mesma conclusão. Ou seja, empresas que querem crescer aumentando sua lucratividade escolhem uma boa ferramenta de compras.  

Quais são os benefícios do software e-procurement? 

Um sistema e-procurement entrega vantagens concretas em diferentes frentes da operação de compras. Veja os principais benefícios: 

Redução do custo por pedido  

Processos manuais exigem tempo de múltiplas pessoas para cada compra: quem solicita, quem aprova, quem faz a cotação, quem lança no sistema. Com o e-procurement, boa parte dessas etapas é automatizada. Uma empresa que processa 500 pedidos por mês e reduz 70% do custo por pedido libera recursos significativos para outras áreas sem precisar cortar pessoas do seu quadro. 

Controle de maverick spend  

Maverick Spend são os gastos fora das políticas internas da empresa, fora dos canais oficiais e do planejamento. São uns dos maiores vilões do orçamento de compras. Sem um sistema, é comum que colaboradores comprem de fornecedores não homologados, sem cotação prévia ou acima do limite autorizado. O maverick spend é um dos maiores inimigos do ROI, e empresas que automatizam conseguem reduzir esse tipo de gasto drasticamente. O e-procurement impõe fluxos de aprovação que impedem esse tipo de desvio antes que ele aconteça.  

Maior poder de negociação  

Com histórico de compras, evolução de preços e comparativo entre fornecedores disponíveis em uma única plataforma, o comprador chega à negociação com dados. Isso muda completamente a dinâmica com o fornecedor e abre espaço para condições mais vantajosas, o que era impossível de alcançar com planilhas desconectadas. 

Rastreabilidade e auditoria  

Em um processo manual, encontrar informações sobre uma compra feita há seis meses pode levar horas. Com o e-procurement, todo o histórico fica registrado: quem solicitou, quem aprovou, qual foi o valor, qual fornecedor foi escolhido e por quê. Isso facilita auditorias internas, reduz riscos de fraude e dá mais segurança para a área financeira. 

Integração com ERP e financeiro  

Um bom sistema e-procurement se conecta ao ERP da empresa, eliminando retrabalho de digitação manual entre sistemas. Isso reduz erros de lançamento, acelera o fechamento contábil e garante que o financeiro tenha visibilidade em tempo real sobre os compromissos de compra sem depender de relatórios manuais. 

Quais são os riscos de não ter inovação em compras B2B? 

A falta de inovação em compras não é neutra , na verdade, isso tem um custo ativo e crescente. Entenda quais são os riscos de não implementar inovação e tecnologia nas suas compras B2B, e como isso deixa a sua empresa presa ao passado.  

Perda de competitividade no mercado  

Concorrentes que digitalizam compras conseguem operar com custos menores, negociar melhores condições e responder mais rápido às variações de mercado. Uma empresa que ainda compra no modelo manual precisa de mais tempo e mais pessoas para fazer o mesmo trabalho, e ainda assim, muitas vezes, com menos precisão. Para eliminar o retrabalho e as falhas, além de ter tempo para capacitar uma equipe que pode ser muito mais estratégica, escolha automatizar. 

Dependência excessiva de fornecedores conhecidos  

Sem um sistema que amplie a rede de fornecedores e automatize cotações, a empresa tende a comprar sempre dos mesmos parceiros. Isso reduz a competitividade nas negociações e aumenta o risco de dependência de um único fornecedor. Essa situação é especialmente perigosa em cenários de ruptura de cadeia de suprimentos. Depender de um único fornecedor pode deixar o seu negócio vulnerável, por isso é importante diversificar. 

Para fazer isso de uma maneira eficaz, é preciso contar com uma ferramenta capaz de oferecer uma grande variedade de fornecedores.  

Decisões baseadas em dados incompletos  

Dependendo do setor, as empresas normalmente gastam de 15 a 30% da receita em gastos indiretos, e as oportunidades de economia são altas. Sem visibilidade sobre esses gastos, a liderança toma decisões com base em percepções, ao invés de dados. O resultado é prejudicial: cortes no lugar errado e oportunidades de saving que nunca chegam a ser identificadas. 

Exposição a fraudes e erros operacionais 

Processos manuais dependem de pessoas e de boa vontade. Sem fluxos de aprovação estruturados e rastreabilidade, o risco de fraude interna e de erros de lançamento aumenta de forma considerável, sem contar os prejuízos, que muitas vezes só aparecem na auditoria anual. Esse é um dos motivos pelos quais uma ferramenta e-procurement é essencial. Oferece mais segurança para os seus processos, você consegue rastrear e ter o controle de tudo o que acontece.  

Dificuldade de escalar a operação  

Uma empresa que cresce, mas mantém o processo de compras manual, inevitavelmente chega a um ponto de colapso operacional. O volume de pedidos aumenta, o time não consegue acompanhar, os prazos começam a falhar e a qualidade das negociações cai. Para não sobrecarregar o time e ter que lidar com falhas cada vez mais frequentes, além da falta de segurança e controle, a melhor opção é implementar um sistema de compras.  

Diante de todos esses prejuízos que a sua empresa pode enfrentar pela falta de inovação no departamento de compras, não vale a pena arriscar. Por isso, agende uma demonstração completa do Saphira e-procurement e veja como podemos transformar as suas compras B2B.  

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