Uma das grandes preocupa\u00e7\u00f5es no mundo corporativo \u00e9 a gest\u00e3o de contratos. No departamento de compras, \u00e9 imprescind\u00edvel ter o controle dos contratos em rela\u00e7\u00e3o aos materiais e servi\u00e7os contratados. Os contratos envolvem uma s\u00e9rie de partes que dizem respeito diretamente aos gastos da empresa, por isso, esse assunto \u00e9 um ponto que precisa de total aten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
A gest\u00e3o de contratos em compras precisa contemplar todo o processo estrat\u00e9gico de administrar as etapas relacionadas \u00e0 aquisi\u00e7\u00e3o de materiais, servi\u00e7os e produtos. Isso envolve desde a fase inicial de planejamento e negocia\u00e7\u00e3o at\u00e9 a execu\u00e7\u00e3o, monitoramento e encerramento do contrato.<\/p>\n
Essa gest\u00e3o \u00e9 fundamental para garantir que uma organiza\u00e7\u00e3o opere de maneira eficiente e econ\u00f4mica.<\/p>\n
Muitas empresas ainda cuidam dos seus contratos com os fornecedores por meio de planilhas. E depender de planilhas n\u00e3o \u00e9 o processo mais seguro do mundo.<\/p>\n
Pelo contr\u00e1rio, as planilhas podem ocasionar erros, falta de controle, falta de atualiza\u00e7\u00e3o em tempo real, limita\u00e7\u00f5es da pr\u00f3pria ferramenta como a impossibilidade de rastreamento, perda de prazos<\/p>\n
A gest\u00e3o de contratos \u00e9 uma fun\u00e7\u00e3o que exige um n\u00edvel de automa\u00e7\u00e3o, j\u00e1 que, prazos, pagamentos e fornecedores estar\u00e3o envolvidos. Esse processo n\u00e3o \u00e9 simples para fazer manualmente, e contar com um ERP provavelmente n\u00e3o ir\u00e1 contemplar o que \u00e9 necess\u00e1rio, j\u00e1 que, \u00e9 mais generalista, pouco flex\u00edvel e, geralmente, mais dif\u00edcil de usar.<\/p>\n
Logo, a pr\u00e1tica da gest\u00e3o de contratos precisa contar com sistemas que facilitem esse trabalho, por exemplo.<\/p>\n
Um software para gest\u00e3o de contratos toca em um ponto muito caro para as organiza\u00e7\u00f5es, que na verdade, \u00e9 uma das grandes raz\u00f5es para se investir em inova\u00e7\u00e3o: a auditoria.<\/p>\n
Como as ferramentas registram os processos e geram relat\u00f3rios, \u00e9 muito mais garantido que aquele processo ser\u00e1 audit\u00e1vel. Considerando ainda que o caso do departamento de compras lida com dinheiro, gastos e lucratividade, n\u00e3o ter sistemas pr\u00f3prios para essa demanda significa correr riscos.<\/p>\n
Por isso, fazer todo o processo, come\u00e7ando pelo departamento de compras com as aquisi\u00e7\u00f5es e negocia\u00e7\u00f5es junto aos fornecedores at\u00e9 toda a gest\u00e3o de contratos por um software que cuide disso, \u00e9 fundamental.<\/p>\n
Na \u00e1rea de compras, temos um fluxo muito grande de informa\u00e7\u00f5es e valores, pois \u00e9 a \u00e1rea que lida diretamente com gastos. \u00c9 exatamente por isso que fazer uma gest\u00e3o completa dos contratos \u00e9 t\u00e3o importante.<\/p>\n
Conhe\u00e7a alguns benef\u00edcios importantes da gest\u00e3o de contratos:<\/p>\n
Como dito anteriormente, a \u00e1rea de compras lida com dinheiro e fazer a gest\u00e3o de contratos implica no acompanhamento dos pagamentos.<\/p>\n
Um dos problemas mais recorrentes, \u00e9 o pagamento duplicado ou a perda de informa\u00e7\u00f5es referentes \u00e0s parcelas pagas de algum material ou servi\u00e7o. Por isso, para evitar gastos desnecess\u00e1rios como esses, \u00e9 importante fazer o acompanhamento dos contratos. Esse acompanhamento \u00e9 chamado de \u2018\u2019medi\u00e7\u00e3o\u2019\u2019.<\/p>\n
Al\u00e9m disso, a gest\u00e3o de contratos evita multas por atrasos, inadimpl\u00eancia ou descumprimento de cl\u00e1usulas, protegendo o caixa da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Acompanhar o andamento dos contratos garante o cumprimento dos prazos de entrega dos materiais e servi\u00e7os requisitados. Isso evita atrasos, que impactam negativamente na produtividade e nas metas da empresa.<\/p>\n
A gest\u00e3o transparente e profissional dos contratos gera confian\u00e7a entre a empresa e seus fornecedores, o que constr\u00f3i parcerias duradouras e mutuamente ben\u00e9ficas.<\/p>\n
Sin\u00f4nimos, a auditoria e transpar\u00eancia da gest\u00e3o de contratos s\u00e3o plenamente realizadas quando esse processo conta com automa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Sem automa\u00e7\u00e3o, a empresa encontra dificuldades para monitorar o cumprimento das cl\u00e1usulas dos contratos.<\/p>\n
Ao adquirir uma ferramenta espec\u00edfica para gest\u00e3o de contratos, fica muito f\u00e1cil coletar e analisar dados.<\/p>\n
Com esses dados, \u00e9 poss\u00edvel identificar desvios em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s metas e tomar medidas corretivas quando necess\u00e1rio, buscando sempre otimizar o desempenho do contrato e alcan\u00e7ar os resultados esperados.<\/p>\n
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