A gestão de demandas é uma medida importantíssima para qualquer setor dentro de uma empresa. Com algumas iniciativas, entre elas a adoção de ferramentas de workflow, é possível transformar um setor desorganizado, com perdas de prazos e erros nos processos. Continue lendo para entender as estratégias para a gestão de demandas!

Se você tem que lidar com prazos muito apertados ou atrasos, erros no processo, buracos nos fluxos de trabalho e um time desalinhado, certamente você está precisando se reorganizar internamente e traçar um plano de ação para uma melhor gestão das demandas. 

Mas, caso você não esteja com todos esses problemas e só precise de alguns ajustes nos processos, esse post também é para você. Aqui vamos trazer 5 maneiras de como começar a estruturar melhor e organizar seu time em prol das entregas, sejam elas internas ou externas. 

O que é gestão de demandas?

A gestão de demandas é a organização e direcionamento das tarefas dentro de um projeto e/ou de uma equipe. É um conjunto de iniciativas que uma empresa toma em busca de tornar o fluxo de trabalho mais produtivo, e portanto, lucrativo. 

Quando um projeto chega nas equipes, é necessário identificar as etapas e os responsáveis por cada uma delas. Uma boa estrutura impacta a ordem e os prazos para a entrega final. 

Mas como fazer isso sem que os responsáveis e os prazos se percam? Ou sem que haja algum furo no meio do processo e falte alguma tarefa importante? 

Estabelecer estratégias para a gestão de demandas vai transformar o modo de trabalho e impactar a tomada de decisão.

Vamos mostrar 5 maneiras de como tudo isso pode ser organizado. 

5 estratégias para a gestão de demandas 

1. Defina os níveis de prioridade

Para começar uma gestão de demandas, o primeiro passo é definir se aquele projeto é urgente ou não. A partir disso, traçar quais serão os esforços para a realização das etapas. 

Uma vez definido qual demanda principal é prioritária e as secundárias, é hora de, dentro daquela demanda, definir as prioridades entre as tarefas e em qual momento cada responsável entra em cena. 

Muitas vezes, a equipe fica confusa sobre qual tarefa é mais importante e acaba se sobrecarregando. Quando o processo não é bem definido, o estresse, a baixa produtividade, e em casos mais extremos, taxas altas de turnover podem acontecer. E esses fatores são tudo o que uma empresa não quer. 

Em síntese, é muito importante definir o grau de importância dessas tarefas, já que implica diretamente no prazo de entrega. 

Uma das formas mais comuns de fazer essa gestão é desenhando um fluxo de trabalho. Ali estarão os detalhes e o quê e quando cada uma das etapas deverá ser entregue. 

Todos os envolvidos deverão ter esse documento visível e com fácil acesso. Quer saber uma das formas de ter isso? Continue lendo!

2. Defina quais os responsáveis adequados para cada tarefa

Em seguida, o segundo passo para uma boa gestão de demandas é definir quem serão os responsáveis, em que momento entram em cena para executar sua tarefa e quais são os prazos internos dessas entregas até a conclusão de um projeto ou entrega final. 

Para isso será necessário saber o que cada membro da equipe está fazendo no momento e quem consegue encaixar no seu cronograma mais uma demanda. Isso impacta fortemente no fator humano, já que, como dito anteriormente, uma má gestão pode acarretar na insatisfação do funcionário, baixa autoestima e situações mais extremas como o burnout. Por isso, a gestão de demandas e pessoas é vital para a saúde de qualquer empresa. 

Assim, a equipe consegue se organizar melhor e o fluxo de trabalho fica estruturado, sem colisão de entregas e sobrecarga do time. 

Conversas com a equipe, treinamentos e alinhamento interno são ações eficazes para fazer essa boa gestão. Isso tudo mantendo o equilíbrio para não cair em um problema chamado ‘’microgerenciamento’’. É o que acontece quando o líder quer fiscalizar cada passo, minuciosamente, do liderado e acaba travando o trabalho. 

3. Monitore a entrega das atividades dentro dos prazos 

Para garantir que tudo saia conforme o planejado, monitorar as datas de entrega é uma ação imprescindível para a gestão do trabalho. 

O gestor precisa ter uma visão clara dos prazos estabelecidos para não perdê-los ao mesmo tempo em que lidera a equipe. 

Uma das formas mais eficazes de ter facilmente essa visualização é com o uso de sistemas que automatizam os fluxo de trabalho, facilitando todo o processo de gestão de demandas e reduzindo erros. 

4. Tenha um software que te ajude e automatize os fluxos

Seguindo o ponto 3, um software com workflow automático é uma ferramenta que deve ser levada em consideração na hora de organizar e fazer uma boa gestão do trabalho. Essa é, sem dúvida, uma estratégia para gestão de demandas com resultados claros.

A comunicação e o entendimento do gestor e da equipe são clarificados com um sistema, que integra as informações, fazendo com que nada se perca no meio do processo. 

Você pode usar diversos tipos de ferramentas, mas a mais indicada é a ferramenta BPM, da notação em inglês Business Process Management. Essa notação significa ”gerenciamento de processos de negócio”. 

São práticas com o objetivo de modelar os processos de uma organização, com foco em melhoria contínua. 

Os sistemas desse tipo otimizam a produtividade do time, automatizando os fluxos de trabalho modelados de acordo com a sua necessidade.

Se você não conhece nenhum software de gestão desse tipo, nós te apresentamos o nosso. 

5. Contar com o BPM SOL na gestão de demandas

A última (e muito importante) das estratégias para a gestão de demandas é contar com o nosso software BPM, o SOL. 

O SOL é um sistema de workflow totalmente personalizável, modelado de acordo com as necessidades do usuário. O nosso sistema já transformou a realidade de várias empresas de diversos segmentos. 

Alguns dos benefícios da nossa ferramenta são: 

• Aumento da produtividade;
• Metodologia de trabalho estruturada;
• Evita os ‘’bottlenecks’’, os gargalos – os furos no processo; 
• Integração com sistemas legados; 
• Controle dos prazos e leadtime; 
• Ferramenta fácil para desenhar os fluxos e fazê-los tramitar automaticamente;
• Sem necessidade de mexer em código, sistema totalmente amigável e intuitivo. 

Contar com um bom software para gestão de demandas impacta diretamente na tomada de decisões de uma organização. 

Com todo o processo estruturado, é muito mais seguro tomar decisões. Transformar os processos com tecnologia assegura próximos passos tanto de uma equipe, quanto da empresa como um todo. 

Segundo o CEO da Pix, Ilan Goldman, em seu post aqui.

Por isso, uma ferramenta BPM é importante. Com a ferramenta, é possível ter todas as informações organizadas em relatórios, tudo automatizado e com apenas alguns cliques o trabalho se torna muito mais esclarecido. 

Conheça o BPM SOL! Agende uma apresentação com a nossa equipe Comercial e saiba todos os detalhes dessa ferramenta super completa. Basta preencher o formulário aqui.

Leia também o texto sobre tomada de decisão do CEO, Ilan Goldman.