A prestação de contas dentro de uma empresa é um processo que deve estar de acordo com as normas que regem a organização, ser transparente e sempre monitorada para garantir que não haja irregularidades. Por mexer com gastos, e dinheiro, é preciso fazer um bom gerenciamento da prestação de contas, pois existe um impacto direto na saúde financeira da organização. Neste artigo, nós apresentamos os principais erros na prestação de contas e como evitá-los.

A gestão da prestação de contas quando feita com segurança traz maior credibilidade para a empresa. Existe uma responsabilidade grande que envolve esse assunto e a necessidade de organizar as transações para que nada se perca. 

Quando um funcionário precisa realizar alguma viagem ou qualquer outro tipo de gasto, como transporte, alimentação, ou outras eventuais despesas relacionadas à empresa e ao trabalho em si, poderá acontecer principalmente dois caminhos: o funcionário paga com os seus próprios recursos e depois recebe o reembolso ou a empresa já prevê os custos e arca com o que precisa previamente. 

Erros na prestação de contas e como evitá-los

Como o processo é um pouco mais burocrático e é de grande importância e responsabilidade, alguns erros podem acontecer. Entenda agora quais são os principais erros que envolvem a prestação de contas e como evitá-los.

Falta de documentação 

Prestar contas implica na necessidade de verificação da documentação, por exemplo, recibos, boletos, notas fiscais, contratos ou qualquer documento que comprove a despesa com o seu valor correto. Dessa forma, será possível destinar a verba certa, sendo reembolso ou não. 

A ausência de documentação pode prejudicar a transparência e até resultar em penalidades fiscais, já que os documentos são fundamentais para comprovar a regularidade das operações.

Lembrando que a documentação deve estar legível, ou seja, não adianta ter um arquivo danificado, pois não terá validade.

Falta de controle nas contas a pagar 

A prestação de contas também envolve a monitorização das contas a pagar e a receber. O não acompanhamento de contas a pagar pode gerar problemas de fluxo de caixa, comprometendo a capacidade de pagamento da empresa. 

A gestão inadequada desses fluxos pode resultar em inadimplência ou dificuldades financeiras.

Não ter regras para a prestação de contas

Outro ponto importante sobre a prestação de contas são as regras para fazer. Por exemplo, um colaborador fazer a prestação de contas de uma despesa muitos dias depois pode atrapalhar na organização, nos processos e no relatório final. 

É importante ter regras para seguir no processo, nesse caso, a prestação deve ser feita até um período de tempo X para o colaborador. Após esse prazo, ele perde a validade do seu reembolso. Isso é apenas um exemplo de uma parte do processo que deve ser bem definida para mitigar falhas, atrasos e discrepâncias nas contas da empresa. 

Ausência de auditoria interna 

A auditoria interna é um processo essencial para verificar a integridade, precisão e conformidade das operações financeiras e contábeis de uma empresa. Esse processo envolve a análise detalhada dos registros, controles, processos e sistemas da empresa, com o objetivo de identificar riscos, erros e fraudes, além de garantir que a empresa esteja seguindo as políticas e regulamentações apropriadas.

Não utilizar sistemas de automação de processos

E para fazer todo o processo de prestação de contas de forma segura, eficiente e ágil, a melhor opção é contar com a tecnologia. Imagine gerir pagamentos, notas fiscais, recibos, valores, tudo isso de forma manual, sem automação ou usando sistemas não próprios, fazendo ‘’gambiarras’’ para fazer a gestão. 

Um sistema específico para prestação de contas vai possibilitar a automatização da gestão, armazenar e organizar todas as informações pertinentes e ainda elaborar relatórios de performance. 

Se você e sua equipe ainda cuidam da prestação de contas de forma manual ou sentem dificuldades em organizar o processo, nós podemos ajudar! O SOL para prestação de contas é o software que vai ajudar você a transformar a gestão da sua empresa. 

Descubra como tornar a sua prestação de contas muito mais segura e eficiente com a gente. Agende uma apresentação com a nossa equipe de especialistas! 

Até a próxima!