Embora possam confundir, custos e despesas de uma empresa não se tratam do mesmo assunto. Vamos explorar o que essas duas palavras significam na prática, nas rotinas das empresas e entender como melhorar a sua gestão. Ao final deste texto, você vai entender melhor qual é a diferença entre custos e despesas.  

Entender bem essa diferença é crucial para a alocação de verbas, já que, se uma verba for reduzida de uma parte vital da empresa, isso poderá ter um impacto negativo em todo o negócio. Fazer essa gestão, dos custos e das despesas de uma empresa, é mais do que optar pela economia, é entender de estratégia e objetivos.  

O que são custos? 

Os custos são definidos por tudo aquilo que a empresa precisa para produzir seus bens ou serviços, ou seja, é tudo o que precisa para continuar produzindo e vendendo. Sem esses custos, a empresa não consegue continuar existindo. Por exemplo, em uma fábrica de roupas, é preciso matéria-prima, energia e funcionários para operarem as máquinas e seguir com a produção.  

Portanto, os custos são os gastos que englobam a produção e tudo o que é necessário para isso. Isso engloba matérias-primas, maquinário, energia elétrica, salários dos funcionários. Tudo isso são custos que a empresa precisa arcar continuamente.  

De acordo com os custos, a empresa conseguirá precificar os seus produtos e serviços. 

O que são despesas? 

Já as despesas se relacionam com a operação do negócio, ou seja, tudo aquilo que não é sobre a produção, mas que precisa existir para a empresa continuar funcionando. Ou seja, fazem parte da gestão empresarial, da administração.  

Materiais de escritório, comissões de vendedores, publicidade, uso de software, salários dos funcionários administrativos, entre outros que não impactam a produção diretamente são exemplos de despesas. Mesmo que não haja produção, a empresa precisa continuar arcando com tudo isso. 

3 passos fundamentais para a gestão dos custos e despesas 

Gerir os custos e despesas é vital para uma empresa, já que nem a produção nem a operação administrativa pode parar. Já sabemos a diferença conceitual entre os gastos que envolvem a continuidade de uma organização, agora vamos entender como fazer a melhor gestão da saúde financeira. 

Faça o mapeamento de todos os gastos 

Os gastos, sendo eles custos ou despesas, precisam estar sob monitoramento, mas antes disso, é importante saber quais são eles e quais são indispensáveis para a empresa. Entendendo os pilares importantes, fica mais fácil saber o quanto de recursos remanejar, aumentar ou diminuir se for preciso.  

Reduza o que for possível 

Depois do mapeamento fica mais fácil entender onde estão os pontos de atenção, ou seja, onde dá para reduzir ou repensar. Seja nos custos, como na compra de matérias-primas, seja nas despesas, é possível optar por cortes que não prejudiquem a produção. Por exemplo, fazer negócios com outro fornecedor, que oferece preços melhores ou renegociar com o fornecedor que você já tenha parceria.  

Mais um exemplo é controlar gastos com despesas operacionais, como materiais de escritório e contas de energia elétrica. Gastos que podem ser repensados e reduzidos.  

Use um software de gestão de processos 

Um software de gestão de processos fará com que o controle dos custos e despesas seja muito mais fácil. As informações ficarão toda em um mesmo lugar, com segurança e o controle dos recursos também será facilitado, eliminando trabalho manual.  

Além disso, com um sistema próprio para gestão de processo a empresa terá uma redução nos gastos, já que vai conseguir aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que reduz o trabalho manual e repetitivo. Quanto mais os profissionais otimizarem seu tempo, agilizando seus processos e com menos trabalho manual, mais eles conseguem se dedicar a funções mais estratégicas.  

Para fazer uma boa gestão de processos, você e a sua equipe podem contar com o SOL BPM. O nosso software é altamente personalizável e fácil de usar. Com uma interface amigável, você desenha os seus fluxos de acordo com as suas necessidades.  

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