O departamento de compras é um dos mais estratégicos dentro de uma empresa, pois é o responsável por adquirir os bens, matérias-primas e contratar serviços essenciais para a produção da organização. Sendo assim, com uma tarefa tão importante e vital, é preciso entender como organizar a área, já que tudo o que acontece em compras tem a ver com lucratividade. Neste texto, vamos explicar como orientar uma equipe de compras em 5 passos.  

Os compradores são os responsáveis pela continuidade do fluxo da empresa, pois sem matérias-primas e determinados itens, a produção fica comprometida. Por isso, que o time de compras precisa estar bem alinhado, mantendo o controle do que entra e sai do estoque, a fim de que não aconteçam faltas.  

Se algo faltar, a produção pode parar, o que impacta diretamente na lucratividade da empresa. Se algo estiver em excesso, pode passar da validade, causando prejuízos e impactando a lucratividade. Em resumo, o departamento de compras tem uma ligação direta com o lucro, por isso é tão importante estruturar bem todo esse processo.  

Quais são as funções da equipe de compras? 

Primeiro, vamos entender quais são as funções da equipe de compras. Esse time vai ser o responsável por receber as solicitações de compras, ou fazê-las, negociar com os fornecedores, avaliar as melhores condições e tomar a decisão. Além disso, em alguns casos e estruturas de empresas, os compradores também irão controlar o estoque.  

Os profissionais se dividem entre a liderança, que vai definir as estratégias e o processo, além de responder à diretoria sobre o que acontece no departamento, e o time, que é quem vai fazer as compras efetivamente colocando o trabalho em prática.  

Qual é o fluxo de trabalho dos compradores? 

O fluxo de compras começa com um bom planejamento, que vai definir o quê e o quanto comprar. Há também a possibilidade de compras fora do imprevisto, e a equipe de compras deve estar preparada para casos desse tipo. 

Feito o planejamento, a equipe receberá as demandas e vai começar a buscar bons fornecedores e boas condições de pagamento, prezando por preços vantajosos. Nessa busca, o comprador vai fazer negociações com fornecedores, de modo que consiga as melhores condições, tanto em valor, quanto em forma de pagamento, frete, etc.  

Ao receber os valores e condições dos fornecedores, os compradores poderão visualizar, analisar e entender o que é mais vantajoso e fechar negócio. Os compradores também são responsáveis pela recepção dos pedidos, e muitas vezes, dependendo da estrutura da empresa, do estoque.  

5 passos para orientar o time de compras  

Orientar um time de compras não é uma tarefa simples, é preciso que a equipe entenda o momento da empresa, as estratégias e as suas responsabilidades. Tome nota desses 5 passos importantes: 

1. Mantenha um bom relacionamento com a sua equipe de compras 

O início de tudo é estabelecer uma boa parceria interna com o seu time de compras. Não adianta estruturar todo o processo sem a colaboração de toda a equipe, que precisa entender o que e como fazer. Alinhe as expectativas com os profissionais envolvidos, mantenha-se próximo e aberto.  

Outro ponto importante é investir em capacitação e treinamento. É essencial que os profissionais saibam como operar no departamento, evitando assim falhas, prejuízos, desgastes e retrabalho.  

2. Defina bem o processo 

O processo de compras precisa ter um escopo bem definido e estruturado. Isso serve para que se faça a gestão de forma mais fácil e que haja um controle maior, mesmo que imprevistos possam acontecer. Os fluxos de compras precisam de alinhamento e, principalmente, controle.  

3. Separe as tarefas de acordo com o seu time 

Observe o seu time, veja como se comportam os seus talentos e qual é o perfil de cada um. Com base nisso, você vai conseguir direcionar melhor as demandas e garantir uma entrega mais eficiente.  

4. De olho nas métricas 

Sempre analise a performance do departamento de compras, essa análise é muito importante para entender o que está dando certo e o que precisa ser repensado. Com esses dados, é possível visualizar os gargalos do processo e pensar estrategicamente em como eliminá-los, quais decisões tomar para aprimorar cada vez mais as compras corporativas. Oriente a sua equipe a ter essa visão mais analítica, dessa forma, o departamento de compras todo joga junto.  

5. Conte uma ferramenta para a gestão de compras  

Por fim, e muito importante, invista em uma ferramenta que ajude no dia a dia da gestão de compras. Um sistema de compras, ou e-procurement, é a ferramenta ideal para impulsionar o processo.  

Com essa ajuda, você e a sua equipe consegue concentrar o trabalho em um só lugar, manter o controle de tudo o que acontece, otimizar o fluxo de compras e não precisar mais perder tempo com trabalho manual. Dessa forma, o ciclo de compras fica muito mais ágil, evitando transtornos. Tudo fica registrado na ferramenta.  

Sobre isso, pode contar com a gente para transformar os seus processos. Conheça o Saphira, nosso sistema para gestão de compras e impulsione a sua lucratividade.  

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