A gestão de processos é um trabalho indispensável em empresas de todos os tamanhos, pois é essa gestão que garante a qualidade, a segurança e mais produtividade na organização. Considerando que a gestão de processos envolve uma variedade e grande quantidade de tarefas, momentos e setores, é preciso ter rigor nessa gestão para que não aconteçam os ‘’furos no barco’’, ou seja, os gargalos. Neste texto, vamos te mostrar 7 formas de identificar os gargalos do seu processo. 

O que são gargalos?  

Gargalos são travas no processo. Em outras palavras, são pontos em que a produção acaba parando, podendo ser por alguma dificuldade, seja técnica ou até humana. Quanto mais esses pontos de travas, mais o processo fica prejudicado, podendo causar atrasos afetando a cadeia de produção e/ou a entrega.  

Para evitar esses desgastes, é preciso identificar esses gargalos e entender a melhor forma de saná-los. Gargalos, no final das contas, significam perda de lucratividade. Vamos descobrir então formas práticas de identificar isso no dia-a-dia, mas antes vamos entender um pouco mais sobre os principais gargalos.   

Quais são os gargalos mais comuns em processos? 

Os gargalos comprometem a fluidez e a eficiência das operações dentro de uma organização. Identificá-los é essencial para melhorar a produtividade, reduzir custos e otimizar o uso de recursos. Portanto, separamos alguns aargalos mais comuns e como eles impactam o desempenho dos processos. 

Falta de padronização  

A falta de padronização se relaciona diretamente à qualidade do trabalho, isso porque, se para o mesmo processo existem formas diferentes de fazê-lo, erros e confusões ficam muito mais fáceis de acontecer. E quanto mais erros acontecerem, maior será o retrabalho, que causará atrasos e prejuízos.  

Recursos escassos  

A falta de recursos para desempenhar as tarefas também é um gargalo comum nas rotinas de trabalho. Em outras palavras, a falta de equipes e máquinas adequadas, além de ferramentas como softwares, por exemplo, também atrasa a entrega prejudicando o fluxo.  

Comunicação ineficiente 

Se há falta de clareza, ruídos ou demora na troca de informações entre setores, ou seja, uma comunicação ineficiente, haverá gargalo. 

Falta de monitoramento  

Se você não monitora os seus processos, identificar os gargalos fica muito difícil e a falta de monitoramento por si só também é um gargalo. Nesse caso, uma falta no processo. 

Demora na tomada de decisão  

Se a tomada de decisão é demorada, os processos perdem agilidade, o que pode ser vital para vários casos. Falta de autonomia e processos decisórios lentos também são gargalos muito comuns nas empresas.  

7 formas de identificá-los  

Depois de entender um pouco mais sobre alguns dos principais gargalos que acontecem nas rotinas das empresas, é preciso entender como identificá-los antes que cresçam e acabem atrapalhando a produção. 

1. Faça uma lista de problemas  

O primeiro passo é fazer uma lista dos problemas que estão acontecendo na sua área. Para fazer isso, visualize o seu processo, a sua equipe, as ferramentas de trabalho e o que é produzido e entenda o que está saindo fora da expectativa. Dessa forma, fica mais fácil identificar onde está acontecendo, onde o gargalo está para resolvê-lo.  

2. Faça o mapeamento de todo o processo  

Represente visualmente todas as etapas do processo, desde o início até a entrega do resultado, isso permite uma visão clara e sequencial de como as atividades são realizadas. Olhando para o fluxo é possível identificar pontos onde há repetições, atrasos, retrabalho ou excesso de passos desnecessários, ou seja, os gargalos.    

3. Coloque uma lupa sobre as entradas e saídas  

Analise os seus inputs e os seus outputs, ou seja, o que entra, o início do processo, e o que sai, o final do processo, o resultado. Dessa forma, você consegue ver se a expectativa de acordo com o que entra bate com a realidade do que sai, e em caso do final não ser satisfatório, é preciso olhar para os detalhes para entender onde pode estar o gargalo.  

4. Monitore as etapas 

Faça o monitoramento das etapas do processo para entender se há ‘’filas de espera’’, atrasos entre uma etapa e outra. Etapas muito maiores do que outras podem indicar algo errado, portanto, é importante avaliar todas as partes.  

5. Capture o feedback da equipe  

Muito importante e muitas vezes esquecida, a conversa com a equipe é essencial para identificar gargalos, além de ser uma forma muito fácil de fazer isso. Muitas vezes, quem está na linha de frente percebe problemas que dados não mostram, por isso, promova reuniões, conversas, um diálogo aberto e próximo com o time.  

6.  Avalie quanto tempo leva cada etapa 

Complementando o ponto 4, foque o olhar no tempo em que cada etapa leva. Cada etapa e cada tarefa deve ter um tempo ideal para ser feito, isso serve para que não aconteçam os atrasos.  

7. Use tecnologia na gestão de processos 

Por fim, tudo isso fica muito mais fácil fazer a identificação dos gargalos com um sistema próprio para gestão de processos, como por exemplo, um software BPM. Com a ajuda dessa ferramenta, você pode fazer o monitoramento, desenhar fluxos de trabalho, ter o controle total, e ainda ter em mãos os relatórios de performance.  

Usando a tecnologia como aliada, os seus processos serão mais bem estruturados, o que vai fazer com que a sua empresa saia na frente em relação à concorrência.  

Conheça o SOL BPM e veja os seus processos se transformarem. Agende a sua demonstração com a nossa equipe.  

Estamos prontos para ajudar você e o seu time.