A equipe de compras precisa lidar com um alto volume de demandas, pois a sua função envolve tanto compras mais simples quanto compras mais complexas. Isso quer dizer que, o comprador pode comprar suprimentos como materiais de escritório (papel, caneta, tinta de impressora) até suprimentos importantes para a produção, como maquinário. Seja lá qual for o processo, a responsabilidade e a demanda são altas, por isso, destacamos 5 passos para engajar a sua equipe de compras.  

Entendendo o engajamento dos profissionais como o principal motor de produtividade, é imprescindível cuidar desse assunto, além dos aspectos técnicos. Os compradores precisam de uma boa estrutura para desempenharem bem os seus papéis e sinergia entre as partes. Isso porque, além do apoio técnico e das ferramentas corretas para o trabalho, é preciso um conjunto de outros fatores relacionados à organização, comunicação e confiança, que fazem toda a diferença na entrega do departamento de compras.  

Como é o dia-a-dia do setor de compras? 

A rotina do departamento de compras envolve várias etapas, é um processo que pode ser mais longo ou mais curto, dependendo do tipo de item ou material que será comprado.  

O processo de compras começa quando as solicitações chegam até os compradores. Esses pedidos então entram no fluxo dos compradores para então serem negociados.  

Na parte da negociação, os compradores vão lidar com os fornecedores em prol sempre das melhores negociações, ou seja, buscar o melhor preço, condições de pagamento, valor do frete e prazos. Quando os compradores negociam com os fornecedores, eles estabelecem relações mais próximas, possibilitando parcerias, confiança e, portanto, boas condições para a compra.  

É importante lembrar que antes da negociação com os fornecedores, existe a etapa da busca por fornecedores, se o profissional de compras não tiver ou precisar de um novo. Essa etapa leva em consideração as referências daquele fornecedor no mercado, a qualidade de seus produtos e se o seu posicionamento de marca e suas práticas estão alinhadas com a sua empresa.  

Feita a negociação, o comprador vai escolher o fornecedor ganhador e então se incia o processo de emissão do pedido acontece e o comprador acompanha tudo até o recebimento dos itens. Quando os itens chegam, o comprador faz a recepção do material dando fim ao processo de compras.  

Porém, também é importante que os compradores tenham a possibilidade de elaborar relatórios para entender melhor a área, identificando gargalos, pontos de melhoria e obtendo insights.  

O dia-a-dia do setor de compras é cheio de processos e muita responsabilidade, afinal, a equipe de compras lida com os gastos, com impactos financeiros que a empresa pode enfrentar se um negócio ruim for fechado, e deve corresponder às metas de lucratividade também. Por isso, é importante que a equipe se mantenha engajada, bem articulada e produtiva.   

Qual é o perfil do comprador? 

Geralmente, os compradores têm um perfil mais analítico, justamente para analisar e identificar as melhores formas de negociar e conseguir as condições que deseja. Além disso, a organização é fundamental, levando em consideração a quantidade de demanda que o departamento de compras recebe de todos os outros departamentos da empresa.  

Uma outra característica importantíssima, com toda a certeza, é a ética. Como os compradores mexem com dinheiro o tempo todo, trabalhar com ética e dentro da legalidade da empresa, é o que faz tudo caminhar bem. Um comprador deve ser profissional ao máximo.  

A inteligência emocional também entra nessa lista, pois imprevistos, atrasos, erros, defeitos, podem acontecer ao receber a compra. Portanto, manter a cabeça no lugar e procurar soluções, ajuda a ganhar tempo.  

Saber se comunicar também é uma característica fundamental para quem é comprador, até porque, todo comprador é um negociador. E para fazer negociações e estabelecer boas relações com fornecedores, é preciso saber se comunicar.  

Por fim, os compradores também precisam ter a capacidade de aprendizado contínuo. Isso serve para entender e se adaptar às mudanças que a tecnologia promove em todos os setores e como isso impacta a gestão de compras, qual ferramenta usar, como usar a tecnologia para otimizar ainda mais a gestão.  

Como engajar a equipe de compras em 5 passos 

Levando em consideração a rotina de trabalho e o perfil desejado dos compradores, vamos entender como podemos engajar a equipe e melhorar a gestão.  

1. Comunicação e cultura de feedback 

Estabelecer uma comunicação próxima com a equipe é uma iniciativa de engajamento. Quanto mais o time se sentir próximo, sentir que pode se expressar, que tem apoio, que é ouvido, mais confiança terá para trabalhar e produzir melhor. Além disso, promover uma cultura de feedback também vai inspirar confiança e satisfação.  

Tendo um diálogo claro, jogando limpo com a sua equipe, o ambiente se torna mais saudável e produtivo. Os compradores precisam entender se o que vêm desempenhando está de acordo com as expectativas, se podem melhorar e como podem melhorar. Tudo isso contribui muito para uma equipe de compras mais engajada e produtiva.  

2. Reconhecimento  

Relacionado ao ponto anterior, o reconhecimento também tem um papel fundamental no engajamento das equipes de compras. Isso pode vir desde promoções, aumentos, bônus, ou até mesmo elogios, prêmios mais simples. É importante que o funcionário se sinta prestigiado, isso dá aquele ‘’gás’’ para continuar o trabalho.  

3. Revise a distribuição de tarefas 

Um ponto muito importante para manter uma equipe unida e produtiva é entender se alguém está sobrecarregado e dividir melhor as demandas. Identifique os responsáveis pelas entregas e veja se há pessoas com mais trabalho do que outras para distribuir de forma justa o trabalho. Isso evita a fadiga, desinteresse, estresse e até mesmo o burnout.  

4. Alinhe a missão e os valores da empresa à equipe 

Quando as equipes se alinham à missão e aos valores da empresa, entendem e incorporam tudo isso nas suas rotinas, a qualidade do trabalho tende a ser muito melhor. Profissionais que se identificam com os valores da empresa se sentem mais motivados, porque acreditam no propósito de onde estão. Isso vale não só para a equipe de compras, mas para todas.  

5. Promova inovação 

Por fim, tenha em mente que o processo de compras também precisa de inovação. É muito mais fácil e produtivo para a equipe contar com uma boa estrutura, e isso envolve as ferramentas corretas para desempenhar a função da melhor forma possível.  

Sem inovação, os profissionais ficam mais sobrecarregados, perdem mais tempo com tarefas manuais e repetitivas e não enxergam valor naquilo que estão fazendo. Já com inovação, o tempo é otimizado, os processos fluem melhor, erros são reduzidos, riscos de fraudes são mitigados e a lucratividade aumenta. Isso tudo tem como resultado mais produtividade e satisfação.  

Nesse ponto, para começar a incorporar a inovação na sua gestão de compras, é preciso ter uma boa ferramenta e-procurement. Tendo um software desse tipo, você e a sua equipe conseguirão trazer muito mais agilidade para a empresa.  

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