Para gerenciar melhor os processos de uma empresa, a inciativa mais apropriada é a implementação de um software BPM (Business Process Management). Esse tipo de sistema vai permitir um gerenciamento mais fácil, maior organização e mais produtividade, além de muitas outras mudanças positivas. Neste texto, vamos entender quais os principais KPIs da automação de processos. 

Qual a importância dos KPIs? 

Os KPIs, são os indicadores-chave de desempenho, ou seja, as métricas mais importantes para entender como o seu trabalho está performando. A definição desses indicadores depende muito do que a empresa está entendendo como importante, qual é o momento da empresa, quais são os objetivos e metas. Visto isso, fica mais fácil definir quais serão as métricas fundamentais para entender e poder traçar estratégias em prol de alcançar uma meta.  

Os indicadores-chave ajudam também a estabelecer novas estratégias, novas formas de trabalhar para o melhor aproveitamento da área, visualizar onde estão as falhas para corrigi-las. Por isso, é tão importante medir os KPIs, já que eles ajudam no progresso da empresa e guiam em prol da melhoria contínua.  

Na automação de processos com um software BPM, por exemplo, fica muito mais fácil extrair dados e fazer a análise. O sistema já entrega as informações automaticamente, já que tudo fica registrado. Dessa forma, a tecnologia implementada na gestão de processos traz ainda mais benefícios, além de aumentar a produtividade e agilizar o trabalho, mas também de permitir o acesso fácil aos indicadores.  

Mesmo que a definição dos KPIs tenha a ver com os objetivos da empresa em um momento específico, levando em consideração uma série de fatores internos e externos, existem alguns indicadores que você deve sempre manter a atenção. É isso que vamos ver a seguir.  

5 KPIs da automação de processos para ficar de olho  

Na automação de processos, em que o acesso aos dados de performance é facilitado, é importante destacar alguns KPIs que são imprescindíveis.  

1. Tempo médio de execução 

O tempo médio de execução de um processo é um indicativo importante para entender quanto tempo os profissionais estão gastando para girar com as demandas. Com esse dado em mãos, é mais fácil entender o quanto se pode reduzir para agilizar ainda mais mesmo com uma ferramenta de automação.  

O lead time também entra nessa avaliação, pois mede o tempo do início e do fim de uma tarefa dentro do processo, o que ajuda também a identificar gargalos.  

2. Custo por processo 

Calcular o custo do processo também entra como um dos KPIs mais importantes para entender como a sua área funciona. A partir desse resultado é possível entender o quanto é gasto por cada execução de processo e o quanto se deve reduzir, se for o caso. É um acompanhamento fundamental para a avaliação financeira.  

3. Taxa de erros 

A automação de processos reduz bastante as falhas do processo, porém, isso ainda pode acontecer. Para entender o quanto foi reduzido e o quanto de erros ainda acontecem, fique de olho nessa taxa para fazer um melhor controle.  

Fica mais fácil também entender se há alguma dificuldade por parte de algum profissional e avaliar a necessidade de treinamentos e capacitação.  

4. Tempo do colaborador 

Quantas horas de trabalho humano podemos economizar com a automação de processos? Esse é um KPI importante para medir sempre e entender o quanto a automação tem ajudado na produtividade da equipe.  

Meça o tempo em que o colaborador produziu com a otimização do sistema implementado e veja se o mesmo está sendo efetivo.  

5. Satisfação do usuário  

Por fim, avalie a percepção dos usuários, no caso, o seu time, em relação à automatização de processos. Isso traz clareza sobre a produção, insights para traçar estratégias de melhoria contínua e entender o comportamento da equipe.  

Esses são alguns indicadores importantes na automação de processos que devem ser sempre avaliados, independente das estratégias da empresa, são KPIs vitais.  

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