A modelagem de processos é extremamente importante quando uma empresa decide se organizar para melhorar a qualidade do que oferece. Mapeando e analisando os processos, a empresa observa uma série de ganhos em todas as esferas, já que possibilita a melhoria contínua dos processos. Neste texto, vamos explicar melhor como é a modelagem de processos na prática. 

O que é a modelagem de processos? 

Modelar um processo é fazer o desenho de todos os fluxos que compõem esse processo, mapeando cada tarefa e cada setor responsável. Por exemplo, em um caso de viagem corporativa, por exemplo, departamentos como a administração e o financeiro fazem parte da operação, além da área que de fato vai fazer a viagem.  

Esse desenho, bem visual, é uma das principais ferramentas que uma empresa tem para se organizar, para ver os detalhes da operação, e dessa forma, como melhorar. Inclusive, avaliar oportunidades para automatizar e substituir o que ainda for manual, trazendo mais inovação e competitividade. 

A melhor forma de fazer a modelagem de processos é usando o Business Process Model and Notation (BPMN), que é o guia das melhores práticas que devem ser adotadas na hora de fazer o desenho dos seus processos. Obedecendo esse guia, você terá a representação mais completa de todo o seu processo, sabendo bem o que envolve cada etapa e evitando furos no barco. 

Benefícios da modelagem de processos 

Fazer a modelagem dos seus processos acarreta muitos benefícios para a empresa, que vão muito além da organização. Tome nota da lista das múltiplas vantagens que a sua empresa terá: 

• Maior produtividade por conta da organização e melhor divisão das tarefas; 

• Chances de atraso reduzidas, porque os profissionais sabem qual é a sua hora de entrar em cena e sabem qual é o prazo de entrega; 

• Todos têm uma visão compartilhada do processo, podendo entender melhor como tudo se dá na prática e quais sãos os passos; 

• Melhor comunicação entre as partes, já que tudo fica centralizado em um só lugar; 

• Melhor identificação de gargalos. 

Esses são alguns dos muitos benefícios que a modelagem de processos ocasiona em uma organização. Além dessas faladas anteriormente, também é importante destacar que tudo isso também tem como consequência vantagens competitivas da empresa em relação aos seus concorrentes. Ou seja, com processos bem definidos e desenhados, a sua empresa consegue vender mais e melhor.  

Passos para fazer uma modelagem eficiente  

Escolha uma abordagem 

Para fazer a modelagem de processos na prática, é preciso primeiro escolher uma abordagem, e como dito anteriormente, a BPMN é a melhor forma de fazer isso, além de ser a notação mais usada. 

Entenda o processo  

Saiba quais são as etapas do processo, faça esse mapeamento para conseguir visualizar tudo e não correr o risco de esquecer algum processo importante. Além disso, entenda o que acontece em cada parte e quem está envolvido. 

Faça o desenho 

Faça o desenho do fluxo usando a notação BPMN, por exemplo. Defina o início e a partir daí tudo o que pode acontecer dentro do fluxo que você estiver construindo. Essa é a parte principal da modelagem de processos.  

Crie e compartilhe a documentação 

Depois de feita a modelagem e toda a documentação que isso envolve, compartilhe tudo com a sua equipe. É importante que todos tenham acesso à informação para que possam entender e fazer a sua parte da melhor forma. Uma equipe que sabe o que está fazendo, vai elevar o seu desempenho.  

Conte com um software específico 

Por fim, para dar conta de tudo isso, a nossa dica mais valiosa é contar com um software específico para gestão de processos. Isso envolve sistemas BPM, por exemplo, que são os mais completos e eficazes para modelar os processos e fazer toda a gestão.  

Esse tipo de sistema consegue otimizar o tempo dos profissionais, que poderão agilizar ainda mais suas demandas, pode produzir relatórios para facilitar os insights e por consequência a tomada de decisão, e zerar os gargalos!  

Se você ainda não conhece um sistema BPM, nós te convidamos a conhecer o SOL, o nosso software BPM.  

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