Cuidar da gestão de contratos com os seus fornecedores é um passo essencial, que também faz parte da gestão de compras. Esse processo envolve principalmente o monitoramento desses documentos e a conformidade dos mesmos, tudo dentro de acordo com as políticas estabelecidas da empresa. Neste texto, vamos te mostrar como gerenciar melhor os seus contratos.  

Por que fazer a gestão de contratos? 

Gerenciar os contratos é um processo essencial para empresas que desejam ter maior controle, segurança e eficiência em suas compras. Contratos com fornecedores não são apenas documentos formais, mas instrumentos estratégicos que definem direitos, deveres, prazos, preços, níveis de serviço e penalidades. Quando bem gerenciados, eles contribuem diretamente para a saúde financeira e operacional da empresa.  

Os benefícios de fazer a gestão de contratos são, principalmente: 

Redução de custos 

O acompanhamento contínuo evita descumprimentos contratuais, falhas na entrega, reajustes indevidos e problemas legais. Com uma gestão ativa, a empresa consegue identificar rapidamente desvios e agir antes que eles gerem prejuízos maiores. 

Controle de custos 

A gestão adequada permite acompanhar valores negociados, reajustes, vigências e condições comerciais, evitando pagamentos indevidos, renovações automáticas desfavoráveis e perda de oportunidades de renegociação. Dessa forma, a empresa garante que está pagando exatamente pelo que foi acordado. 

Melhor relacionamento com fornecedores 

Quando as regras estão claras e bem monitoradas, há mais transparência, previsibilidade e profissionalismo na relação, o que favorece parcerias mais sólidas e de longo prazo. 

Eficiência  

A centralização de informações facilita auditorias, apoia a tomada de decisão e garante o cumprimento de prazos e obrigações. Com processos bem definidos, a empresa ganha agilidade e evita retrabalho. 

As etapas que a sua gestão de contratos precisa ter 

O gerenciamento de contratos precisa de uma estrutura, um fluxo para que as informações não se percam e nenhuma etapa seja esquecida. Quando for gerenciar os contratos da sua empresa, você pode seguir a orientação a seguir. 

Planejamento 

Essa etapa consiste em identificar a necessidade da empresa, definir o escopo do fornecimento, os objetivos do contrato, os riscos envolvidos e os critérios de desempenho esperados do fornecedor. Um bom planejamento garante que o contrato esteja alinhado às estratégias da empresa, evita lacunas contratuais e reduz a possibilidade de conflitos futuros, além de servir como base para negociações mais eficientes. 

Execução e monitoramento 

Após a assinatura, o contrato entra em fase de execução, que exige acompanhamento contínuo para verificar se o fornecedor está cumprindo o que foi acordado. Nessa etapa, são monitorados prazos de entrega, qualidade dos produtos ou serviços, volumes contratados e níveis de serviço, permitindo a identificação rápida de desvios e a adoção de ações corretivas quando necessário. 

Gestão de prazos  

Essa etapa envolve o controle das datas de início, término, renovações automáticas e marcos contratuais. Uma gestão eficiente da vigência evita vencimentos inesperados, interrupções no fornecimento e renovações sem análise estratégica, além de possibilitar que a empresa se antecipe para renegociar condições ou buscar novos fornecedores. 

Gestão financeira 

Aqui são acompanhados os valores contratados, reajustes, faturamentos, pagamentos e indicadores de desempenho do fornecedor. Essa gestão permite assegurar que os pagamentos estejam corretos, que os reajustes sigam o contrato e que o fornecedor esteja entregando o desempenho esperado, contribuindo para o controle de custos e a maximização dos resultados. 

Renovação e renegociação  

Ao final da vigência, o contrato deve ser avaliado para decidir se será renovado, renegociado ou encerrado. Essa análise considera o desempenho do fornecedor, a aderência às condições contratuais e as necessidades atuais da empresa. Um encerramento bem gerenciado garante o cumprimento de todas as obrigações finais e reduz riscos legais, enquanto uma renovação ou renegociação bem conduzida pode gerar ganhos financeiros e operacionais. 

Como fazer a melhor gestão de contratos? 

Separamos dicas que você pode colocar em prática facilmente dentro da sua empresa. Se você precisa de ajuda na gestão de contratos, implemente essas medidas. 

Padronize processos  

A padronização dos contratos e dos fluxos de gestão facilita o controle, reduz erros e garante que cláusulas essenciais estejam sempre presentes. Modelos bem definidos tornam as negociações mais ágeis, asseguram conformidade jurídica e permitem que a empresa mantenha consistência nas relações com diferentes fornecedores.

Centralize as informações

Manter todos os contratos centralizados em um único local, físico ou digital, é fundamental para garantir acesso rápido às informações. A centralização facilita consultas, auditorias, controle de prazos e evita a perda de documentos importantes, além disso, ainda aumenta a transparência, organização e a governança. 

Faça o monitoramento dos contratos 

A melhor gestão de contratos exige monitoramento constante do cumprimento das cláusulas acordadas. Isso inclui verificar entregas, qualidade, prazos, níveis de serviço e obrigações do fornecedor, permitindo identificar falhas rapidamente e agir de forma preventiva antes que pequenos problemas se tornem grandes prejuízos. 

Controle os prazos 

O controle rigoroso das datas contratuais evita vencimentos inesperados, renovações automáticas desfavoráveis e interrupções no fornecimento. Com uma gestão ativa de prazos, a empresa ganha tempo para renegociar condições, avaliar o desempenho do fornecedor ou buscar alternativas no mercado. 

Utilizar ferramentas de apoio à gestão 

O uso de sistemas ou ferramentas específicas para gestão de contratos ajuda a automatizar controles, gerar alertas de vencimento, organizar documentos e acompanhar indicadores. A tecnologia aumenta a eficiência do processo, reduz falhas humanas e melhora a tomada de decisão. 

Uma dica especial é contar com um sistema que seja próprio para isso, como o nosso sistema de gestão de compras Saphira junto com o módulo Contratos. Com esse plus, você vai conseguir gerenciar os seus contratos com os fornecedores otimizando ainda mais a área de compras da sua empresa.  

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