Como funciona o TCO em procurement? 

TCO (Total Cost of Ownership) é a sigla em inglês para o Custo Total de Propriedade, ou seja, é todo o custo que uma aquisição terá ao longo do seu tempo de vida. Isso inclui não só o valor em si, mas a manutenção, descarte e treinamento, caso seja algum software, por exemplo. No texto a seguir, você vai entender como funciona o TCO em procurement.  

Como calcular o TCO em procurement? 

O cálculo do TCO (Total Cost of Ownership) considera todas as despesas relacionadas à aquisição, à utilização e ao encerramento do ciclo de vida de um produto ou serviço. Em procurement, essa métrica ajuda a equipe de compras a avaliar o impacto financeiro de cada contratação e a tomar decisões com base no custo total. 

Para calcular o TCO, a empresa precisa identificar os gastos envolvidos em cada etapa da aquisição. Entre os principais componentes estão: 

• Custo de aquisição: preço do produto ou serviço, impostos, frete e taxas relacionadas à compra. 

• Custo de implementação: instalação, integração com outros sistemas, configuração e treinamento dos colaboradores. 

• Custo de operação: consumo de energia, mão de obra, licenças, insumos e outras despesas recorrentes. 

• Custo de manutenção: reparos, atualizações, suporte técnico e substituição de componentes. 

• Custo de encerramento: descarte, desinstalação, migração de dados e eventuais multas por rescisão contratual. 

A composição varia conforme a categoria de compra. Na aquisição de equipamentos, por exemplo, a equipe deve considerar a vida útil, o consumo energético e a manutenção. Na contratação de um software, deve avaliar as mensalidades, a implantação, o treinamento, as integrações e os custos de migração ao término do contrato. 

Uma fórmula simplificada é: 

TCO = custo de aquisição + custos de implementação + custos de operação + custos de manutenção + custos de encerramento. 

Em contratos de longo prazo, a empresa também pode considerar a inflação, a variação cambial e o valor do dinheiro ao longo do tempo. Quando os pagamentos ocorrem em períodos diferentes, o cálculo do valor presente ajuda a comparar alternativas financeiras de maneira consistente. 

Qual a importância do TCO? 

O TCO permite que o setor de procurement avalie propostas comerciais considerando o impacto financeiro durante todo o ciclo de vida da compra. Essa análise contribui para negociações mais fundamentadas, planejamento orçamentário e gestão de fornecedores. 

Um estudo da Gartner publicado em 13 de junho de 2024, intitulado Unlocking Value: Principles of Total Cost of Ownership, destaca que a atenção exclusiva ao preço unitário pode aumentar os custos da cadeia de suprimentos. A pesquisa também aponta que a aplicação do TCO exige identificar os custos do ciclo de vida e incorporá-los às decisões de compras. 

Na prática, uma empresa pode receber duas propostas para adquirir o mesmo equipamento. O fornecedor A oferece um preço inicial menor, mas exige manutenção frequente e apresenta maior consumo de energia. O fornecedor B cobra mais pela aquisição, porém oferece maior eficiência energética e menores despesas de manutenção. Ao calcular o TCO de ambos durante a vida útil prevista, a equipe consegue identificar qual alternativa apresenta o menor custo total estimado. 

Para tornar essa análise confiável, o departamento de compras deve trabalhar com dados históricos, informações dos fornecedores e estimativas realistas de utilização. Também é importante registrar as premissas utilizadas no cálculo para facilitar revisões e comparações futuras. 

Por que calcular o TCO? 

Calcular o TCO ajuda o setor de compras a controlar despesas, avaliar fornecedores e planejar investimentos. Confira os principais benefícios dessa métrica para a gestão de procurement. 

Redução dos custos de compras 

O TCO ajuda a identificar despesas que passam despercebidas durante a negociação comercial. Ao considerar manutenção, transporte, consumo de recursos e custos operacionais, a equipe consegue encontrar oportunidades de economia e negociar condições mais adequadas para a empresa. 

Comparação entre fornecedores 

A análise do custo total permite comparar propostas com diferentes preços, prazos, condições de pagamento e níveis de serviço. Com critérios padronizados, a área de compras consegue avaliar o impacto financeiro de cada alternativa e justificar a escolha do fornecedor com dados objetivos. 

Melhor planejamento orçamentário 

Conhecer os custos previstos ao longo do ciclo de vida de uma aquisição facilita a elaboração de orçamentos e a previsão de despesas futuras. Essa visibilidade contribui para organizar o fluxo de caixa, planejar renovações contratuais e reduzir o risco de gastos inesperados. 

Gestão de riscos 

O cálculo do TCO também permite considerar riscos associados à dependência de fornecedores, à indisponibilidade de produtos e aos atrasos nas entregas. Com essas informações, a empresa pode avaliar alternativas de fornecimento e incluir os possíveis impactos financeiros no processo de decisão. 

Decisões de compra baseados em dados  

Ao reunir informações sobre preços, utilização, manutenção e desempenho dos fornecedores, a equipe de procurement fortalece sua análise estratégica. Esses dados também ajudam a revisar contratos existentes e a estabelecer critérios de desempenho para futuras aquisições. 

Dessa forma, a gestão de compras contempla de forma mais completa os gastos com mais controle, tornando o departamento mais estratégico. Porém, para ter uma gestão de procurement bem feita do começo ao fim, é necessária uma ferramenta específica para isso. O Saphira e-procurement é o software certo para empresas que precisam de estrutura, segurança e controle das operações de compras.  

Agende agora mesmo uma demonstração completa da ferramenta.