{"id":2948,"date":"2025-03-11T09:00:39","date_gmt":"2025-03-11T12:00:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.pixsoft.com.br\/blog\/?p=2948"},"modified":"2025-03-12T11:34:39","modified_gmt":"2025-03-12T14:34:39","slug":"como-otimizar-os-reembolsos-da-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.pixsoft.com.br\/blog\/2025\/03\/11\/como-otimizar-os-reembolsos-da-sua-empresa\/","title":{"rendered":"Como otimizar os reembolsos da sua empresa?"},"content":{"rendered":"

Eventos corporativos, sejam viagens ou quaisquer outros exemplos em que seja necess\u00e1rio algum tipo de reembolso, fazem parte da rotina de v\u00e1rias empresas. Quando um funcion\u00e1rio precisa usar do seu pr\u00f3prio dinheiro, o reembolso dever\u00e1 ser feito. Por\u00e9m, esse processo n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o simples quanto parece e \u00e9 preciso ter muita cautela e transpar\u00eancia para fazer o reembolso de forma segura. Neste artigo, voc\u00ea vai entender como otimizar os reembolsos da sua empresa.\u00a0<\/span><\/p>\n

Uma das maiores preocupa\u00e7\u00f5es dos gestores \u00e9 reduzir custos, e por isso, quando h\u00e1 a necessidade de uma viagem corporativa, tamb\u00e9m se torna necess\u00e1rio fazer uma boa pesquisa e planejamento. Isso serve para entender o que \u00e9 indispens\u00e1vel para a viagem e as possibilidades de economizar.<\/span><\/p>\n

Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m \u00e9 fundamental ter um processo, ou seja, um fluxo de viagens bem feito e um controle desse fluxo. Os gestores precisam saber para quais necessidades cada parte da verba foi destinada, pois \u00e9 isso que ajuda a evitar desperd\u00edcio e at\u00e9 fraudes.\u00a0<\/span><\/p>\n

O que envolve os reembolsos corporativos?<\/strong><\/h2>\n

A empresa precisa estabelecer regras em rela\u00e7\u00e3o ao reembolso e como esse tr\u00e2mite vai acontecer na pr\u00e1tica. Se o processo vai ser totalmente via papel, planilhas, sistemas espec\u00edficos para essa demanda, ou seja, existem v\u00e1rias formas de faz\u00ea-lo.<\/span><\/p>\n

Os reembolsos geralmente s\u00e3o feitos para gastos como:\u00a0<\/span><\/p>\n

– Eventuais transportes de t\u00e1xi, uber, etc.<\/span><\/p>\n

– Alimenta\u00e7\u00e3o em eventos ou viagens;<\/span><\/p>\n

– Passagens;<\/span><\/p>\n

– Hospedagem.\u00a0<\/span><\/p>\n

Entre outros gastos que fazem parte do que \u00e9 necess\u00e1rio para aquele evento, tudo o que envolve o colaborador fazer parte. Importante dizer que gastos particulares, como presentinhos, lembrancinhas, e qualquer outro item que n\u00e3o envolva o trabalho, n\u00e3o s\u00e3o considerados no reembolso.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dicas para otimizar os reembolsos corporativos<\/strong><\/h2>\n

Uma vez tudo isso entendido, vamos ver como voc\u00ea pode otimizar esse processo de reembolso.\u00a0<\/span><\/p>\n

1.\u00a0 Elabore uma pol\u00edtica\u00a0<\/strong><\/h3>\n

O primeiro passo para otimizar os reembolsos corporativos na sua empresa \u00e9 elaborar uma pol\u00edtica. Ou seja, um conjunto de regras, do que pode e o que n\u00e3o pode fazer, uma orienta\u00e7\u00e3o de como fazer a declara\u00e7\u00e3o dos gastos, do que fazer com recibos.\u00a0<\/span><\/p>\n

A pol\u00edtica vai embasar quais despesas s\u00e3o reembols\u00e1veis e quais n\u00e3o s\u00e3o, e detalhar tudo para que o colaborador saiba exatamente o que fazer. Al\u00e9m disso, a pol\u00edtica tamb\u00e9m deve estar de acordo com as leis trabalhistas vigentes.\u00a0<\/span><\/p>\n

2. Crie um processo<\/strong><\/h3>\n

Lidar com despesas corporativas e reembolsos, com toda a certeza, exige um processo. Quem faz os reembolsos? Como enviar os recibos e documentos? Quem autoriza o pagamento? Quando o pagamento cai? Enfim, s\u00e3o v\u00e1rios os passos que comp\u00f5em o processo de reembolso corporativo.\u00a0<\/span><\/p>\n

Por isso, tudo tem que estar bem estruturado e preparado, para que n\u00e3o haja falhas ou mal entendidos.\u00a0<\/span><\/p>\n

3. Fa\u00e7a o reembolso rapidamente\u00a0<\/strong><\/h3>\n

Considerando que o reembolso \u00e9 a compensa\u00e7\u00e3o de um dinheiro que era particular do funcion\u00e1rio, essa devolu\u00e7\u00e3o deve ser feita rapidamente. Isso porque o colaborador pode precisar da quantia que gastou com urg\u00eancia, pode fazer falta. Al\u00e9m de que a demora no processo de devolu\u00e7\u00e3o pode impactar tamb\u00e9m na imagem que o funcion\u00e1rio tem da empresa, arranhando a confian\u00e7a.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Defina prazos curtos para o pagamento, levando em considera\u00e7\u00e3o o pedido e a aprova\u00e7\u00e3o. Por exemplo, 7 dias \u00e9 um bom per\u00edodo para realizar o pagamento. Deixe tudo isso claro para o funcion\u00e1rio.<\/span><\/p>\n

4. Fa\u00e7a a revis\u00e3o cont\u00ednua do processo\u00a0<\/strong><\/h3>\n

\u00c9 importante se certificar de que o processo est\u00e1 performando bem, por isso, fa\u00e7a revis\u00f5es peri\u00f3dicas para a melhoria cont\u00ednua dos seus processos de reembolso corporativo. Fa\u00e7a pesquisas para saber como os colaboradores est\u00e3o avaliando.\u00a0<\/span><\/p>\n

5. Conte com a tecnologia\u00a0<\/strong><\/h3>\n

Por fim, \u00e9 muito importante contar com um software para gerir todo esse processo de forma muito mais segura, r\u00e1pida, obedecendo a um fluxo. A tecnologia \u00e9 uma aliada que possibilita a otimiza\u00e7\u00e3o de todo o fluxo de reembolso, al\u00e9m de tornar tudo mais seguro, audit\u00e1vel e r\u00e1pido.\u00a0<\/span><\/p>\n

Com um sistema, o funcion\u00e1rio consegue fazer o upload dos recibos e o setor respons\u00e1vel consegue gerir isso de forma muito mais r\u00e1pida e eficiente. Portanto, com a tecnologia fica muito mais vi\u00e1vel e tamb\u00e9m lucrativo para a empresa cuidar do processo de reembolsos.\u00a0<\/span><\/p>\n

Mais alguns benef\u00edcios que um software gera:\u00a0<\/span><\/p>\n

– Menos falhas no processo;<\/span><\/p>\n

– Menos perda de dinheiro;\u00a0<\/span><\/p>\n

– Seguran\u00e7a;\u00a0<\/span><\/p>\n

– Hist\u00f3rico de transa\u00e7\u00f5es;<\/span><\/p>\n

– Fluidez do processo.\u00a0<\/span><\/p>\n

Se voc\u00ea ainda n\u00e3o conhece um sistema que pode te ajudar, que tal conhecer o SOL?\u00a0<\/span><\/p>\n

O <\/span>SOL<\/span><\/a> \u00e9 um BPM super vers\u00e1til, que pode cuidar tamb\u00e9m de todo o processo de reembolsos corporativos. <\/span>Conhe\u00e7a o nosso software<\/span><\/a> e descubra uma vasta gama de possibilidades para automatizar os seus processos.\u00a0<\/span><\/p>\n

Conte com a gente!<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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