Se você trabalha em uma empresa, grande ou pequena, de vez em quando se depara com uma sigla diferente, geralmente vinda do inglês. Esses conceitos e termos muitas vezes são um novo nome a algo que já existe, porém, é preciso entendê-los e saber qual a importância de aplicá-los. Neste texto vamos te apresentar mais uma sigla: você sabe o que é KYB (Know Your Business)? 

O que é KYB? 

KYB significa Know Your Business, que em tradução é ‘’conheça seu negócio’’. Ou seja, explicando em linhas gerais o KYB é a prática de pesquisar a fundo com quem a sua empresa está fazendo parcerias. Quais são os posicionamentos, missão, visão e valores dos seus parceiros, qual é a sua reputação e a qualidade dos seus produtos e serviço. Esse conjunto de informações é importante para evitar que a sua empresa faça negócios problemáticos ou acabe enfrentando percalços. 

Para ‘’conhecer os seus negócios’’ é preciso fazer uma checagem estratégica da empresa. Se ela realmente existe, se é legalizada, se não há nenhum envolvimento suspeito que possa sujar a sua empresa, além dos pontos ditos anteriormente.  

Tudo isso é importante porque, a partir do momento em que os processos foram para o meio digital, a tecnologia começou a ditar a forma de trabalho e o mundo todo ficou mais conectado, os negócios também se expandiram. Dessa forma, as empresas conseguem fechar negócios também com empresas estrangeiras, e é aí que o KYB entra com força total.  

Para garantir que aquele negócio com uma empresa de fora será bom para a sua empresa, é preciso fazer essa checagem. Apesar dessa prática ter como foco principal os negócios com empresas estrangeiras, também é importante fazer essa checagem com parceiros da mesma região. Visto que, a prática do KYB no Brasil também ajuda as empresas a ficarem em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).  

Como colocar o KYB em prática? 

O KYB é uma checagem, uma investigação, e por isso deve ser bem estruturado para que nenhuma informação relevante fique para trás. Aqui vão algumas etapas indispensáveis nessa checagem: 

Coleta de dados 

Nesse passo, é preciso fazer uma busca de todos os dados da empresa como a Razão Social, o CNPJ, endereço, dados dos sócios. Mesmo em empresas estrangeiras, é importante buscar seus dados para checar se está tudo certo.  

Faça também uma verificação documental, os últimos contratos, suas alterações, além de consultas bases públicas e privadas. Para se certificar ainda mais se a empresa está com a sua reputação e seus deveres em ordem, pesquise se o parceiro tem algum processo judicial ativo.  

Uma boa coleta de dados vai ser capaz de fornecer praticamente todas as informações necessárias para decidir se fazer um negócio com tal parceiro é realmente  

Capacite a sua equipe 

Sempre um passo importante para a implementação de qualquer novo processo, desenvolver bem a equipe pode definir o sucesso da iniciativa. Os profissionais envolvidos precisam entender a importância do novo processo, como fazer da melhor forma e quais são os objetivos. Além disso, defina também as demandas de cada profissional envolvido.   

Veja se a sua empresa também está em conformidade 

Não adianta apenas olhar para os possíveis parceiros e não cuidar da própria casa. O KYB também envolve checar se a sua empresa está em conformidade com as leis e regulamentações, se o compliance está em dia cuidando das políticas internas.  

Existem algumas leis imprescindíveis sobre a legalidade dos processos que uma organização se envolve, entre elas estão a Lei nº 9.613/98 sobre lavagem de dinheiro, Circular Bacen nº 3.978/20 que previne também a lavagem de dinheiro em instituições financeiras e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).  

Documente tudo 

Depois de todo esse trabalho de pesquisa, é fundamental guardar todos os dados e informações colhidos. Portanto, não deixe de fazer uma boa gestão desses documentos e use ferramentas que facilitem o acesso, mas que seja organizado e bem estruturado.  

Prezar pela informação é primordial em qualquer área ou projeto, e se tratando de questões tão importantes como parcerias, reputação e conformidade com a lei é ainda mais.  

Use a tecnologia ao seu favor 

O processo KYB é uma demanda maior, que pode ter várias etapas e vários responsáveis envolvidos. Por isso, é fundamental contar com uma ferramenta que organize esse fluxo de trabalho, organize e armazene as informações para que nada se perca.  

Uma ferramenta que pode te ajudar é o software BPM, que vai permitir o desenho de fluxos e processos, podendo estabelecer para quem uma demanda será direcionada e oferecendo mais controle para as demandas, além de mais segurança.  

Se você ainda não conhece uma boa ferramenta BPM, conheça o SOL. O nosso BPM é um sistema personalizável e flexível de gestão de processos. 

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