Os 5 erros para não fazer em gestão de processos
Não há como comandar um time ou uma empresa sem estabelecer uma gestão de processos estruturada. Mas como saber se a sua gestão está adequada? Podemos começar essa avaliação de várias maneiras, mas vamos falar sobre quais os 5 erros para não fazer em gestão de processos.
Sabendo o que não fazer, fica mais fácil avaliar o que pode estar errado na sua gestão.
Definindo a gestão de processos
A gestão de processos em uma empresa é um conjunto de práticas e metodologias voltadas para otimizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade e garantir a qualidade dos resultados. Ela se baseia na identificação, mapeamento, análise, documentação, monitoramento e melhoria contínua dos processos que compõem a organização.
Isso tudo está relacionado a um padrão de qualidade, ou seja, ao definir um processo de ponta a ponta, os funcionários seguirão o que precisa ser feito dentro daquele padrão estabelecido. É o que garante a qualidade, já que, sem padrão, cada um desempenha o seu trabalho da forma que preferir, e isso nem sempre estará em concordância.
Em resumo, a gestão de processos vai impactar na lucratividade da organização, pois a forma como é feito o trabalho vai ditar a qualidade do que é oferecido.
Benefícios da gestão de processos
Além da garantia de qualidade, uma boa gestão de processos traz diversos outros benefícios, como por exemplo:
- Maior competitividade no mercado
- Maior produtividade e lucratividade
- Mais organização na equipe
- Melhor comunicação e colaboração
- Alcance dos objetivos estratégicos
- Redução de erros e retrabalhos
- Satisfação do cliente
Como fazer a gestão de processos na prática?
Hoje já não é possível pensar em gestão sem pensar em tecnologia. Os softwares desempenham um papel imprescindível quando o assunto é o gerenciamento de processos. Isso porque gerir uma equipe com processos manuais ou que não podem ser auditados, na verdade, atrasa o sucesso de uma organização.
Então, para fazer uma gestão de processos eficiente na prática, é necessária alguma ferramenta própria para isso, como por exemplo, o software BPM.
O software BPM, como já explicamos aqui, é um sistema que automatiza fluxos de trabalho e registra tudo, oferecendo ainda relatórios com foco em melhoria contínua.
A seguir, veja quais são os 5 erros para não cometer ao gerir processos.
Os 5 erros para NÃO fazer na gestão de processos
Não ter os KPIs bem definidos
Os KPIs são os indicadores-chave de performance, ou seja, o que é importante para aquela equipe mensurar.
Definir metas claras e mensuráveis é essencial para direcionar a gestão de processos e avaliar o sucesso das iniciativas. Sem objetivos bem definidos, os esforços podem se tornar dispersos e a equipe não terá um norte a seguir.
Resistência à mudança
O apego aos métodos tradicionais pode causar prejuízos não só no gerenciamento de processos, mas também na saúde da empresa como um todo.
A recusa de olhar para novos métodos, novas ferramentas e novos padrões para desenvolver o trabalho acaba atrasando a empresa diante do mercado, e dessa forma, ela vai perdendo competitividade e sua fatia de mercado.
Quando os colaboradores não estão abertos a novas abordagens, a eficiência pode ser afetada. A solução é promover uma cultura que valorize a inovação e envolva a equipe nas decisões.
Falta de comunicação com a equipe
Um dos erros mais comuns para qualquer iniciativa é não ouvir o que a sua equipe tem a dizer. Até porque, ninguém melhor do que a sua equipe para saber o que pode ser melhorado, já que são eles que lidam com a rotina do trabalho todos os dias.
Quando a comunicação é deficiente e cheia de mal-entendidos causam falta de organização, atrasos e retrabalho.
A solução é investir em canais de comunicação com os funcionários, incentivar o feedback deles, a troca de informações e o diálogo. Além disso, reuniões periódicas, fóruns online e ferramentas de comunicação interna são meios de melhorar a comunicação da equipe.
Fazer a gestão sem automatização
Como dito anteriormente, hoje é impossível fazer uma boa gestão de processos e estar a frente do mercado sem uma ferramenta que auxilie isso. Ignorar ferramentas de automação pode resultar em processos manuais ineficientes.
O que resolve esse erro é investir em software de gestão de processos, que irá aumentar a precisão e reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas. O software BPM é um grande aliado – como por exemplo, o SOL BPM.
Avalie cuidadosamente quais processos podem ser automatizados e escolha as ferramentas certas para o trabalho. A automação deve ser estratégica, otimizando o tempo e a produtividade da equipe.
A TI não estar envolvida com a automação
Totalmente ligada à iniciativa de automatizar os processos da empresa, a TI deve estar envolvida já que será a responsável pela implantação e suporte, ou seja, viabilizando a automação.
Além disso, a TI também deve auxiliar no mapeamento e análises dos processos. Não há como investir em automação de processos sem a participação da TI.
Esses são os 5 erros em gestão de processo que você deve cuidar para que não aconteçam. Um bom planejamento e uma boa ferramenta de gestão de processos são ótimos aliados para que a sua empresa tenha o sucesso esperado.
Lembre-se que quando há a gestão estruturada dos processos, a equipe consegue produzir mais e com mais qualidade, impactando positivamente a lucratividade e competitividade da empresa.
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