O setor de compras dentro de uma organização é o setor que lida basicamente com os gastos, o que a empresa precisa comprar para funcionar. Esses gastos podem ser diretos ou indiretos, de qualquer forma, precisam de uma organização, fluxo bem estruturado e controle. No meio desse processo podem acontecer falhas. Saiba quais erros evitar no processo de compras B2B.

Esse departamento em específico cuidará da relação com fornecedores, fazendo o trabalho B2B. Ou seja, escolher bons fornecedores e cultivar bons negócios também são pontos vitais tanto para a área quanto para a empresa. Além disso, fazer o controle de estoque, acompanhar os orçamentos e gerir os contratos são funções estratégicas para a área. 

Em resumo, como o setor de compras lida com os atores citados e lida com bastante responsabilidades, um erro pequeno pode acabar se transformando em um erro crítico se o processo não estiver bem desenhado e seguido. Essas falhas podem comprometer não apenas a eficiência do processo, mas também a satisfação dos clientes e a rentabilidade geral. 

Neste artigo, vamos explorar os erros mais comuns no processo de compras B2B e mostrar dicas sobre como evitá-los.

Erros que você deve evitar no processo de compras B2B

1. Falta de planejamento

O primeiro passo e mais importante é fazer um bom planejamento de compras. Isso envolve desde alinhar os objetivos da área de compras aos objetivos da empresa até fazer uma boa e minuciosa pesquisa de fornecedores. 

O planejamento deve existir para garantir que os processos de aquisição sejam realizados de maneira eficiente, econômica e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Saber o que precisa ser comprado, quantidades, valores, qualidade, saving – tudo isso precisa ser considerado. 

É importante destacar a importância de fazer a pesquisa de fornecedores levando em consideração sua reputação, qualidade e comprometimento. Essa escolha é importante para que a empresa não corra riscos.

2. Falta de fluxos

Quando os gestores não estabelecem fluxos de trabalho, cada funcionário vai trabalhar de uma forma diferente, o que gera um impacto negativo no resultado final. 

Determinar fluxos acaba por estabelecer também um padrão de trabalho, isso traz qualidade como consequência para os serviços realizados internamente e para o consumidor final.

3. Comunicação falha com outros setores

A comunicação ineficaz entre as partes envolvidas no processo de compras pode levar a mal-entendidos e erros.

É essencial manter uma comunicação clara e constante com todos os atores envolvidos no processo, incluindo fornecedores e equipes internas. Nessa hora, a tecnologia é uma grande aliada, já que sistemas que ajudam na comunicação e organização garantem que todos estejam alinhados e informados sobre o status da compra.

4. Falta de automação

Fazendo um gancho com o item 3, a comunicação falha e a falta de uma gestão de compras bem feita podem reduzir significativamente ao adquirir um sistema de compras.

Um sistema para gestão de compras serve principalmente para organizar, padronizar e tornar a área de compras mais eficiente, controlada, produtiva e lucrativa. 

A automação da gestão de compras facilita o dia a dia dos compradores, que não vão mais depender de planilhas pesadas para trabalhar. O sistema de compras centraliza todas as informações e faz com que o operacional seja muito mais rápido, ou seja, com alguns cliques é possível fazer cotações, negociações e, efetivamente, a compra.  

Menos tempo é perdido com o operacional e assim mais tempo sobra para a parte estratégica. 

Um exemplo de um sistema e-procurement completo para a sua empresa é o Saphira. O sistema é 100% desenvolvido por nós e já ajudou várias grandes empresas pelo Brasil. Conheça mais detalhes sobre o Saphira aqui. 

5. Não desenvolver os funcionários envolvidos

Um ponto muito importante para qualquer área de uma empresa é a capacitação dos funcionários envolvidos. É fundamental olhar para essa questão com atenção, pois desenvolver adequadamente a equipe vai garantir, além de um trabalho com maior desempenho e qualidade, a retenção de talentos. 

Um dos efeitos negativos de não desenvolver a equipe é acabar aumentando o turnover, que gera muitos custos e transtornos na produtividade. Quanto mais gente deixar a equipe, mais gastos acontecerão no processo de contratação de um novo funcionário, e nesse ínterim, a equipe precisa ”tapar o buraco” e acaba por ficar sobrecarregada. 

Esses são alguns erros para você evitar no processo de compras da sua empresa. Consideramos fundamentais os pontos abordados para garantir uma gestão de compras eficiente. 

É importante pensar não somente em gastos e lucro, mas em estratégias para aumentar a lucratividade. 

Se você quer entender mais sobre a importância de um software de compras para uma organização, confira o nosso artigo sobre o assunto aqui. 

E continue acompanhando os nossos artigos! Até o próximo!