Um nome muito falado em qualquer departamento de qualquer empresa, o workflow é, em tradução, o fluxo de trabalho que uma organização estabelece para realizar as demandas que precisa para estar de pé. Neste artigo você vai entender melhor o que é um workflow e quais as suas vantagens.

Essa primeira definição é a pontinha do iceberg. Na verdade, o workflow compreende um raciocínio estratégico de produtividade, portanto, entender o conceito de workflow é essencial para otimizar processos e aumentar a eficiência.

O que exatamente é um workflow e como ele pode beneficiar sua organização? Vamos explorar esse conceito e suas principais vantagens.

O que é um workflow?

Um workflow, ou fluxo de trabalho, é a sequência de tarefas e atividades organizadas de maneira a alcançar um objetivo específico, ou seja, a realização das demandas. É a estrutura que define como a equipe deve realizar as tarefas, quem são os responsáveis que devem realizá-las e em que ordem de prioridades.

Os workflows podem variar de simples, como um processo de aprovação de documentos, até complexos, envolvendo múltiplas etapas e departamentos. Seja para qualquer tipo de workflow, é muito importante desenhar esse fluxo da forma mais estratégica e estruturada possível.

Qual a função do workflow?

A principal função do workflow é otimizar as tarefas para entregar o processo completo, sem erros e chances mínimas de retrabalho.

Ao estabelecer um workflow, é necessário mapear todas as tarefas, e é nesse ponto em que é possível identificar os gargalos. Uma vez identificados, os bottlenecks são eliminados, o que já ‘’limpa’’ o processo aumentando a fluidez.

Esse desenho vai determinar por onde aquela demanda irá passar até o final do ciclo, até sua resolução. Uma tarefa pode ter várias etapas e departamentos envolvidos como, por exemplo, solicitar uma passagem aérea para algum funcionário, o que envolve vários processos, departamentos e pessoas.

Um exemplo da importância do workflow bem desenhado e estruturado, é a solicitação de viagens. Quando um funcionário precisa viajar em nome da empresa, existe uma série de tarefas menores que envolvem a tarefa maior, para permitir a realização dessa viagem.

Nesse exemplo, estão envolvidas a área do funcionário, Compras e o Financeiro. Certamente, serão necessárias várias etapas, como a compra da passagem, a hospedagem e eventuais gastos com transporte e alimentação.

Todo esse processo deve ser registrado e aprovado para que não haja ilegalidades. E só um sistema de workflow consegue ser completo para realizar essa viagem da forma mais segura possível.

E como construir esse workflow? Nós explicamos!

Como desenhar um workflow?

É possível fazer um desenho de workflow de várias maneiras, entre elas, usando a notação BPM, que é a mais recomendável, por ser mais completa.

O primeiro passo é ter uma lista com todas as tarefas, ou seja, fazer um mapeamento para identificar os processos, os responsáveis e os prazos.

Esse mapeamento é fundamental para também identificar os gargalos, os pontos sensíveis do processo, e possíveis melhorias.

Para saber melhor como desenhar esse fluxo de trabalho, confira o nosso artigo especial sobre a construção de workflow.

O workflow traz uma série de vantagens para a rotina de trabalho. A gente te mostra alguns dos principais benefícios.

Quais são as vantagens de ter um workflow?

Melhora na comunicação

Com a centralização das tarefas dentro de um fluxo, é possível ter a visibilidade dos status dessas tarefas e de seus responsáveis, o que elimina a possibilidade de demandas perdidas, esquecidas ou atrasadas.

O processo fica organizado e quando todos sabem exatamente o que é esperado de cada um e o que está acontecendo em cada etapa, a colaboração se torna mais fluida e menos propensa a mal-entendidos.

Automação e produtividade

Um dos principais motivos para a implementação de um workflow é a automação. Fazer o processo de forma manual implica em um desperdício de tempo, e certamente, de lucratividade para uma empresa.

A automação reduz a quantidade de erros humanos e libera a equipe, que antes perdia tempo com atividades manuais, para atividades mais estratégicas. Por isso, a automação tem tanto destaque.

Padronização do processo

A implementação de um workflow ajuda a padronizar processos dentro da organização. Se existe um desenho para um processo, o fluxo desenhado será sempre o mesmo, até que seja necessário modificá-lo.

Isso garante a realização das tarefas de forma consistente, o que pode melhorar a qualidade dos resultados e até facilitar o treinamento de novos colaboradores.

Transparência

Um workflow claro estabelece responsabilidades e prazos, promovendo a transparência. Isso significa que cada membro da equipe sabe exatamente o que deve fazer e quando, o que ajuda a manter todos alinhados e responsáveis por suas tarefas.

Como o workflow permite a visibilidade do todo, é possível fazer uma melhor gestão da equipe, sabendo quem é o responsável por cada demanda e qual seu status.

Em suma, compreender e implementar um workflow é crucial para qualquer organização que busca otimizar seus processos e melhorar a eficiência.

Ao investir em um bom sistema de workflow, você está dando um passo significativo em direção a uma operação mais organizada, produtiva e eficiente.

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