A prestação de contas é uma das principais atividades que envolvem o departamento financeiro de qualquer empresa. É preciso ter o controle sobre como e com o que o dinheiro é gasto. Continue lendo para entender como fazer a prestação de contas da sua empresa. 

Ter o controle dos gastos é fundamental para que a empresa consiga alinhar seus esforços rumo ao sucesso, é estratégico. Além disso, esse processo preza pela transparência, um tema cada vez mais caro para organizações de todos os setores de mercado. 

Processos auditáveis são a prioridade para garantir a saúde da empresa, e a prestação de contas corporativas é mais um processo importante que deve ter auditoria. 

O que é a prestação de contas?

A prestação de contas é o processo que documenta as transações financeiras internas da empresa e seus beneficiários. É de responsabilidade ética e legal o registro dessas movimentações, pois causam impacto interno e externo à empresa. 

Despesas relacionadas ao trabalho que os funcionários precisam desempenhar, como viagens, transportes, alimentação, entre outros, estão dentro da prestação de contas e precisam ser documentadas e controladas.

E não só isso, como essas informações precisam também passar por uma análise, a fim de evitar desvios e fraudes, além de incentivar a responsabilidade de cada um perante à empresa.   

Mas como fazer esse processo de prestação de contas de forma eficaz e segura? Continue lendo!

Como fazer a prestação de contas de forma segura?

A prestação de contas envolve etapas muito importantes, que precisam de um olhar atento e minucioso. Algumas dessas etapas são fundamentais para assegurar um processo fidedigno. São elas: 

1. Organização da documentação

O primeiro passo para fazer a prestação de contas é a organização dos documentos envolvidos. 

Esses documentos são notas fiscais, recibos ou qualquer outro documento que comprove um gasto. Sendo assim, essas informações devem estar reunidas e organizadas para uma prestação de contas correta e segura. 

Reúna a documentação, digitalize e organize pastas, por exemplo. Tais medidas ajudam a estruturar um processo mais eficiente. 

2. Análise e elaboração de relatórios

A partir da documentação reunida e organizada, será possível elaborar relatórios para análise dos gastos que a empresa lida. Esse é um passo muito importante, pois diz respeito à transparência e responsabilidade em relação aos gastos da empresa. 

Um relatório bem elaborado pode fortalecer a confiança entre as partes interessadas, como investidores, parceiros e o público em geral. 

Para começar a elaborar um bom relatório, é importante incluir uma seção detalhada sobre as receitas e despesas da empresa, e interpretar os dados apresentados, apontando os principais fatores que impactaram as finanças. 

3. Registro das informações

Complementando o ponto 2, para fazer um bom relatório é necessário registrar as informações, recibos, notas fiscais, entre outros tipos de documentos pertinentes. A prestação de contas eficiente só é possível quando as informações são registradas, salvas, e aí sim, partimos para a organização e posterior análise. 

Para isso, é crucial digitalizar os documentos, e guardar suas versões físicas em local seguro e também organizado. A digitalização também envolve o armazenamento em nuvem, além de ter um backup. 

4. Controle e monitoramento

Realizar o monitoramento da prestação de contas, dos gastos aos reembolsos, é o passo que vai fiscalizar se tudo está de acordo com as políticas da empresa, além de garantir a transparência e confiabilidade.

A auditoria interna é uma forma de verificar como o processo de prestação de contas acontece, além de possíveis falhas que podem acontecer. A partir dessas auditorias, os colaboradores podem verificar quais os pontos para rever e melhorar. Assim, a empresa mantém o seu controle financeiro. 

5. Treinamento e capacitação

Para que tudo isso aconteça de forma segura e comprometida, é necessário treinar e capacitar os colaboradores. Não adianta estruturar todo um processo sem capacitar as pessoas que vão trabalhar com isso efetivamente. 

Quanto mais os colaboradores estiverem envolvidos e preparados para trabalhar com a prestação de contas, melhor e mais seguro o processo vai acontecer. 

6. Compliance

O Compliance é o conjunto de diretrizes, a nível institucional principalmente, que com o objetivo de cumprir normas legais e a legislação vigente, tanto interna quanto externamente. Cumprir normas é que garante a seriedade dos processos da empresa. 

Esteja atento às legislações e normas contábeis que podem se aplicar ao seu caso, garantindo que sua prestação de contas esteja em conformidade.

7. Tecnologia 

Para concluir os passos de como fazer o processo de prestação de contas de forma eficiente e segura, a tecnologia surge como uma grande, e talvez a principal, aliada. 

O uso da tecnologia, mais especificamente com um software voltado para a prestação de contas, é a medida que vai possibilitar que todas as outras sejam feitas com mais facilidade, agilidade e segurança. 

O SOL é um software BPM totalmente desenvolvido por nós e que, com a sua capacidade de personalização, atende inteiramente às necessidades do processo de prestação de contas. E mais necessidades específicas, caso seja do interesse da empresa. 

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