No mundo corporativo, a gestão de processos é um fator determinante no sucesso de uma organização. Isso porque é essa gestão que vai fazer com que a rotina de trabalho seja organizada, produtiva e ande conforme as políticas da empresa. Se a gestão não for feita com a devida atenção, algumas falhas podem acontecer, o que pode gerar situações desgastantes até prejuízos. Neste artigo, a gente vai te mostrar quais são os 6 principais erros da gestão de processos e como evitá-los. 

Os erros na gestão de processos podem atrapalhar o desempenho do trabalho, fazendo com que as tarefas fiquem engasgadas e os profissionais fiquem desgastados, perdidos e sem o foco necessário. 

Quando as demandas de uma área não seguem um processo bem estruturado, os impactos podem chegar até ao desempenho dos colaboradores e sua satisfação profissional. Além disso, muito tempo pode ser desperdiçado com processos ineficientes e desorganizados, o que impacta também em perda de dinheiro. Ou seja, a gestão de processos envolve uma gama de fatores importantes que fazem uma empresa funcionar. 

Saiba a seguir quais são os seis principais erros na gestão de processos e como você e sua equipe podem solucioná-los. 

Conheça os 6 principais erros na gestão de processos e como evitá-los

 1. Falta de monitoramento

A falta de mapeamento e monitoramento dos processos é muito comum e também muito prejudicial, já que sem o monitoramento dos fluxos de trabalho, fica muito mais difícil entender falhas que podem acontecer. Uma vez que os processos são estabelecidos, nem sempre há o monitoramento 

Não basta somente implementar um processo, mas também acompanhá-lo para identificar oportunidades de melhoria. 

O monitoramento dos processos é indispensável para garantir o controle e o desenvolvimento das demandas. 

Como resolver?

Uma forma de solucionar a falta de monitoramento dos processos é investir na aquisição de um software de gestão de processos. Com essa automatização, fica mais fácil não só organizar o fluxo de trabalho, como monitorar o status das tarefas, quem são os responsáveis envolvidos, falhas, entre outros. 

Além disso, ainda é possível contar com relatórios gerados automaticamente medindo o desempenho e apresentando indicadores-chave de acordo com o que é prioridade para o business. 

2. Falta de comunicação

Ao implementar uma gestão de processos, a comunicação deve ser um dos focos principais. Sem uma comunicação clara, os profissionais envolvidos ficarão perdidos, com informações conflitantes e incertas, o que, consequentemente causará um impacto prejudicial à empresa. 

Um outro erro dentro da gestão de processos e que se relaciona com a falta de comunicação, é a falta de treinamento. A equipe, para fazer um bom trabalho, precisa de capacitação, pelo contrário, os resultados não serão tão satisfatórios. 

Como resolver?

Envolva a equipe nos processos desde o início e implemente canais de comunicação eficazes entre os colaboradores e, enquanto liderança, esteja aberto para tirar dúvidas dos colaboradores, esclarecer as demandas e trabalhar com a cultura de feedbacks. Com esses passos, a gestão de processos se torna muito melhor e gera resultados mais positivos. 

3.  Falta de atualização dos processos 

Como o mercado está em constante mudança, é preciso fazer uma revisão periódica dos processos. Ao abrir mão dessa revisão, a empresa corre o risco de ter processos obsoletos e ineficazes. 

Como resolver? 

Para resolver esse erro na gestão de processos, procure estabelecer uma rotina de revisões periódicas, levando em consideração feedbacks, novas tecnologias e mudanças no ambiente de negócios. A melhoria contínua deve ser parte da cultura organizacional.

4. Desconsiderar a análise de dados 

Não realizar a coleta e análise de dados sobre o desempenho dos processos pode resultar em decisões baseadas apenas em intuições, o que aumenta a margem de erro. 

A análise dos dados vai ajudar a entender melhor o desempenho da área, a identificar o que precisa de revisão, e, consequentemente, a tomar melhores decisões. 

Como resolver? 

Implemente ferramentas de monitoramento e análise de dados. Porém, o mais importante é, além de implementar essas ferramentas, fazer o acompanhamento das informações que elas geram. 

É imprescindível ter relatórios com KPIs para avaliar o desempenho geral da área. Assim, as decisões serão muito mais positivas para a empresa.

5. Não gerenciar riscos 

Ignorar os riscos que podem impactar a execução dos processos pode resultar em falhas inesperadas, perdas financeiras e até danos à reputação da empresa. É preciso estudar esses riscos a fim de evitá-los, isso pode acontecer desde o planejamento de compras à escolha do fornecedor e a entrega do pedido. 

Como resolver?

É preciso realizar uma gestão de riscos eficaz. Identifique, avalie e planeje ações para mitigar riscos associados aos processos. É importante pensar e elaborar planos de contingência, além de treinar a equipe para lidar com imprevistos.

6. Não ter um software de gestão

Adotar um software de gestão de processos, como o sistema BPM, é fundamental não só para automatizar tarefas repetitivas, aumentando a produtividade, mas também conseguir arcar com os outros passos que você viu anteriormente: padronizar as rotinas de trabalho, monitorar o desempenho, ter dados para analisar. 

Já falamos sobre a importância do sistema BPM e também sobre os benefícios de adotar esse tipo de ferramenta. 

O sistema BPM vai ajudar a evitar todos os erros que você conferiu neste artigo, e não investir pode fazer com que a sua gestão de processos seja bem mais difícil. 

Se você não conhece um bom software BPM, a gente te apresenta o SOL. A nossa ferramenta já ajudou diversas empresas dos mais variados segmentos. Agende já uma apresentação com o nosso time! 

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Até a próxima!