O departamento de compras é uma área de grande responsabilidade dentro de uma organização. Para gerar mais valor de mercado, uma empresa precisa saber fazer suas aquisições de forma estratégica, reduzir custos e aumentar a lucratividade sem perder a qualidade. E para alcançar esse resultado é preciso entender como otimizar os custos do departamento de compras. 

De início, é importante entender que uma gestão de compras ineficiente é aquela em que as aquisições são feitas sem planejamento, de última hora, sem conferir o estoque e sem estratégia. Quando o setor precisa ‘’apagar incêndio’’ é sinal de que é preciso repensar a estrutura do departamento de compras para otimizar os custos. Dessa forma, o processo fica mais estratégico e inteligente. 

Neste artigo, vamos te contar algumas dicas para você entender como usar melhor os recursos para o departamento de compras. 

Dicas para otimizar os custos do departamento de compras

A área de compras tem diversas responsabilidades, além de realizar a compra efetivamente. Está dentro do escopo dos compradores, o planejamento de compras, o controle do estoque, a seleção de bons fornecedores, aumentar o saving, analisar a performance do departamento, entre outras. 

Gerir o departamento de compras não é uma tarefa fácil e requer bastante conhecimento para tomar boas decisões. Confira agora algumas dicas preciosas para você e sua equipe impulsionarem a área. 

Faça um planejamento de compras 

Um bom planejamento de compras vai envolver a administração dos recursos e das compras necessárias para o fluxo de produção, além de também englobar as metas e a gestão dos fornecedores. 

Ou seja, um bom planejamento também vai olhar para o relacionamento com os fornecedores e procurar bons parceiros para os negócios. 

Faça a gestão do estoque 

Outro ponto muito importante e que ajuda no planejamento é a gestão do estoque. Para otimizar os custos do departamento de compras, é imprescindível que o estoque seja bem gerido. 

Caso contrário, o departamento de compras poderá comprar desnecessariamente ou perder itens por obsolescência, por exemplo. As compras devem acontecer quando estiverem em ponto de reposição. 

Automatize processos 

A gestão de compras eficiente fica muito mais fácil quando o departamento conta com um software de procurement, ou seja, um sistema específico para compras B2B. 

Dessa forma, a sua equipe conseguirá fazer a gestão do estoque, fazer cotações, avaliar preços e qual será mais lucrativo, além de fechar melhores negócios. O software para gestão de compras vai automatizar funções que antes eram mais travadas e burocráticas, e vai centralizar informações importantes na hora de escolher um bom fornecedor. Sem contar com a redução de falhas. 

Para acrescentar, um software e-procurement pode também elaborar relatórios para análise de performance da equipe, além de ajudar na tomada de decisões. São múltiplos os benefícios para a área de compras no geral, e principalmente para otimizar os custos.

Capacite a sua equipe

Não basta somente investir nos pontos citados acima se a sua equipe não for bem orientada e capacitada. Em compras, profissionais mais bem preparados estarão mais atentos e estratégicos para fechar os melhores negócios. 

A capacitação e treinamento também é fundamental ao adotar uma ferramenta de gestão de compras. Os profissionais precisam entender como o sistema funciona na sua totalidade, para então o trabalho ser muito mais proveitoso, ágil e inteligente. 

Por que automatizar a gestão de compras?

A automatização da gestão de compras traz muitos ganhos para o departamento. Dessa forma, o processo fica muito mais ágil e direcionado à lucratividade. 

Um software de compras conseguirá reduzir o tempo dos compradores, que antes perdiam horas preciosas cotando com cada fornecedor, ao invés da ferramenta cuidar de toda a cotação automaticamente, mostrando na tela os valores e o saving. 

Assim, os profissionais conseguem voltar seus esforços para estratégias ao invés de perder tempo com o que pode ser automático, e também eliminar falhas. Entenda mais sobre o porquê ter uma ferramenta de gestão de compras no artigo ‘’Por que ter um software de compras?’’.

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