Todos os departamentos de uma empresa devem ser, em geral, bem organizados e estruturados para garantir a eficiência dos mesmos. Nem sempre é uma tarefa fácil fazer isso, pois envolve pessoas, processos e seriedade. Ao longo deste artigo, você vai descobrir 5 dicas para estruturar o departamento pessoal na empresa. 

O departamento pessoal é a área que cuida das informações pessoais dos funcionários de uma organização, além de lidar com legislações trabalhistas. Ou seja, a segurança e a organização dos processos precisam estar totalmente em ordem já que é uma área que lida com dados sigilosos e muito importantes. 

Qual é a função do departamento pessoal? 

Como dito anteriormente, o D.P cuida principalmente da documentação dos funcionários, admissão, demissão, movimentação de pessoal em geral, férias, afastamentos, benefícios, entre outras atribuições. Por lidar com tudo isso, os dados não podem ser passíveis de vazamentos, pois isso implica em caos no departamento e até ações judiciais trabalhistas. 

Além de, eventualmente, por falta de gestão, lidar com casos mais graves de processos trabalhistas, o departamento pessoal também precisa de organização para a rotina de trabalho ser muito mais produtiva. Encontrar documentos e informações rapidamente faz a diferença na rotina de trabalho. 

5 dicas para estruturar um departamento pessoal eficiente 

A seguir, confira 5 dicas para estruturar o departamento em uma empresa de forma eficaz. 

1. Mapeie os seus processos

Não só no departamento pessoal, como em todos os outros departamentos de uma empresa, o mapeamento de processos é o ponto de partida para organizar e entender como tudo funciona. 

A partir do mapeamento de processos, você e a sua equipe conseguem identificar gargalos, furos e criar estratégias para melhorar os fluxos de trabalho. 

2. Defina prioridades 

Após o mapeamento de processos, é necessário definir quais são as prioridades do departamento. Você e a sua equipe precisam entender o que é prioridade e assim, ir organizando a ordem das outras demandas, de acordo com prazos e importância. 

Essa etapa é fundamental para estabelecer um ranking de prioridades, condizente com o momento da empresa, para que você e sua equipe não precisem agir ‘’apagando incêndios’’. Lembre-se que se tudo é prioridade e urgente, nada é. 

Cuide bem do seu tempo para fazer tudo dentro dos prazos, sabendo equilibrar as prioridades com outras demandas inesperadas que surgem ao longo do dia, 

3. Atenção aos prazos do departamento pessoal

Complementando o ponto 2, tenha atenção redobrada com os prazos para a resolução das demandas. Respeitar os prazos é fundamental para todas as áreas, de forma geral, porém, o departamento pessoal tem responsabilidades maiores já que precisa seguir algumas datas para declarações fiscais e trabalhistas. 

4. Conte com um software

Seguindo o ponto anterior, contar com um software também vai ajudar com o controle de prazos. Implementar sistemas para organizar o fluxo do departamento pessoal vai também enviar notificações e avisar sobre o vencimento de prazos. Ou seja, nenhuma informação será perdida, pois tudo ficará centralizado em um só local. 

Além disso, a equipe poderá trabalhar dentro da ferramenta, registrar todas as informações importantes, padronizar as demandas e estabelecer fluxos para a rotina de trabalho ser muito mais produtiva. Contando com a tecnologia, a gestão será mais fácil e a equipe mais produtiva. 

5. Trabalhe com indicadores de desempenho

Importante também para todos os departamentos, não só o pessoal, trabalhar com indicadores de desempenho vai mostrar o que está funcionando e o que não está dentro da área. 

Ter o controle é primordial para entender pontos de melhoria e medir a performance do departamento pessoal. Para isso, contar com um software é a medida indicada, pois além de automatizar fluxos, evitar perdas de prazos, identificar gargalos e aumentar a produtividade, um bom sistema também vai oferecer relatórios com os indicadores de desempenho. 

Dessa forma, seguindo essas 5 dicas, você e a sua equipe vão conseguir estruturar o departamento pessoal na empresa.

Se você ainda não conhece uma boa ferramenta para cuidar do seu departamento pessoal, conheça o SOL e descubra como será mais fácil e organizada a vida de quem precisa trabalhar com admissões, demissões, promoções e qualquer alteração na movimentação de pessoal. 

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