As contas corporativas fazem parte do cotidiano de todos os tipos de negócios. É preciso realizar compras, pagar salários, reembolsar funcionários quando for necessário, arcar com viagens de negócio, entre outras demandas. Por lidar com dinheiro, é um processo sensível e que merece a devida atenção, organização e segurança. Neste artigo, vamos responder a seguinte pergunta: como prevenir fraudes na prestação de contas corporativas? 

A prestação de contas é um processo muito importante, pois, como dito anteriormente, lida diretamente com dinheiro da empresa. Esse processo deve ser capaz de mitigar possíveis fraudes e violações. Um dos casos que merece grande atenção é em relação às viagens corporativas. É aí que podem ocorrer falta de controle e monitoramento, falta de gestão e possíveis erros e fraudes. 

Segundo diversas pesquisas de mercado, uma empresa pode perder cerca de 5% do seu faturamento anual por conta de fraudes relacionadas à prestação de contas.

Quais são as principais fraudes na prestação de contas? 

Para traçar estratégias de redução de fraudes e violações na prestação de contas, principalmente no caso das viagens corporativas, é preciso entender quais são os tipos mais comuns. Fique atento aos processos e monitore as movimentações. 

1. Falsificação de documentos

Uma das fraudes mais comuns, a falsificação de documentos como faturas, recibos, contratos ou relatórios passar por uma alteração, ou então podem ser criados falsamente para enganar os responsáveis pela auditoria. 

2. Usar a verba da empresa em benefício próprio

A verba da empresa deve ser destinada ao que está relacionado com o trabalho. Quando o funcionário decide usar a verba em benefício próprio, ele está burlando o combinado para tirar vantagens. 

Isso pode acontecer quando um funcionário exagera nas despesas de refeição, entretenimento ou insere como ‘’despesas de negócios’’ o custo de refeições e eventos pessoais durante viagens de trabalho, por exemplo. 

Além disso, pode haver a tentativa de incluir acompanhantes não autorizados, como amigos ou familiares, nos custos de refeição ou entretenimento.

3. Fraudes em reembolsos

Ao declarar os gastos para receber o reembolso, é possível que algumas fraudes possam acontecer, tais como a duplicação de reembolso ou a declaração falsa dos valores. 

Por exemplo, quando um funcionário precisa viajar a trabalho, ele conta com uma verba destinada às suas diárias (subsídios para alimentação, transporte, etc.). O funcionário pode apresentar um valor superior ao valor realmente gasto ou inventar despesas fictícias para justificar um reembolso maior. 

4. Deslocamentos falsos

Em viagens corporativas, funcionários podem criar relatos de viagens que nunca ocorreram ou alterar os detalhes para justificar despesas não relacionadas ao trabalho. Por exemplo, incluir uma viagem pessoal como uma viagem de negócios ou inserir deslocamentos não realizados (como transporte ou hotéis fictícios).

Infelizmente, esses casos ainda acontecem em muitas empresas. Por isso, é imprescindível uma boa gestão da prestação de contas, com segurança, tecnologia e inovação. 

Como prevenir fraudes na prestação de contas?

 Fraudes podem acontecer em qualquer tipo de empresa, mas para mitigar essa prática, é importante dizer que tudo começa com uma boa cultura interna. Os funcionários precisam entender melhor os processos da empresa, precisam de uma boa comunicação. 

Ou seja, as políticas de prestação de contas devem ser muito bem comunicadas para evitar más interpretações ou brechas para a prática de fraudes. 

Outro ponto importante, é melhorar a gestão de processos, investindo em ferramentas, software que ajudam a monitorar e controlar os gastos. Sistemas para prestação de contas registram os valores gastos, emitem relatórios, declaram qual funcionário precisou de reembolso. Com tecnologia, você e a sua equipe têm um ambiente controlado e seguro para fazer a prestação de contas de forma correta e legítima. 

Com fluxos de trabalho personalizáveis e relatórios completos, o SOL é um BPM, que pode ser usado na sua prestação de contas com sucesso. 

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Até a próxima!