As viagens corporativas desempenham um papel fundamental de crescimento e presença de marca para as empresas. Participar de eventos corporativos, estar em contato com o mercado, ser visto, tudo isso é muito importante para o reconhecimento da organização. Embora pareça uma tarefa simples, existe uma série de minúcias para planejar uma viagem com sucesso. Neste artigo, você vai conhecer 8 boas práticas para viagens corporativas. 

Para que uma viagem corporativa aconteça dentro do esperado, é preciso estabelecer um planejamento com diretrizes a serem seguidas, ou seja, também se torna necessário estabelecer uma política de viagens dentro da empresa. 

Um documento como esse é de grande importância para assegurar a seriedade daquele compromisso, definindo o que pode e o que não pode ser feito, como fazer a declaração das despesas, quais documentos devem ser levados. Ou seja, um conjunto de diretrizes, afinal, viagens corporativas fazem parte do trabalho. 

Quais as principais boas práticas para viagens corporativas?

Existem as boas práticas adotadas pela empresa como o planejamento, o controle de custos, o uso de tecnologia para melhorar e trazer mais segurança para o processo e a gestão do tempo, também existe o lado do colaborador. 

O profissional que precisa viajar pela empresa, deve adotar algumas boas práticas também quando estiver nesse evento. 

1. Organizar a agenda 

Um bom planejamento é crucial para o sucesso de qualquer viagem corporativa e isso não deve ser só uma medida que a empresa toma. O colaborador também deve se antecipar, se organizar e confirmar todos os compromissos e reuniões agendadas. O colaborador precisa criar uma agenda clara para si. 

Isso inclui não apenas os horários das reuniões, mas também o tempo necessário para deslocamento entre os compromissos, refeições e períodos de descanso. Uma agenda bem estruturada evita imprevistos e garante que a viagem seja aproveitada da melhor forma possível.

2. Manter o foco na produtividade 

Embora viajar a negócios envolva compromissos e deslocamentos, o colaborador deve se esforçar para manter o foco na produtividade durante a viagem. 

Ou seja, utilizar o tempo de deslocamento para estudar apresentações, revisar documentos ou até mesmo participar de reuniões virtuais. Além disso, manter uma comunicação eficiente com a equipe, por meio de e-mails ou mensagens, ajuda a manter o trabalho em andamento, mesmo fora do escritório.

3. Gerenciar o orçamento com responsabilidade 

Durante uma viagem corporativa, o colaborador deve ser cuidadoso com os gastos e sempre seguir as diretrizes financeiras da empresa. Desde a escolha de opções de transporte mais econômicas, como voos ou táxis, até selecionar acomodações adequadas ao orçamento estabelecido. 

É fundamental manter um registro das despesas durante a viagem para facilitar o processo de reembolso e garantir que os gastos não saiam de controle.

4. Manter a comunicação de forma clara e constante  

Durante a viagem, é fundamental que o colaborador mantenha uma comunicação clara e constante com a empresa, equipe e parceiros de negócios. 

Confirmar compromissos, compartilhar atualizações sobre o andamento da viagem e relatar qualquer imprevisto ou mudança nos planos. Ter um ponto de contato direto e atualizado é essencial para garantir que todos os envolvidos saibam o que está acontecendo em tempo real.

Em uma viagem de negócios, é ainda mais importante se fazer presente. 

5. Contar com a tecnologia 

As ferramentas tecnológicas são grandes aliadas durante uma viagem corporativa. O colaborador deve fazer uso de aplicativos de organização, como calendários e agendas, para otimizar a gestão do tempo. Ou então contar com sistemas desenvolvidos para o gerenciamento de despesas corporativas, que já oferecem uma solução mais completa para o colaborador e para a empresa.

Também é importante ter aplicativos de transporte para facilitar os deslocamentos, além de garantir que todas as ferramentas de trabalho (computador, celular, documentos digitais) estejam atualizadas e funcionais.

6. Prezar pela segurança dos equipamentos e dos dados

Durante viagens, o colaborador precisa ser cuidadoso com a segurança de informações confidenciais e equipamentos de trabalho. Para prevenir situações desgastantes, o profissional deve ter backups de dados importantes e utilizar senhas fortes para proteger dispositivos móveis e computadores. 

Além disso, deve evitar acessar redes Wi-Fi públicas sem proteção e garantir que documentos importantes sejam mantidos em local seguro.

7. Estabelecer os limites entre trabalho e descanso 

Embora o objetivo principal da viagem seja o trabalho, é importante que o colaborador saiba equilibrar momentos de trabalho intenso com períodos de descanso. Estabelecer limites para evitar que o trabalho ocupe todo o tempo disponível ajuda a manter o foco e a produtividade. 

Aproveite as horas livres para descansar, dormir bem ou até explorar brevemente o local de destino. Sair um pouco de um comportamento 100% voltado ao trabalho pode ser benéfico tanto para o bem-estar pessoal quanto para a eficiência profissional.

8. Conectar-se com a cultura local de forma profissional 

Para os colaboradores que viajam para mercados internacionais, por exemplo, uma boa prática é se conectar de maneira respeitosa com a cultura local.

Esse movimento é importante para entender as expectativas culturais durante reuniões, estar atento às preferências e comportamentos dos clientes e parceiros, e até adaptar a comunicação conforme o contexto local. Mostrar interesse pela cultura pode ajudar a fortalecer o relacionamento profissional e transmitir uma imagem de respeito e compreensão.

Dica extra!

Já falamos anteriormente sobre como a tecnologia pode ajudar nas viagens corporativas, e por isso, você deve conhecer a nossa ferramenta SOL. 

O SOL faz todo o fluxo do processo de viagem corporativa, desde a compra da passagem, hospedagem até os devidos reembolsos. Todos os documentos ficam armazenados no software para maior facilidade do colaborador e maior segurança da empresa. 

As viagens corporativas precisam de uma prestação de contas estruturada, organizada e segura, afinal, envolvem despesas e por isso precisam de controle e atenção. 

Conheça o SOL e saiba tudo o que ele é capaz de fazer para transformar a sua gestão de processos! Você pode também agendar uma apresentação completa da ferramenta. 

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