O departamento de compras de uma empresa é o responsável pelas aquisições feitas na organização, das compras diretas às indiretas, todo esse processo é feito pelos profissionais de compras. Essa função exige responsabilidade e atenção, já que estamos lidando com gastos. Portanto, é preciso prezar pela segurança e confiança. Neste artigo, descubra 6 passos para ter uma gestão de compras transparente. 

As compras feitas por uma empresa entram em um processo, seja automatizado ou não, que exige organização, comprometimento e muita confiança. Com toda a certeza, lidar com os gastos da empresa não é uma tarefa fácil e responsabilidade é a palavra-chave para essa função. 

Você já leu por aqui sobre os riscos que o processo de compras pode encarar, é por isso a importância de fazer uma gestão inteligente, e principalmente, transparente. Continue lendo para entender quais são as medidas que podemos tomar para tornar o processo de compras mais transparente e confiável. 

6 formas de tornar a sua gestão de compras transparente

Na gestão de compras, é fundamental garantir ética, eficiência e credibilidade. Evitar desperdícios, reduzir riscos de fraudes e fortalecer o relacionamento com fornecedores e stakeholders. Adotar práticas claras e bem definidas permite decisões mais justas e rastreáveis. Confira a seguir 6 formas de tornar sua gestão de compras mais transparente.

1. Ter uma política de compras 

Estabelecer uma política de compras é um dos passos mais importantes quando o objetivo é fazer essa gestão se tornar mais transparente. Em resumo, uma política é uma série de normas e boas práticas que os profissionais devem tomar dentro da empresa. Deve ser bem pensada para evitar situações indesejadas, como fraudes. 

Cada departamento pode ter a sua própria, e inclusive são muito importantes a nível de compliance. É preciso ter regras e uma estrutura, além disso, ter uma política também é importante para manter o padrão e, consequentemente, qualidade nas entregas. 

2. Adotar critérios para a seleção de fornecedores 

Fazer uma boa pesquisa de fornecedores é premissa no departamento de compras. Ter uma boa relação com fornecedores, estabelecer parcerias e fazer bons negócios impactam positivamente o cliente final, o que aumenta o market share da empresa. 

Do contrário, não fazer uma boa seleção de fornecedores pode acabar impactando as entregas e o cliente final, pode manchar a reputação da marca no mercado. Busque sempre fornecedores de qualidade e que estejam alinhados com os valores da sua empresa. 

3. Realizar cotações com mais de um fornecedor 

Exceto em casos de contratos já estabelecidos com fornecedores de confiança, para ter uma gestão de compras transparente, uma das ações principais é fazer a cotação com mais de um fornecedor. Dessa forma, o comprador tem acesso a mais variedade e tem mais noção dos valores trabalhados no mercado. Ou seja, a tomada de decisão acontece em prol do melhor negócio analisando mais de uma opção. 

Assim, o departamento de compras não fica a mercê de conchavos. Quando feita dessa forma, a gestão de compras garante a lisura do processo. Mais controle, segurança e transparência. 

4. Estabelecer auditorias internas

Para garantir ainda mais a transparência da gestão de compras corporativas, as auditorias podem ajudar. Uma sessão de auditoria interna tem como objetivo verificar se os processos estão seguindo a regulamentação corretamente. 

Essa prática é uma espécie de fiscalização e serve também para identificar oportunidades de melhoria e garantir que os processos estejam acontecendo dentro das normas. 

5. Divulgar os relatórios de performance do departamento 

Ter acesso aos relatórios do departamento de compras é mais uma medida para aumentar a transparência da gestão de compras. Dessa maneira, outros departamentos e profissionais podem entender melhor que acontece em compras, além da diretoria, que pode tomar decisões estratégicas em relação aos processos de procurement da empresa. 

Disponibilizar esses relatórios significa colocá-los ao público da empresa, liberar o acesso, permitindo que mais profissionais tenham essas informações. É uma ação totalmente transparente, afinal, é no relatório que irá constar tudo o que foi comprado e os resultados. 

6. Adotar um software para gestão de compras

Para concluir, uma forma de colocar boa parte das ações citadas acima em prática é contar com um software para gestão de compras. Com essa ferramenta, o comprador vai poder: 

• escolher os melhores fornecedores;
• cotar com mais de um fornecedor e comparar preços;
• negociar em busca de um maior saving;
• centralizar as informações e tudo o que foi feito e por quem;
• centralizar o processo e fazer uma melhor gestão;
• fazer cotações automaticamente;
• gerar relatórios de desempenho automaticamente;
• reduzir burocracias e processos manuais;
• otimizar o tempo e aumentar a produtividade;
• aumentar a lucratividade da empresa. 

Esses são apenas alguns dos múltiplos benefícios que um sistema de compras corporativas pode gerar na sua empresa. Se você deseja mais inovação para o seu negócio, conheça o Saphira, o nosso e-procurement. Já transformamos as rotinas de várias empresas dos mais diversos segmentos. 

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