Cada vez mais as empresas entendem que o departamento de compras é muito mais do que um departamento burocrático, mas sim, estratégico. É por isso que fazer um planejamento de compras é importante, porque evita erros, gastos desnecessários e maus negócios. Neste texto você vai aprender o nosso guia prático para o planejamento de compras corporativas. 

Se nas nossas vidas já fazemos planejamentos quando queremos comprar certos itens, imagine a importância disso em uma empresa. As compras corporativas impactam diretamente na saúde financeira de uma empresa, o que envolve todos os outros departamentos. Gastar mais do que pode causa prejuízos sérios para a organização, por isso, é importante fazer um bom planejamento de compras. 

Quais são os benefícios do planejamento de compras?

Além de controlar melhor o orçamento, o planejamento de compras traz muito mais benefícios para o departamento e a empresa como um todo. Por ser um setor estratégico, fazer o planejamento vai proporcionar uma estrutura e um processo muito melhor, reduzindo os riscos. Você já tem bons motivos para entender a importância do planejamento, mas mostraremos mais:

• Garante que os produtos certos sejam comprados na quantidade certa;
• Reduz perdas de itens e materiais;
• Minimiza atrasos e paradas por falta de insumos;
• Alinha o fluxo de compras com o orçamento da empresa;
• Evita surpresas desagradáveis no financeiro;
• Fornece dados sobre consumo, sazonalidade, preços e tendências;
• Garante transparência e rastreabilidade das transações;
• Permite construir parcerias de longo prazo com fornecedores confiáveis.

E esses são só alguns dos muitos benefícios que um bom planejamento de compras pode proporcionar na sua empresa. 

O próximo passo é entender como você e sua equipe podem fazer isso de uma forma eficaz. Vamos te mostrar um guia prático para implementar na sua rotina.

Como fazer um planejamento de compras corporativas? 

Fazer um bom planejamento de compras exige que você leve em consideração, principalmente, os objetivos e metas da sua empresa. Dessa forma, as medidas a serem tomadas com o planejamento estarão alinhadas com a organização.

Defina uma política de compras 

Elaborar uma política de compras significa estabelecer regras e diretrizes próprias do departamento. Isso serve para que a equipe saiba exatamente o que fazer, tendo uma estrutura a seguir e que o resultado disso atenda aos objetivos da empresa como um todo. 

Esse é o primeiro passo para fazer um bom planejamento, já que com essas diretrizes é muito mais fácil delimitar e padronizar as funções, o que minimiza atitudes fora do esperado, fraudes ou inconsistências. Inclusive, é fundamental que essa política esteja acessível a todos. 

Faça um levantamento das compras 

Levante as informações sobre o histórico de compras. Quais itens tem mais recompra? Quantos têm menor recompra? Quais são os fornecedores mais frequentes e quais não são? Uma série de perguntas que precisam de respostas para que você e a sua equipe entendam a periodicidade. 

Tenha o registro dos insumos e das quantidades de insumos que cada setor precisa para funcionar plenamente. Dessa forma, o departamento de compras consegue se antecipar e entender o quê e o quanto vai precisar gastar.  

Defina um orçamento

O departamento de compras precisa de um orçamento definido. Isso vai fazer com que os profissionais tenham noção do que podem negociar, do quanto precisam buscar bons fornecedores, de confiança, para estabelecer negócios dentro daquele budget. 

As demandas precisam ser atendidas dentro daquele orçamento e a equipe precisa saber trabalhar com aquele limite de recursos, buscando o aumento do saving. 

Selecione os seus fornecedores

Pesquise e selecione os seus fornecedores considerando os melhores preços, qualidade, entrega pontual, boas condições de pagamento e prazo. Além disso, é importante considerar também o posicionamento do fornecedor e se estão alinhados com os propósitos da sua empresa. 

Determine métricas

Como saber que os seus esforços estão dando resultados? Estabelecendo métricas. Dessa forma, você e sua equipe de compras vão conseguir medir se o processo está performando bem. Estabeleça as suas metas e os indicadores para medir se você está conseguindo atingir seus objetivos.

Para isso, é fundamental entender o que, qual métrica, é importante para os objetivos do departamento de compras e para a empresa no momento. Lead time, saving, tempo entre negociação e fechamento, são exemplos de métricas importantes para a gestão de compras.

Conte com a tecnologia como aliada 

Um software de compras é a ferramenta mais indicada para tornar a gestão de compras mais eficiente. Com esse tipo de sistema, você vai poder automatizar processos, eliminar tarefas manuais e repetitivas o que aumenta a produtividade, poderá ter acesso às informações, ter mais transparência e segurança no processo. 

Além disso, um sistema de compras vai reduzir falhas e vai estruturar um processo. Mais organização, produtividade, segurança e transparência na sua área de compras, além de conseguir colocar em prática todo o seu planejamento de compras de forma mais fácil. 

Se você ainda não sabe por onde começar, conheça o nosso e-procurement, o Saphira. Nossa ferramenta de compras já transformou diversas empresas dos mais variados setores. 

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Conte com a gente. 

Até a próxima!