Automatização de processos é um assunto sempre em voga, ainda mais em tempos de IA, com toda a certeza, esse tema está sob o olhar das empresas. É por isso que, buscar a melhor forma de automatizar é um objetivo para muitas organizações. E para fazer isso, é preciso saber quais são os processos que precisam de automatização e contar com um bom software BPM. Neste artigo, você vai descobrir 5 processos que você deveria automatizar com um sistema BPM. 

Segundo um estudo da ABPMP (Associação de Profissionais de Gerenciamento de Processos de Negócios, 88% das empresas brasileiras têm uma área de BPM estruturada, e 54% já implantaram pelo menos uma ferramenta de BPM. Esse cenário indica uma adoção crescente de práticas de BPM, especialmente entre grandes corporações, visando otimizar processos e melhorar a competitividade.

Para que serve um sistema BPM? 

O sistema BPM (Business Process Management) serve para automatizar processos de uma empresa. Isso pode acontecer de inúmeras maneiras, por exemplo, em processos de produção industrial, reembolsos para os funcionários, demandas do departamento de Marketing. Ou seja, qualquer departamento que tenha um fluxo de trabalho, pode contar com a ajuda de um software BPM para automatizar esse fluxo. 

A automatização de processos ajuda a facilitar e otimizar as rotinas de trabalho, reduzindo trabalhos manuais e repetitivos, e consequentemente, os gargalos. O uso de um software BPM vai trazer muitos benefícios, como por exemplo:

– Mais organização: as informações ficam centralizadas em uma só ferramenta.

– Produtividade: os profissionais são avisados sobre quando precisam entrar em ação. 

– Controle: os processos são estruturados, organizados e ficam em fácil acesso.

– Redução de custos: o software automatiza os fluxos e zera a necessidade de retrabalho.

– Melhor tomada de decisão: como o BPM oferece relatórios para análise dos fluxos, é possível aproveitar esses dados para a melhorar a tomada de decisões.

5 processos para automatizar com um BPM

O sistema BPM é uma ferramenta mais versátil, que permite o desenho de fluxos para processos de vários tipos. Para mostrar um pouco da sua versatilidade, conheça 5 processos que você pode automatizar com um sistema BPM para facilitar a sua rotina de trabalho. 

1. Reembolsos

Reembolsos corporativos precisam de um processo muito seguro e estruturado. Para evitar erros, desvios e até fraudes, o melhor a se fazer é contar com um sistema no qual você e a sua equipe possam registrar tudo. Nesse caso, é possível estabelecer um fluxo para os reembolsos, começando por uma solicitação aberta pela pessoa que precisa do reembolso até as aprovações e o pagamento em si. 

Um exemplo dessa aplicação são as viagens corporativas. Quando esse tipo de evento acontece, o colaborador que viajar, eventualmente, pode se deparar com gastos acima do orçamento. É por isso que é preciso ter um fluxo bem desenhado para reembolsos, pois o colaborador precisa mostrar o quanto gastaram e receber o que precisa rapidamente. 

2. Contratação de colaboradores

Dentro de um software BPM é possível desenhar um fluxo com todas as etapas necessárias para a contratação de novos colaboradores. Dessa forma, fica muito mais fácil visualizar em qual etapa tais candidatos estão e quais as etapas futuras. 

3. Varejo

Já no varejo, com um BPM, você pode desenhar diversos tipos de fluxos. Um exemplo é sobre a questão de trocas de peças. Isso pode acontecer em vários tipos de loja, mas supomos que a sua tenha um grande número de trocas e neste momento não há processo para isso. 

Com um BPM, as informações de troca de peças ficam centralizadas, facilitando todo o processo, como identificação do cliente e necessidade. Aliás, em caso de várias franquias, é ainda mais importante manter uma unidade para que as informações não se percam. Sendo assim, o software BPM consegue dar conta desse tipo de processo, centralizando e organizando. 

4. Área comercial

No SOL, é possível criar fluxos de trabalho úteis para o departamento comercial, como por exemplo, o caminho que é preciso fazer com as prospecções até o fechamento da venda. A prospecção, negociação e o fechamento da venda são feitos dentro da ferramenta. 

Cada caso poderá ter o seu fluxo personalizado, com as tarefas mais minuciosas e possibilidades que podem acontecer. 

5. Timesheet

Um sistema BPM possibilita o uso também para controle de projetos dentro de uma empresa, entre eles, o Timesheet. O timesheet é um método de registro de horas trabalhadas por atividades. Muito usado para gerenciamento do tempo, ajuda a equipe a informar o que foi realizado de forma simples e fácil. 

Com o uso do BPM, é possível que a própria equipe aponte as horas trabalhadas. O sistema garante a conformidade de informações com alertas de atraso, inclusive, para gestores.

Como saber se os seus processos precisam de um sistema BPM?

Você, provavelmente, já percebeu sinais de que seus processos poderiam ser mais eficientes se já lidou com alguns sinais, como: atrasos recorrentes, retrabalhos, falta de visibilidade do andamento das atividades ou dificuldade em medir resultados. Esses são indicativos claros de que os processos da sua organização podem estar desalinhados. Se a tomada de decisões depende de planilhas espalhadas ou de informações que demoram a chegar, é hora de considerar uma ferramenta de BPM para trazer mais controle, padronização e transparência às operações.

Um software BPM vai além da automação: ele permite mapear, analisar, monitorar e otimizar continuamente seus processos. Sendo assim, em vez de reagir aos problemas, você passa a atuar de forma proativa, identificando gargalos e oportunidades de melhoria em tempo real. Se a sua empresa está crescendo, lidando com alta complexidade operacional, implementar um BPM é uma necessidade estratégica.

E se você não sabe por onde começar, nós podemos te ajudar. O SOL, o nosso sistema BPM, já ajudou diversas empresas dos mais variados segmentos de mercado a transformarem os seus processos. Com certeza a sua empresa terá muito mais produtividade, transparência e agilidade nas rotinas de trabalho. 

Conheça o SOL e agende uma apresentação completa da ferramenta com os nossos especialistas. 

Estamos prontos para te ajudar. 

Até a próxima!