A área de compras de uma empresa lida todos os dias com várias siglas em seus processos. Neste texto, você vai entender melhor mais 3 siglas, que fazem parte da rotina de compras e negociação com fornecedores. RFP, RFI e RFQ: o que significam em compras? 

Cada sigla representa uma etapa dentro do processo de compras, mais especificamente, são etapas de negociação com os fornecedores. Todas essas etapas dizem respeito à relação com os fornecedores.  

O que é RFI? 

RFI, Request for Information, é o pedido de informações. Trata-se de um documento, um formulário, enviado pela empresa compradora ao fornecedor solicitando uma descrição do produto ou serviço e do próprio fornecedor. A partir disso, fica mais fácil organizar as informações de quem atende melhor a sua necessidade e, dessa forma, tomar uma decisão.  

A RFI é o primeiro passo, porque, se houver algo importante que não atenda às necessidades ou que não condizem com o que está sendo procurado, o comprador já retira essa opção de fornecedor e pode buscar outro mais adequado sem perder muito tempo.  

O que é RFP? 

RFP, Request for Proposal, ou pedido de proposta é um documento com a solicitação de proposta de valor. Ou seja, nessa etapa é preciso apresentar o projeto ao cliente, detalhando o que será preciso e os prazos.

Esse documento serve para analisar a capacidade técnica e de entrega do fornecedor e assim escolher o melhor. A diferença entre RFI e RFP, é que a RFP é mais detalhada, sendo esta usada mais como um documento final.   

O que é RFQ? 

RFQ, Request for Quotation, ou pedido de cotação é um documento que tem como objetivo avaliar o preço do produto ou serviço do fornecedor.  

Portanto, o fornecedor vai detalhar o que oferece e quanto custa cada parte do que está oferecendo, para então o comprador entender tudo o que envolver essa aquisição e tomar a sua decisão. Além disso, prazos, formas de pagamento e condições.  

Quais informações devem estar na RFP, RFI e RFQ? 

Elaborar esses documentos de forma eficiente e fiel à realidade é uma das melhores formas de estabelecer uma boa relação com os seus fornecedores. Como vimos anteriormente, cada fase precisa de informações diferentes, mais gerais, aprofundadas e sobre os valores. Sendo assim, é preciso estabelecer alguns pontos para a elaboração desses documentos.  

 Mantenha um padrão  

Os documentos precisam ter uma padronização, isso serve para que nenhuma informação relevante seja esquecida. Lembre-se: padrão é sinônimo de qualidade. 

Centralize as informações  

As informações de compras precisam de organização e centralização para serem acessíveis. Para estabelecer uma boa relação com os fornecedores, é preciso de um único canal para evitar ruídos e perda de informação. Nesse caso, é o departamento de compras o responsável.  

Use tecnologia 

A tecnologia sempre pode ser uma aliada, e aqui, ela é a responsável por facilitar e agilizar o trabalho. Com tudo centralizado em um sistema de compras, por exemplo, fica muito mais fácil extrair as informações corretas e evitar trabalhos manuais e repetitivos. 

Uma boa forma de começar é contando com um sistema de compras, que vai ajudar com boa parte das informações que você pode precisar para elaborar RFI, RFP e RFQ. 

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