Entenda o que é o fluxo de trabalho e dicas de como estruturá-lo

O fluxo de trabalho pode ser um processo ou uma forma de organização, as duas definições estão corretas, já que um processo nada mais é do que uma sequência de tarefas em prol de uma entrega, e que, portanto, precisa de uma organização. 

Ter processos bem estruturados e organizados é importante para que os funcionários envolvidos não fiquem sobrecarregados e perdidos dentro de seus escopos. 

Grande parte do tempo da equipe acaba se voltando para a organização e verificação dos status das atividades – o que gera um desperdício de produtividade. Ao estruturar melhor esse fluxo, menos tempo é perdido.

Qual a importância do fluxo de trabalho? 

Em qualquer processo, dentro do dia a dia do trabalho, é necessário ter uma ordem lógica, uma sequência que guia as tarefas naquele processo. A isso, chamamos de fluxo de trabalho, a organização das etapas do início até o final, com todas tarefas necessárias para a conclusão. 

Um workflow bem construído passa por algumas etapas de construção, e para dar o pontapé inicial é necessário colocar como guias 3 principais pontos:

• Planejamento
• Desenvolvimento
• Aprovação

Tendo esses 3 pontos como guias, fica mais fácil traçar as tarefas necessárias e seus responsáveis, além dos seus prazos. Um workflow deve mostrar o começo e o fim de cada tarefa. Desse modo, você pode começar o desenho do fluxograma. 

Essa parte gráfica ajuda na visualização geral daquele projeto a ser feito, fica mais fácil ter controle e garantir que nenhuma parte se perca. 

Primeiramente, é preciso entender como dar o pontapé inicial para construir esse fluxo e em seguida entender o que cada elemento do desenho de fluxograma representa. 

O que levar em consideração para construir um fluxo?

O primeiro passo para construir um diagrama de fluxos, é ter em mãos uma lista com todas as atividades a desenvolver, os responsáveis, os prazos e o que deverá ser entregue. 

Esse mapeamento vai ajudar também a identificar possíveis gargalos e melhorias. 

Além disso, identificar onde o processo começa e onde termina é crucial, pois envolve o resultado esperado em cada uma das etapas.

Agora, chegou o momento de entender os significados dos principais símbolos do fluxo. 

Quais são os significados dos símbolos do fluxo BPM? 

Os símbolos do workflow tem um padrão de acordo com a BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma metodologia para desenhar fluxos empresariais e processos de trabalho em diagramas. Esses diagramas ajudam os gerentes e analistas a terem uma visão mais clara das etapas e do que é esperado. 

Para começar a desenhar um fluxo, você precisa entender o que os principais símbolos representam.

São mais de 100 símbolos da BPMN, separamos alguns para exemplificar. Esse método em geral se encaixa melhor em processos mais complexos. 

O diagrama na notação BPM ainda pode contar com raias, como o desenho de uma piscina olímpica. Essas raias são caixas retangulares que representam os estágios e/ou setores do negócio. 

Por exemplo, na área de Marketing você pode ter fluxo de um lançamento de produto, que terá como raias a área de planejamento, comunicação, eventos e dentro dessas raias terão as etapas com os símbolos listados mais acima. 

O impacto do workflow na produtividade e tomada de decisões

Em seu texto, ‘’A cultura da produtividade’’, o CEO da Pix, Ilan Goldman, indaga a postura dos gestores em relação a erros e informações e como lidar com uma equipe que possa ser cada vez mais produtiva – e isso envolve um bom planejamento e preocupação com melhorias para o desempenho do trabalho.

A tomada de decisão está diretamente ligada a um bom planejamento, que será feito de forma muito mais assertiva quando se conta com tecnologias que facilitam o fluxo de informações e potencializam a produtividade. 

O desenho de fluxo é a parte gráfica do caminho que a produtividade deve fazer em prol de uma entrega e um objetivo final. A automatização e a organização faz tudo ficar mais fácil. 

Dentro de um software de workflow, é possível guardar informações e há a garantia de produtividade, que impacta em uma tomada de decisão mais precisa. 

O SOL, sistema BPM desenvolvido pela Pix, é um exemplo de automatização que gera impacto positivo nas empresas que contam com a solução. 

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