Ao final do processo de compras, quando os itens são recebidos, iniciamos outro processo: o de estocagem. Em seguida, nesse próximo passo que é o do estoque, os suprimentos precisam de um armazenamento seguro e organizado, e essa é uma missão que exige profissionais capacitados e boas ferramentas de gestão. A partir daqui você vai entender como organizar o seu estoque com dicas simples, que você e sua equipe podem implementar.  

Organizar o estoque é prevenir desperdícios, compras desnecessárias, gastos fora do planejamento, entre muito contratempos que podem acontecer sem uma boa gestão. Além disso, imagine ficar desabastecido de algum item essencial para a sua produção? Isso causaria um transtorno que poderia impactar o cliente final. Uma vez que o estoque está organizado e é atualizado no momento certo, mais adequado será todo o seu processo de compras e de armazenamento.  

Considerando a equação total, quanto mais organização, produtividade e clientes satisfeitos, maior será a lucratividade. Portanto, organizar o estoque é pensar também em vantagens competitivas. 

5 formas de organizar o seu estoque  

Para colocar em prática essa organização, implemente os seguintes passos na sua gestão: 

1. Defina as responsabilidades de cada um  

Em qualquer gestão é importante que os profissionais da equipe entendam quais são as suas funções, o que está no seu escopo, o que precisa estar sob sua responsabilidade. Ao ter isso bem definido, a equipe consegue trabalhar melhor, com mais organização e tranquilidade, podendo prestar suporte uns aos outros quando necessário. Dessa forma, evita-se sobrecarga e insatisfações internas.  

Sendo assim, para ter um ambiente de trabalho mais harmônico, treine e capacite a sua equipe. Essas medidas são importantes para criar base de conhecimento e facilitar a rotina de trabalho. 

2. Faça o inventário periodicamente 

O inventário é a relação de todos os itens que estão armazenados no estoque, por isso é tão importante fazer essa atualização periodicamente. É preciso saber o quanto ainda tem de cada item/material, o quanto foi consumido, o quanto preciso recomprar, ou seja, uma série de medidas podem ou não ser tomadas de acordo com o inventário.  

Além disso, é dessa forma que você poderá fazer um planejamento melhor e evitar transtornos. Para ter um estoque organizado e e eficiente, faça o inventário de tempos em tempos, sem espaços de tempos longos entre um período e outro. 

3. Implemente o método FIFO 

Você já ouviu falar no método FIFO? Essa técnica funciona da seguinte forma: os itens mais antigos que estão no estoque precisam ser consumidos mais rápido do que os itens mais novos, que chegaram há pouco tempo.  

Esse método tem o objetivo de evitar que produtos sejam descartados antes de seu consumo, evitando que produtos percam a validade. Apesar de ser mais comum em empresa do ramo alimentício ou HPPC (higiene pessoal, perfumaria e cosmética), é possível adaptar para outros mercados com o intuito de prevenir o desperdício.  

4. Trabalhe com planejamento 

Ter um planejamento é, de modo geral, regra básica para qualquer departamento em qualquer empresa. É dessa forma que a sua equipe consegue organizar melhor os itens, saber o quanto e o que precisa de reposição, as quantidades certas para evitar exageros ou desabastecimento. O planejamento do estoque começa lá no planejamento de compras, já que são áreas que andam muito próximas, e uma complementa a outra. 

5. Invista em tecnologia 

Por fim, avalie a implementação de uma ferramenta que cuide do seu estoque automatizando o trabalho manual e permitindo que você e a sua equipe não percam mais tempo com processos repetitivos. Com um software, é muito mais fácil fazer o controle, atualizar o inventário, além de poder acionar a reposição dos itens de forma automática.  

Investir em tecnologia vai fazer com que um trabalho que antes era manual e podia lidar com vários erros e desgastes, se transforme em um processo muito mais simples, seguro e organizado.  

Para fazer toda a sua gestão de compras e gestão de estoque, conte com o Saphira e-procurement e o módulo Stock. Com esses dois trabalhando juntos, a sua empresa irá ver a lucratividade e a produtividade aumentar exponencialmente.  

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