Em qualquer empresa deve existir uma gestão interna, que vai determinar o modo como aquela empresa trabalha. Certamente, isso tem grande impacto na entrega do produto ou serviço ao cliente final. Em resumo, a gestão interna tem impacto direto na lucratividade da empresa, e por isso, é preciso saber como fazer essa gestão de forma eficiente.

A gestão interna de modo geral é um dos pilares de uma boa governança e é o que vai garantir uma boa entrega. Segundo o CEO da Pix, Ilan Goldman, em seu texto Entregando o que promete: ‘’Praticamente o que uma empresa faz é realizar entregas, seja proveniente de demandas de clientes internos ou externos.’’ Essas entregas são o resultado de todo o processo, que uma vez bem feito, terá sucesso.

A gestão de processos internos é um conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para otimizar os fluxos de trabalho dentro de uma empresa. Seu objetivo principal é aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade das operações, além de reduzir custos e retrabalhos.

O que são os processos internos?

Os processos internos de uma organização são aqueles que não necessariamente estão diretamente ligados ao core business da empresa, mas também às atividades que garantem o funcionamento da mesma. Como por exemplo, a contratação ou demissão de um funcionário, as atividades do departamento de TI, entre várias outras ações.

Esses processos podem ser simples, como responder a um e-mail, ou complexos, como desenvolver um novo produto. Seja lá qual for, o objetivo de um processo interno bem estruturado é sempre aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos resultados, otimizar o tempo e uso dos recursos e permitir a melhoria contínua.

Quais os benefícios de fazer uma boa gestão interna?

Os benefícios de fazer uma boa gestão interna de processos são muito abrangentes e impactam diferentes frentes dentro da organização. Algumas das vantagens são:

• O aumento da produtividade;
• Redução de custos, ou seja, a diminuição de retrabalhos e erros;
• Melhora na qualidade já que há a padronização de atividades e implementação de controles de qualidade;
• Aumento da satisfação dos clientes internos e externos, entregando produtos e serviços com prazos mais curtos e qualidade superior;
• Melhora do clima organizacional, já que há maior clareza nas responsabilidades e comunicação entre os colaboradores.

E muitos outros benefícios são notados ao cuidar da organização interna de processos e demandas. Além disso, é importante ressaltar mais uma vez que todas essas vantagens são importantes e causam impacto na lucratividade da empresa.

Porém, uma dúvida muito pertinente para alguns gestores é como começar a fazer essa gestão. Por onde começar? Quais as principais medidas? A gente te explica!

5 formas de melhorar a gestão interna de processos

Mapear os processos

O primeiro passo é ter em mãos tudo que é feito atualmente na empresa. É importante olhar para tudo o que já existe e como acontece, e como o fluxo é construído.

A partir desse mapeamento fica mais fácil entender onde estão os gargalos e os pontos de melhoria.

Analisar criticamente os processos

Uma vez com os processos mapeados, é hora de analisar minuciosamente cada etapa. Para isso, considerar a opinião dos colaboradores envolvidos é muito útil, já que por esse caminho, vários insights são obtidos.

É importante questionar cada parte dos processos, avaliar se agregam valor, se são eficientes e se estão de acordo com os objetivos da empresa.

Além disso, também é fundamental identificar os pontos de ineficiência, retrabalhos e desperdícios de tempo para ajustar e otimizar os recursos da empresa.

Definir objetivos e metas

Certamente, um dos passos essenciais para melhorar a gestão interna de processos é traçar os objetivos e metas disso tudo. O gestor deve estabelecer metas claras e, principalmente, mensuráveis para cada processo, alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.

Para isso, deve-se utilizar indicadores de desempenho, os famosos KPIs para acompanhar o progresso e perceber as áreas que precisam de melhorias.

Os KPIs podem ser definidos de acordo com o que é importante para a empresa, por exemplo, a receita da empresa, a retenção de clientes, nível de rotatividade dos funcionários, market share, entre outros.

Estimular a comunicação interna

A comunicação interna é indispensável em qualquer empresa. É difícil imaginar uma empresa que funciona sem os funcionários saberem o que está acontecendo, sem que tenham uma visão a cerca do próprio lugar onde trabalham.

A falta da comunicação interna implica no distanciamento entre o funcionário e a empresa, por isso, é um risco deixar isso de lado.

Promova reuniões periódicas para discutir processos, compartilhar ideias e buscar soluções para problemas. Mantenha um canal de comunicação aberto e transparente para toda a equipe.

O que pode ajudar também é contar com ferramentas de comunicação online como chats, redes sociais corporativas e intranet são exemplos que facilitam a colaboração e o compartilhamento de informações.

Automatizar as tarefas repetitivas

Identificar tarefas manuais e repetitivas faz parte também da análise dos processos. Uma vez identificadas, o próximo passo é entender quais dessas atividades que desperdiçam tempo podem ser automatizadas.

Posteriormente, procurar algum software de automação que otimize o fluxo de trabalho e libere tempo para atividades mais estratégicas.

Qual tipo de software é apropriado para a gestão de processos?

A melhor ferramenta para gestão e automação de processos é, com certeza, o software BPM.

Mesmo que sejam adotados outros sistemas mais simples, só um BPM consegue arcar com todas as demandas que uma gestão de processos requer. Tudo porque com essa ferramenta, é possível automatizar tarefas, identificar gargalos, notificar a equipe, ter acessos a relatórios e muito mais.

O BPM geralmente é mais robusto, ou seja, mais completo para os gestores conseguirem fazer a gestão interna e também externa, tudo de acordo com o que for necessário.

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