Uma das grandes preocupações no mundo corporativo é a gestão de contratos. No departamento de compras, é imprescindível ter o controle dos contratos em relação aos materiais e serviços contratados. Os contratos envolvem uma série de partes que dizem respeito diretamente aos gastos da empresa, por isso, esse assunto é um ponto que precisa de total atenção.

A gestão de contratos em compras precisa contemplar todo o processo estratégico de administrar as etapas relacionadas à aquisição de materiais, serviços e produtos. Isso envolve desde a fase inicial de planejamento e negociação até a execução, monitoramento e encerramento do contrato.

Essa gestão é fundamental para garantir que uma organização opere de maneira eficiente e econômica.

A automação da gestão de contratos

Muitas empresas ainda cuidam dos seus contratos com os fornecedores por meio de planilhas. E depender de planilhas não é o processo mais seguro do mundo.

Pelo contrário, as planilhas podem ocasionar erros, falta de controle, falta de atualização em tempo real, limitações da própria ferramenta como a impossibilidade de rastreamento, perda de prazos

A gestão de contratos é uma função que exige um nível de automação, já que, prazos, pagamentos e fornecedores estarão envolvidos. Esse processo não é simples para fazer manualmente, e contar com um ERP provavelmente não irá contemplar o que é necessário, já que, é mais generalista, pouco flexível e, geralmente, mais difícil de usar.

Logo, a prática da gestão de contratos precisa contar com sistemas que facilitem esse trabalho, por exemplo.

A importância da auditoria na gestão de contratos no departamento de compras

Um software para gestão de contratos toca em um ponto muito caro para as organizações, que na verdade, é uma das grandes razões para se investir em inovação: a auditoria.

Como as ferramentas registram os processos e geram relatórios, é muito mais garantido que aquele processo será auditável. Considerando ainda que o caso do departamento de compras lida com dinheiro, gastos e lucratividade, não ter sistemas próprios para essa demanda significa correr riscos.

Por isso, fazer todo o processo, começando pelo departamento de compras com as aquisições e negociações junto aos fornecedores até toda a gestão de contratos por um software que cuide disso, é fundamental.

Quais são os benefícios de um software para gestão de contratos no departamento de compras?

Na área de compras, temos um fluxo muito grande de informações e valores, pois é a área que lida diretamente com gastos. É exatamente por isso que fazer uma gestão completa dos contratos é tão importante.

Conheça alguns benefícios importantes da gestão de contratos:

Evita custos desnecessários

Como dito anteriormente, a área de compras lida com dinheiro e fazer a gestão de contratos implica no acompanhamento dos pagamentos.

Um dos problemas mais recorrentes, é o pagamento duplicado ou a perda de informações referentes às parcelas pagas de algum material ou serviço. Por isso, para evitar gastos desnecessários como esses, é importante fazer o acompanhamento dos contratos. Esse acompanhamento é chamado de ‘’medição’’.

Além disso, a gestão de contratos evita multas por atrasos, inadimplência ou descumprimento de cláusulas, protegendo o caixa da organização.

Prazos cumpridos

Acompanhar o andamento dos contratos garante o cumprimento dos prazos de entrega dos materiais e serviços requisitados. Isso evita atrasos, que impactam negativamente na produtividade e nas metas da empresa.

Boa relação com os fornecedores

A gestão transparente e profissional dos contratos gera confiança entre a empresa e seus fornecedores, o que constrói parcerias duradouras e mutuamente benéficas.

Auditoria e transparência

Sinônimos, a auditoria e transparência da gestão de contratos são plenamente realizadas quando esse processo conta com automação.

Sem automação, a empresa encontra dificuldades para monitorar o cumprimento das cláusulas dos contratos.

Evita falhas e inconsistências

Ao adquirir uma ferramenta específica para gestão de contratos, fica muito fácil coletar e analisar dados.

Com esses dados, é possível identificar desvios em relação às metas e tomar medidas corretivas quando necessário, buscando sempre otimizar o desempenho do contrato e alcançar os resultados esperados.

Agora que você já sabe o porquê de ter uma ferramenta para gerenciar os contratos da sua área de compras, conheça o Saphira e o módulo de Gestão de Contratos.

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