No dia a dia de qualquer pessoa há a necessidade de manter uma organização nas tarefas, por exemplo, a hora de preparar os alimentos para a semana, quais as quantidades, quando lavar as roupas, quando organizar o guarda-roupa. Tudo isso faz parte de processos que organizam o cotidiano de alguém, assim é nas empresas também. 

Se na vida individual é preciso ter organização, em uma empresa muito mais. São diversos departamentos que precisam de uma boa estrutura e gerência para que o trabalho flua. 

 

O que é a gestão de processos?

Para entender como fazer a gestão de processos de forma segura, primeiro é importante entender o que é a gestão de processos.  

A gestão de processos é o conjunto de métodos para organizar, controlar e garantir a qualidade das tarefas organizacionais. É como se fosse um mapa detalhado de todos os caminhos que um trabalho percorre dentro da organização, desde o início até o fim.

Com essa gestão, é possível identificar gargalos e pontos de melhoria, o que mantém os processos alinhados aos objetivos estratégicos da empresa. Quando os gestores conseguem ter uma visão clara do negócio e conduzir o trabalho, isso já causa impacto na lucratividade. E para fazer esse controle de forma segura, é importante estruturar algumas etapas importantes. 

Como fazer a gestão de processos de forma segura?

A gestão de processos é um conjunto de medidas em que o gestor é o principal responsável por garantir que tudo esteja alinhado. A equipe também tem a responsabilidade de seguir um planejamento definido e condizente com a gestão. 

Para fazer uma gestão de processos de forma segura é importante, primeiramente, identificar os processos da empresa, dos mais simples aos mais complexos. Após isso, analisar cada processo e as etapas que existem em cada um deles para identificar possíveis ineficiências e oportunidades de melhoria. 

Com essas informações em mãos, o gestor deve pensar em remodelar os processos para que os mesmos funcionem do modo ideal, com o objetivo de alcançar a maior eficiência e produtividade. O próximo passo é, então, implementar as melhorias identificadas. 

O monitoramento constante do desempenho dos processos, coleta de dados e indicadores para avaliação é o passo que mantém tudo o que foi planejado e estruturado antes. É monitorando que é possível garantir que exista sempre um esforço voltando à melhorias e otimizações. 

 

Mas como garantir que esses passos sejam seguros?

Uma das preocupações de todo gestor é estar em dia com as normas de compliance. Os processos devem passar por auditoria para garantir que tudo está dentro do que foi planejado previamente pela empresa. 

Fazer isso manualmente, por meio de planilhas ou outra ferramenta que não conte com histórico, controle por pessoa e relatórios podem ser imprecisos e colocar em risco a integridade dos processos. 

Para uma gestão de processos eficiente e segura, um software BPM (Business Process Management) é uma das  ferramentas mais indicadas e utilizadas. 

O BPM é uma ferramenta robusta, que consegue estabelecer fluxos de trabalho, organizar as demandas por responsáveis, garantir os prazo, além de ter um registro do histórico e oferecer dados para análise. Tudo é controlado e registrado por um único sistema, que a equipe inteira pode usar. 

 

Quais as vantagens de contar com um BPM para fazer a gestão de processos?

• Mais eficiência: 

Eliminando atividades manuais, burocráticas e desnecessárias. Um software BPM otimiza o fluxo de trabalho, portanto, traz mais eficiência para a equipe. 

• Redução de custos: 

Com a automatização, menos tempo e menos erros acontecem, já que a ferramenta evita esse tipo de prejuízo. Quando não há desperdício nem retrabalho e os funcionários podem otimizar seu tempo em atividades mais estratégicas, a empresa vê uma redução dos custos. Em síntese, mais produtividade é igual a menos custos. 

• Mais qualidade: 

Uma ferramenta tem como premissa a padronização dos processos e também de tarefas. Como consequência, essa padronização é o que garante a qualidade das entregas, já que todas irão segui-la. 

Além disso, é possível analisar o desempenho por meio de relatórios e índices de desempenho por meio do software BPM, o que garante mais ainda o controle e a qualidade. 

Mais uma vantagem é que com a padronização e o monitoramento, que resultam em mais qualidade, o cliente final fica mais satisfeito com a entrega do produto ou serviço. 

• Maior agilidade: 

Além de agilizar os processos com a automatização e aumentar a produtividade. Contar com um software BPM também permite a tomada de decisões mais rápidas, respondendo de forma mais eficiente às mudanças do mercado.

Essas são algumas das várias vantagens possíveis quando uma empresa adquiri um software BPM.

Confira nosso artigo que explica melhor o que é um sistema BPM  para entender mais o poder dessa ferramenta na gestão de processos. 

E se você não conhece algum sistema desse tipo, nós te apresentamos o SOL BPM, que é totalmente desenvolvido por nós. O SOL já ajudou diversas empresas pelo Brasil e pode ajudar a sua também! Transforme a gestão dos processos e aumente a produtividade da empresa! Entre em contato conosco para saber mais.