A gestão de demandas é uma atividade extremamente importante para a rotina de uma equipe e da organização como um todo. Sem essa gestão, os funcionários ficam sem referência de prioridades e acabam se sobrecarregando. Confira nesse artigo, 4 passos para fazer uma boa gestão de demandas.

Tudo começa com a necessidade de estabelecer uma organização, um fluxo para solucionar as demandas da melhor forma possível. 

Gerenciar demandas de forma eficaz pode aumentar a eficiência operacional, melhorar a satisfação do cliente e otimizar os recursos. Se você deseja aprimorar a gestão de demandas da sua organização, continue lendo o nosso artigo.

 

O que é a gestão de demandas? 

A gestão de demandas é a organização das tarefas de uma equipe. Fazer essa gestão começa pela identificação das tarefas, e depois a definição estratégica das prioridades, prazos, escopos e quem serão os responsáveis por cada demanda. 

Isso pode incluir demandas de clientes, projetos internos, necessidades de recursos, ou qualquer outra tarefa para garantir o bom funcionamento da empresa.

Os próprios membros da equipe também precisam se autogerenciar para entregar as demandas dentro do prazo estabelecido e com qualidade. É preciso criar a responsabilidade de organizar suas próprias demandas e tempo individualmente.

As demandas podem ser internas ou externas:

Internas: são solicitações internas da empresa para uma equipe, podem ser demandas sobre recursos, treinamentos, questões operacionais ou organizacionais.

Externas: vêm de fora da organização, ou seja, de parceiros, fornecedores e clientes. Requisitos do cliente, projetos de parceria, feedback do mercado são exemplos.

 

Qual a importância de fazer uma boa gestão de demandas?

Quando a gestão de demandas é bem estruturada, vários benefícios são observados como o aumento da produtividade, qualidade das entregas e equipe alinhada. 

Se isso não acontecer, algumas dificuldades e prejuízos podem ocorrer. Leia abaixo alguns dos obstáculos superados quando a área faz uma boa gestão: 

• Sobrecarga e ociosidade entre as pessoas da equipe ao não dividir bem as tarefas;
• Exaustão, que pode levar à Síndrome de Burnout;
• Maior propensão a erros e atrasos, que causam o descontentamento dos clientes;
• Retrabalhos e aumento dos custos;
• Reputação comprometida. 

Esses são só alguns exemplos dos percalços que podem acontecer ao não fazer a gestão de demandas adequadamente. 

Para evitar situações como as descritas acima, a gente te mostra 4 passos essenciais para fazer uma boa gestão de demandas. 

 

Os 4 passos para fazer uma boa gestão de demandas

1. Classificação das demandas

O primeiro passo para uma boa gestão é identificar claramente quais são as demandas da sua empresa. Isso pode incluir solicitações de clientes, projetos internos ou necessidades de mercado. 

Após a identificação, é importante classificá-las com base em sua urgência e importância. Use categorias como “alta prioridade”, “média prioridade” e “baixa prioridade” para ajudar na organização e no planejamento.

2. Comunicação com a equipe

O segundo passo é a comunicação. Ter uma comunicação fluida com a equipe e outros atores envolvidos é um fator-chave na gestão de demandas. 

Mantenha uma conversa clara e aberta com todos os envolvidos, incluindo membros da equipe, clientes e partes interessadas. Utilize reuniões regulares, relatórios de progresso e atualizações para garantir que todos estejam informados e engajados no processo.

3. Utilizar um sistema para a gestão de projetos e demandas

Ao utilizar um software para gestão de demandas, a organização como um todo observará, na prática, muito mais eficiência. Essa tecnologia possibilita automatizar processos que antes eram manuais para diminuir tempo e aumentar a produtividade. 

Quando uma equipe depende de várias ferramentas, não há uma unidade de trabalho e a organização fica prejudicada. Ao invés de perder tempo unindo todas as informações de ferramentas diferentes, o melhor é contar com um único que consegue concentrá-las todas no mesmo local. 

Um software também vai garantir que as entregas estejam no prazo, avisando sobre os status para cada colaborador envolvido. 

Um exemplo de ferramenta é o software BPM, que atua controlando o fluxo de tarefas e atividades entre diferentes departamentos e sistemas. Confira nosso artigo que explica o que é um software BPM e por que é necessário? Se você ainda não conhece uma ferramenta BPM, saiba mais sobre o SOL aqui. 

4. Avalie o progresso

A análise dos resultados da área é um passo imprescindível para a gestão de demandas. Não existe como melhorar o desempenho sem saber o que melhorar. 

Estabeleça métricas e indicadores de desempenho para avaliar a eficácia do gerenciamento de demandas, realize revisões periódicas e ajuste o planejamento conforme o necessário para lidar com mudanças.

Seguir esses passos para uma boa gestão de demandas pode transformar a forma como sua empresa lida com solicitações e projetos. 

Avalie o seu cenário e implemente essas estratégias para ver os resultados acontecerem. Lembre-se que a tecnologia é um aliado muito eficiente em todo o processo de gestão de demandas. 

Que tal conhecer mais sobre a nossa ferramenta de BPM? Saiba mais sobre o SOL aqui e continue acompanhando o nosso Blog. 

Até a próxima!