O POP, Procedimento Operacional Padrão, é um documento com toda a descrição de um processo, ou seja, é um roteiro, um manual de instruções para uma tarefa. Neste artigo, a gente mostra como o POP ajuda na gestão de processos. 

Como dito anteriormente, o POP é um documento que contém a descrição detalhada de um processo. Esse documento permite que qualquer colaborador entenda o que fazer. Isso facilita o desempenho do trabalho, simplificando o treinamento, além de evitar problemas de execução. 

O POP tem como principal objetivo garantir a qualidade do trabalho com a padronização dos processos, minimiza retrabalhos e erros na operação. 

Como fazer o POP?

Antes de entender como fazer o POP, é preciso destacar que esse documento deve estar sempre visível para quem for fazer as tarefas necessárias, deve estar no local onde o funcionário desempenha as funções. O colaborador precisa ver e entender o POP facilmente. 

O primeiro passo para criar um POP é fazer um planejamento do documento, com os objetivos definidos, os responsáveis envolvidos e os critérios para utilizar. Além disso, é preciso escolher o formato do POP, que pode ser em checklist, fluxograma ou outros tipos de passo a passo. 

Logo após isso, chegou a hora de estruturar o POP e colocar as informações necessárias no documento: o que cada processo da atividade exige, os pontos críticos e o que fazer. 

Para escrever um POP é preciso seguir alguns passos, o documento precisa conter algumas informações indispensáveis, tais como: 

• Dados do procedimento, como o título e identificação;
• Data de criação;
• Responsáveis envolvidos;
• Objetivo;
• Ferramentas e recursos necessários para o procedimento; 
• Passo a passo;
• Padrões de qualidade; 
• Indicar se houver revisões.

Esses são os principais pontos que um POP deve apresentar em seu escopo. Quanto mais detalhamento, mais completo e fiel à prática será o documento. 

O POP também deve prever alguns imprevistos possíveis dentro do processo, para em caso de acontecer, o responsável saber o que pode fazer. 

Qual a importância do POP? 

O POP tem o grande objetivo de padronizar as tarefas, o que reflete na qualidade das entregas, e é por isso que esse documento é tão importante para a gestão de processos. Uma vez que existe essa padronização, fica muito mais fácil gerir a equipe e os responsáveis, pois há uma base de conhecimento que apoia os processos. 

As informações do POP educam os responsáveis em relação a rotina de trabalho, além é claro de facilitar treinamentos quando novos colaboradores chegam. Essa, inclusive, é mais uma facilidade de se ter um POP disponível. Em casos de alta rotatividade, o POP ajuda a otimizar a curva de aprendizagem de novos funcionários. 

O POP também ajuda muito na comunicação e na produtividade, pois já que existe um detalhamento do que precisa ser feito, ruídos na comunicação são minimizados. O passo a passo está ali, de fácil acesso e entendimento para quem precisar. 

Para cada tipo de organização, empresa ou indústria, um tipo de POP será mais adequado. É necessário observar quais informações serão indispensáveis e qual formato será mais efetivo no dia a dia de trabalho. 

Um outro ponto importante, é que esse conjunto de informações permite a identificação de gargalos e, consequentemente, melhorias para o processo. Porém, para isso acontecer na prática, é preciso monitorar o desempenho desse POP. Só assim é possível entender melhor os processos e garantir que estarão sempre atualizados e alinhados com os objetivos da empresa. 

Como o POP pode ser implementado na gestão de processos? 

Uma das aplicações do POP é via software de gestão de processos, como o sistema BPM. Esse tipo de ferramenta tem como objetivo ajudar na gestão de tarefas, fluxos de trabalho, organização e produtividade. 

Nesse local, os POPs podem ser implementados, facilitando assim o fluxo de trabalho e ocasionando os benefícios que vimos ao longo deste artigo. 

Ter um bom software BPM será mais uma estratégia de aumentar a produtividade, e se você ainda não sabe como começar, nós te apresentamos o SOL BPM – o nosso sistema de gestão de processos 100% desenvolvido por nós, com modelagens personalizadas e atendimento minucioso. 

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Até a próxima!