Quando a automatização de processos entra em cena, as empresas entendem que chegou o momento de abandonar os processos manuais para investir em tecnologia e inovação. Não só no departamento de compras, como também em todos os outros. E é aí que começa uma busca por ferramentas de qualidade no mercado. Porém, essa busca não é tão simples e a escolha precisa cumprir alguns requisitos. Neste artigo, você vai entender como escolher o sistema de compras ideal. 

Esse percurso de transformação digital, ainda que lento na prática para muitas empresas no Brasil, está ganhando cada vez mais força no cenário atual. Considerando os avanços tecnológicos cada vez mais velozes dos últimos anos, as organizações vão em busca de reduzir gastos e aumentar a produtividade com o uso de software e-procurement, especialmente para as compras corporativas. 

Contudo, para contar com sistemas que ajudem na gestão de compras, é preciso levar como requisitos alguns pontos muito importantes, afinal, escolher um software é um investimento sério, um projeto que leva tempo e esforço para ser implantado. 

Para fazer uma boa escolha também é preciso entender qual é a importância do sistema de compras e por que adotar um. Você pode entender melhor aqui com o nosso artigo do Blog. 

E em seguida entender o que é fundamental para escolher o sistema de compras.

O que é fundamental para escolher o sistema de compras ideal?

Quando a hora de buscar soluções que atendam às suas demandas de compras, recomendamos que leve em consideração principalmente os seguintes pontos. 

1. Funcionalidades de acordo com as suas necessidades

O primeiro passo para escolher o software e-procurement ideal é analisar se as funcionalidades da ferramenta em questão estão dentro do que a sua demanda precisa. Ou seja, se o sistema vai conseguir resolver o que você e a sua equipe precisam. 

Por exemplo, checagem de pedidos com notas fiscais, sugestão de compras, sugestão de fornecedores, cálculo de saving automático, cotação via web, aprovações por alçadas e muitas outras funcionalidades úteis e que transformam o departamento. 

Já sobre as demandas, elas podem ser sobre organização, agilidade no processo de compras, redução de custos, tornar a gestão mais segura e blindada de fraudes, entre várias outras demandas que são sanadas com a implementação de um software para a gestão de compras. 

Tudo isso deverá ser analisado e conversado antes para entender quais funcionalidades são premissas para a escolha da ferramenta. 

2. Integração com outros sistemas

Outro ponto fundamental é a integração com os sistemas que você e a sua equipe já utilizam na empresa, como o ERP, por exemplo. A integração é um dos requisitos mais importantes para escolher um sistema, já que é um processo que, se não for feito, o sistema acaba não sendo tão útil. 

A integração com ferramentas de automação pode reduzir erros humanos e otimizar processos, como a geração de pedidos automaticamente com base no estoque.

3. Relatórios 

Verifique se a ferramenta que você está analisando oferece relatórios e análises, e se podem ser úteis às suas necessidades específicas. Os relatórios são vitais para a área de compras e sem eles fica muito mais difícil fazer o controle dos custos, traçar estratégias e tomar decisões. 

4. Usabilidade

Escolha um sistema de compras que seja user-friendly. Isso significa que o sistema deve ser fácil de usar, com uma interface simples e intuitiva para que a sua equipe possa aprender rapidamente.

É importante também que o fornecedor do sistema ofereça suporte contínuo e recursos de treinamento para facilitar a adaptação e resolver problemas rapidamente. 

5. Atendimento do fornecedor 

E por falar em suporte do fornecedor, certifique-se de que o atendimento oferecido é satisfatório e eficiente. Quando isso não acontece, os usuários vão deixando de usar o sistema, o projeto perde relevância e utilidade. 

O fornecedor do sistema deve oferecer canais de comunicação eficientes para um bom atendimento. O usuário que sabe que pode contar com o suporte, usa o sistema com assiduidade. 

6. Custo total 

Por fim, é preciso analisar o custo total da implantação de um sistema de compras. Muitas vezes isso pode envolver valores de licenças, mensalidades, treinamentos, integrações e eventuais customizações, ou seja, o que compõe o valor que envolve o projeto. Por isso, é preciso avaliar com calma se esse custo está dentro do orçamento oferecido. 

Verifique também se os benefícios que o sistema oferece justificam os custos. O sistema deve economizar tempo, reduzir erros e otimizar processos para resultar em um retorno sobre o investimento.

Dica bônus: 

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