O compliance na área de compras tem o papel de garantir a conformidade com as leis dentro do processo de aquisição de materiais e serviços. Fazer uma boa gestão de compras e compliance é uma tarefa essencial para que a empresa não tenha surpresas desagradáveis quanto aos acordos e parcerias que faz. Neste artigo, você vai entender melhor a importância do trabalho conjunto entre as duas áreas – compras e compliance: como fazer uma boa gestão? 

A área de compras é a responsável pelo planejamento, pesquisa e seleção de fornecedores, cotação, negociação e aquisição de materiais e serviços para a empresa. Nesse processo, é importante garantir a segurança e o controle, afinal, estamos falando de gastos. 

Já a área de compliance é a área que cuida das políticas da empresa, garantindo que a mesma esteja em conformidade com as leis e estabelecendo também regras internas. O compliance tem responsabilidade com a integridade da empresa, cuidando para que não aconteçam golpes nos processos internos e nos negócios externos. 

Dito isso, fica a questão: como uma área se conecta a outra? Vamos nos aprofundar no tema para que você entenda como fazer essa ponte. Continue lendo!

Como as áreas de compras e compliance se conectam? 

Vindo do verbo em inglês to comply, que significa ‘’seguir regras’’, o compliance dentro da área de compras tem a função de gerir riscos e prevenir desvios nos contratos e negócios. As duas áreas se conectam de forma estratégica para que o processo de compras ocorra de maneira ética e transparente, dentro das normas legais. O compliance atua como um agente fiscalizador e orientador, assegurando que essas ações estejam em conformidade com políticas internas, legislações e boas práticas de mercado.

Essa conexão é fundamental para mitigar riscos como fraudes, corrupção, conflitos de interesse e o uso indevido de recursos. O compliance contribui para a definição de critérios de seleção de fornecedores, monitoramento de contratos e verificação de antecedentes, promovendo práticas sustentáveis e responsáveis. 

Quando bem integradas, essas áreas fortalecem a governança corporativa, aumentam a credibilidade da empresa no mercado e evitam penalidades legais, contribuindo para a sustentabilidade e reputação do negócio.

Como fazer a gestão entre compras e compliance?

Para fazer a gestão entre compras e compliance, o primeiro passo é implementar políticas claras de compras, com critérios objetivos para seleção de fornecedores, aprovação de contratos e controles internos. 

O compliance deve participar da elaboração dessas diretrizes e garantir que elas estejam alinhadas com a legislação e as boas práticas éticas internas, além de promover treinamentos para a equipe de compras.

Além disso, é essencial adotar ferramentas de monitoramento e auditoria para acompanhar as atividades da área de compras em tempo real. Sistemas como um software de compras, ou e-procurement, conseguem identificar inconsistências. Reuniões periódicas entre os times também favorecem a troca de informações e o aprimoramento contínuo dos processos.

5 dicas para colocar medidas de compliance em prática no setor de compras

Na prática, a conexão das duas áreas pode se dar implementando estratégias-chave para que o processo de compras seja muito mais seguro e eficiente. Confira como você e sua equipe podem fazer isso. 

Defina o código de conduta e ética internos 

A definição de um código de conduta e ética no setor de compras é fundamental para estabelecer limites claros sobre o comportamento esperado dos colaboradores. Em situações que envolvem potenciais conflitos de interesse, recebimento de brindes, cortesias ou qualquer tipo de favorecimento, é importante ter regras. 

Esse documento deve conter diretrizes objetivas sobre como agir em negociações com fornecedores, o que pode ou não ser aceito, e como reportar situações suspeitas. Além disso, é essencial que esse código seja amplamente divulgado, com treinamentos regulares para a equipe de compras, garantindo que todos compreendam suas responsabilidades éticas e saibam como aplicar essas regras no dia a dia.

Pesquisa e homologação de fornecedores 

Uma das estratégias mais importantes tanto para compras quanto para compliance é a pesquisa de fornecedores. Conhecer a reputação e a integridade 

do fornecedor no mercado pode evitar muito desgaste na hora de fechar uma parceria. 

Isso porque é preciso conhecer a qualidade do que aquele fornecedor oferece, se ele entrega no prazo, se é bem recomendado, qual a sua situação fiscal e se está alinhado aos valores da empresa. Fechar negócio com fornecedores que carregam um discurso oposto ao da sua empresa pode comprometer a imagem da organização e gerar crises. 

Padronização do processo de compras 

A padronização no processo de compras estabelece uma forma única de trabalho em que os profissionais precisam seguir. Isso evita que desorganização, impedindo que cada um faça do seu jeito. Definir um padrão vai deixar tudo muito mais organizado, estruturado, além de facilitar o trabalho do compliance que vai encontrar informações muito mais facilmente. 

Segregação de funções 

Um departamento organizado e eficiente tem as funções de cada profissional separadas e no processo de compras não pode ser diferente. Aliás, principalmente o departamento de compras corporativas deve ser bem estruturado e com cada colaborador entendendo bem o seu papel. 

Dessa forma, cada profissional sabe o que fazer e quando entrar em cena, sem ter acesso ao que não está sob sua alçada. Assim, o departamento de compras fica bem mais organizado, e consegue corresponder às responsabilidades que o compliance cobra. 

Monitoramento contínuo

Realizar revisões nos processos de compras e contratos para identificar irregularidades ou oportunidades de melhoria é uma estratégia importante de compliance. Análises de desempenho também ajudam a entender melhor como a área de compras está se saindo e onde pode melhorar. 

Para isso, um sistema de gestão de compras é o sistema ideal para realizar o monitoramento contínuo. O Saphira, por exemplo, oferece relatórios gráficos mostrando a performance do departamento automaticamente. 

Com essas dicas você e a sua equipe terão um departamento de compras em conformidade com as políticas internas da empresa e com a legislação, garantindo que o processo seja limpo e rastreável. 

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