Gargalos no meio de processos de trabalho podem acontecer o tempo todo. Esses empecilhos atrapalham o andamento da rotina, podendo gerar prejuízos mais sérios se não tiverem a devida atenção. Por isso, muitos gestores têm a preocupação de identificar esses problemas rapidamente para evitar problemas maiores. Se você sente que o seu processo não está fluindo, neste texto, você vai aprender como identificar gargalos na gestão de processos.

O que significa gargalo na gestão de processos? 

Gargalo, na vida cotidiana, se refere à parte mais estreita de uma garrafa, aquele ‘’pescoço’’ onde o líquido passa em menor quantidade. A partir dessa definição, podemos pensar na gestão de processos e que os gargalos, dentro dessa configuração, definem pontos de dificuldade, em que há um congestionamento ou paralisação das demandas. 

Um exemplo disso é, em uma indústria, se uma máquina quebra, os funcionários não conseguem entregar a quantidade prevista de produtos. Isso acaba impactando em vendas e lucratividade. Esse é apenas um exemplo, mas os gargalos podem acontecer de inúmeras formas dentro de uma organização.  

Portanto, os gargalos de um processo são etapas de restrição, onde a tarefa para por algum motivo. E é esse motivo que devemos avaliar e traçar novos planos para que flua, pois esses empecilhos impactam nas metas e objetivos da empresa, além de atrasar a entrega final.  

Apesar de serem muito comuns, os gargalos impactam diretamente no resultado final e é por isso que é preciso revisitar os processos sempre. Dessa forma, é possível prever e evitar que o problema aconteça.

Como identificar gargalos em 3 passos 

Para evitar impactos negativos, é necessário identificar os gargalos e então pensar em ações para resolvê-los e até mesmo evitá-los. Vamos mostrar como você pode fazer isso:

• Avaliar os processos constantemente

Como dissemos anteriormente, uma das formas de identificar gargalos é revisitar os processos constantemente. Quando as partes do todo ganham essa atenção de perto, é possível prever problemas que possam acontecer e evitá-los. 

É por isso que a avaliação dos processos em busca de melhoria contínua é tão importante, pois uma vez que acontece um gargalo, a empresa pode sofrer com prejuízos significativos.

• Faça o mapeamento do processo 

Olhando para o desenho, o fluxo das atividades do seu setor, fica muito mais fácil entender como e quando cada etapa acontece e os profissionais que estão envolvidos em cada uma. Com essa visão do todo, você pode entender onde o processo trava, o porquê disso acontecer e assim decidir as melhores estratégias para resolver isso.

• Entenda a sua equipe

Para entender melhor seus gargalos é preciso entender também quem estão envolvido nessa etapa do processo. Quem são os profissionais responsáveis, quais são os seus papéis, e principalmente, se eles têm a capacidade de entregar tudo o que foi pedido. Ou seja, se há gente suficiente na equipe para atender toda a demanda. 

Isso quer dizer que, em muitos casos, os travamentos no processo podem se dar por uma sobrecarga de trabalho na equipe. Podem acontecer também por baixa produtividade ou necessidade de melhor capacitação e desenvolvimento dos funcionários. 

O que acontece se não resolver os gargalos? 

Ignorar um problema não faz ele sumir, aliás, piora a situação. Por isso, ignorar os gargalos é um verdadeiro tiro no pé e pode prejudicar muito os seus resultados, além de impedir que se atinja as metas da sua empresa como um todo. 

Alguns problemas que podem surgir se os gargalos forem ignorados: 

• Resultados aquém do esperado

Os gargalos interferem na produção e na entrega final, seja um produto ou serviço. Se o esperado era uma quantidade X de um produto, com um gargalo essa quantidade será menor, e consequentemente, o retorno disso também será abaixo do esperado. 

• Tempo perdido

A paralisação das demandas aumenta o tempo de entrega das tarefas, pois em meio a isso, existe o tempo para a resolução do problema. Se resolver o problema não estiver no horizonte no momento em que acontece, a entrega prevista fica abaixo do esperado como vimos antes.

O tempo perdido aqui também interfere em toda a operação. Ou seja, resolver um gargalo ajuda no todo, não só na parte que apresenta o problema. 

• Acúmulo de tarefas

Se um obstáculo se colocar no meio das tarefas impossibilitando as mesmas, essas demandas ficarão acumuladas e o tempo para resolver tudo será maior que o previsto. 

• Atraso nas entregas

Demandas acumuladas e tempo perdido vão atrasar as entregas. Esse atraso merece toda a atenção já que isso faz com que o cliente fique insatisfeito, o que acaba impactando na receita e lucratividade da empresa.

Como eliminar gargalos do processo?

As medidas eficazes para eliminar um gargalo vão depender do que se trata o problema. Por exemplo, podem ser tarefas trabalhosas que podem passar por otimização, repensar a ordem das demandas, investir em melhor maquinário em casos de indústria, por exemplo. Enfim, as melhorias serão tomadas depois do entendimento do problema. 

Além de avaliar os processos constantemente, mapear o processo e capacitar a equipe, a tecnologia é uma ótima aliada para eliminar os gargalos. Um software BPM, por exemplo, é a ferramenta mais indicada quando falamos em gestão de processos, já que com essa tecnologia é possível desenhar fluxos e visualizar inteiramente o processo.

Se você deseja identificar mais rapidamente e eliminar os seus gargalos, a melhor opção é, além de adotar as medidas já faladas aqui, implementar um sistema de gestão de processos. Além de trazer inovação, com uma ferramenta de workflow vai facilitar e otimizar as tarefas da sua equipe, e ainda centraliza todas as informações. 

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