Fazer a gestão de despesas de uma empresa requer uma boa dose de responsabilidade e visão estratégica. Cada área, departamento, vai precisar de recursos e, portanto, uma gestão desse budget será necessária. Nenhum recibo ou documento importante pode ser negligenciado, todo o registro é de suma importância para a saúde financeira da empresa. Neste texto, entenda o que é Expense Management.  

Qual é o conceito de Expense Management? 

Assim como a própria traduz já diz, Expense Management nada mais é do que a gestão de despesas de uma empresa. Essa gestão consiste em controlar essas despesas, além de registrar e analisar tudo.  

As despesas corporativas são essenciais para a sustentabilidade da empresa e sua saúde financeira. Sem esse controle, a empresa vai enfrentar dificuldades para crescer e estar sempre em sinal de alerta, sem saber com o que e como está gastando.  

O que engloba? 

As despesas englobam tudo o que um funcionário precisa fazer em nome da empresa. Seja uma viagem, ir a um evento ou treinamentos e tudo o que envolve essas atividades, até mesmo alimentação, podem entrar na conta da empresa.  

Em viagens, por exemplo, as passagens, a hospedagem, alimentação e todo o transporte necessário que o funcionário precise fazer estará a cargo da empresa.  

Como é feito? 

Como pagar todas essas despesas? Existem algumas maneiras de fazer o pagamento dos gastos de uma empresa. É importante verificar, sobretudo, a segurança dessas transações.  

Cartão corporativo 

A primeira delas é o cartão corporativo, na qual o funcionário coloca todos os gastos relacionados à empresa diretamente no cartão. Assim, a empresa e os responsáveis recebem toda aquela informação diretamente.  

Reembolso 

Uma outra forma é o reembolso, mais comum e muito usado pelas empresas. Esse tipo de pagamento e gestão de despesas é feito após todo o compromisso profissional, uma viagem, por exemplo. O funcionário paga, primeiramente, tudo com o seu próprio dinheiro e depois, com todos os recibos em mãos, a empresa concede o reembolso integral.  

Adiantamento 

Uma terceira forma de fazer isso é o adiantamento. Dessa forma, o funcionário não precisa arcar com os custos primeiro, a empresa já dispõe de uma quantia X que será utilizada. Essa maneira também é muito usada, embora seja mais difícil para fazer a auditoria, visto que, é pode ser preciso mais ou menos dinheiro, e provar toda essa movimentação fica mais complicado.  

Como fazer o Expense Management? 

A gestão de despesas deve ter, em primeiro lugar, uma política bem estabelecida. Ao colocar bem as regras, você define o que pode e o que não pode ser feito e indica aos funcionários como eles devem agir. Essas políticas devem ser claras, para que não haja brechas e qualquer tipo de mal-entendido, que possa prejudicar as contas da empresa.    

Além disso, também é de suma importância fazer a revisão e atualização dessas políticas, sempre de olho no mercado.  

Outro ponto importante é fazer o monitoramento das despesas para entender o que pode passar por mudança, o que pode ter redução ou aumento, ou seja, ter um controle para entender como e com o que a sua empresa gasta.  

Nesse pacote todo, não deixe de treinar os seus funcionários. A capacitação é sempre uma medida indispensável, já que os colaboradores precisam entender como vão prestar contas e o que podem e não podem fazer. Sem isso, erros acontecem muito mais. 

E por último, mas não menos importante: faça toda a gestão de despesas com uma ferramenta de automação. Usando a tecnologia como aliada, fica muito mais fácil fazer todo o processo e manter o controle. Com um software para gestão de despesas, o processo de reembolso é todo automatizado, além de reduzir falhas, aumentar a organização e agilizar.  

Fazer tudo manualmente é um processo muito mais passível de falhas e não oferece a segurança necessária para fazer uma atividade tão importante para a saúde financeira da empresa.  

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