Medir o desempenho do setor de compras é essencial, e para isso, precisamos contar com indicadores-chave, ou seja, os KPIs. Seja em compras ou em qualquer outra área, ter dados para analisar a performance da área é muito valioso, pois é a partir disso que teremos insights para tomar decisões. Neste texto, entenda quais KPIs ficar de olho na gestão de compras.  

KPIs em compras: o que são?  

KPIs (Key Performance Indicators) são os indicadores-chave, ou seja, métricas que ajudam a entender o que está acontecendo no setor de compras. Essas métricas, quantitativas ou qualitativas, mostram o desempenho da área e podem focar em aspectos como: avaliação do tempo gasto em cada etapa, o quanto a área conseguiu economizar, o aumento da qualidade dos produtos, nível de estoque, entre outros fatores importantes.  

Os indicadores medem a eficiência do departamento de compras, entendendo a importância da área para a empresa e se há algum furo no barco. Com essa visão, fica mais fácil entender o que melhorar, o que continuar, o que evitar e então traçar estratégias para cada caso. 

Quais KPIs escolher como foco? 

Para escolher KPIs é preciso ter em mente que essa escolha depende dos objetivos e prioridades da empresa. Cada uma vai ter um foco diferente, por isso, nem todos os KPIs serão tão importantes dependendo do perfil da organização.  

Entenda a sua empresa, qual é o seu momento, quais são as suas necessidades. Por exemplo, uma empresa que precisa reduzir custos como prioridade deve olhar para o saving com toda a atenção. Além disso, fazer a revisão dos KPIs é de suma importância, pois os objetivos podem mudar e, dessa forma, se torna necessário avaliar outros indicadores.  

7 KPIs para você ficar de olho  

Apesar da escolha dos KPIs depender da realidade de cada empresa, existem alguns indicadores essenciais para entender a sua área de compras. A partir desse guia, fica mais fácil encaixar o que faz sentido e o que não se aplica a sua empresa.  

1. Lead time 

O lead time é a métrica que mostra o tempo entre o recebimento do pedido até a entrega dos produtos. Quanto menor esse tempo, mais eficiente e ágil o seu setor de compras é. Por isso, é importante estar de olho nessa métrica, que é uma das mais importantes para entender se há algum gargalo no meio do caminho. 

2. Saving 

O saving é a economia gerada em uma negociação. Essa métrica indica o quanto o comprador conseguiu economizar com uma aquisição comparando os preços entre fornecedores, e entre o preço inicial e o preço negociado.  

Esse indicador é essencial para empresas que precisam reduzir custos, por exemplo, mas é um dos mais importantes em um contexto geral. Busque negociar ativamente com os seus fornecedores, buscando reduzir os preços para fazer negócios mais vantajosos.  

3. Entregas dentro do prazo 

O cumprimento das entregas por parte dos fornecedores também indica uma métrica importante. Entregar os pedidos no prazo combinado impacta diretamente na entrega final, por isso é um dos indicadores mais importantes para ficar atento.  

Além disso, um outro ponto é que a transportadora também deve ser analisada. Caso as entregas passem do prazo com certa frequência, optar por outra transportadora pode ser uma solução.  

4. Nível de entrega do fornecedor 

Além do prazo de entrega, é preciso observar o nível da entrega do fornecedor, que abrange outros aspectos. Qualidade dos produtos, relacionamento, facilidade em negociar, tudo isso deve entrar na conta.  

5. Compras emergenciais 

Apesar de não ser o cenário ideal, compras emergenciais podem acontecer. Por isso, é preciso avaliar o quanto essa situação aconteceu e o que foi comprado, para diminuir essas ocasiões. Isso porque, compras emergenciais geralmente tem um preço maior por não ter tempo para negociação, além de atrapalhar o fluxo normal de compras. 

6. Evolução dos preços 

Outro indicador importante é a evolução dos preços de um fornecedor. Ao longo dos anos, reajustes podem acontecer e é preciso entender se aquela parceria ainda é vantajosa para a sua empresa. A depender desses números, pode ser melhor trocar de fornecedor.  

7. Precisão das compras 

A precisão das compras tem muito a ver com o estoque. Produtos em excesso, parados ou esgotando muito rapidamente são casos em que é necessário saber as quantidades a serem compradas para evitar situações como essas.  

8. Custo total da aquisição – TCO 

O custo total da aquisição leva em conta não só o preço por aquela compra, ou seja, os custos diretos como o próprio preço, frete e impostos, mas também levam em conta os custos indiretos. Mão de obra, despesas, armazenamento, operação, são exemplos de custos indiretos que entram nessa conta.  

Saber o TCO faz com que a empresa saiba tomar as melhores decisões a fim de ter gastos mais estruturados, pensando em outros aspectos que não sejam somente o valor.  

Como coletar e medir os KPIs? 

Para coletar os dados de compras, é preciso pegá-los em outros sistemas como ERPs, ou caso não tenha, manualmente, entre os documentos da área. Feito isso, é preciso analisar esses dados. Fazer tudo isso manualmente é uma tarefa complexa e pode envolver erros e retrabalho, portanto, para evitar desgastes e conseguir um resultado satisfatório, a melhor opção é contar com uma ferramenta para gestão de compras.  

Com uma ferramenta específica, você consegue não só coletar e analisar os dados automaticamente, mas também realizar o processo de compras também automaticamente. Cotações, negociações, índice de saving, tudo isso em poucos cliques.  

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