Em um cenário empresarial cada vez mais orientado por dados e controle de custos, as viagens corporativas representam uma das despesas mais sensíveis e suscetíveis a irregularidades. Reembolsos inconsistentes, notas fiscais manipuladas, despesas fora de política e uso indevido de benefícios são apenas algumas das práticas que podem gerar prejuízos financeiros e comprometer a integridade da gestão. Identificar essas falhas exige processos claros. Para apoiar empresas na prevenção e detecção dessas ocorrências, apresentamos 5 passos para encontrar fraudes em viagens corporativas. 

Como fazer viagens corporativas com mais segurança? 

Em tempos de digitalização dos processos corporativos, garantir que viagens corporativas sejam realizadas com segurança e controle tornou-se uma prioridade estratégica para as empresas. No Brasil, estudos mostram que uma parte significativa dos viajantes corporativos ainda arca com despesas do próprio bolso e o reembolso da empresa fica para depois. Essa prática, além de gerar desconforto para o colaborador, aumenta os riscos de fraudes e falhas na conciliação financeira da empresa.  

Segundo a pesquisa “Perfil do viajante corporativo”, 35% dos profissionais que viajam a trabalho utilizam recursos próprios para cobrir custos e só depois solicitam o ressarcimento, enquanto 32% das empresas ainda fazem a prestação de contas por meio de documentos em papel, uma prática que dificulta a rastreabilidade e controle efetivo das despesas. 

Considerando um tempo em que tudo é digitalizado, fazer processos manuais de prestação de contas atrasa o fluxo das viagens corporativas e gera riscos. 

Considerando isso, tanto para garantir organização quanto segurança, o ideal é contar com sistemas que cuidam das despesas de viagens e prestação de contas. Ao utilizar uma ferramenta como essas, tudo fica armazenado e pode ser rastreado depois. Portanto, além de facilitar a rotina do colaborador, que não precisa prestar contas manualmente, ainda centraliza as informações evitando fraudes. 

Como encontrar fraudes em viagens corporativas em 5 passos 

Mesmo com a tecnologia ao seu favor, é preciso se atentar para alguns pontos a fim de identificar fraudes ou movimentações suspeitas. Entenda como fazer isso:  

1. Estabeleça uma política de viagens  

O primeiro passo para prevenir fraudes é criar uma política de viagens corporativas clara, objetiva e amplamente divulgada entre os colaboradores. Esse documento deve definir regras sobre limites de gastos, categorias de passagens, tipos de hospedagem, prazos para prestação de contas e critérios de reembolso. Ao padronizar processos e expectativas, a empresa reduz brechas para interpretações equivocadas ou condutas inadequadas, além de facilitar a identificação de despesas que estejam fora do padrão estabelecido. 

2. Digitalize processos  

A digitalização é uma grande aliada no combate a fraudes. Utilizar sistemas para solicitação de viagens, aprovação de despesas e reembolsos permite maior rastreabilidade das informações e diminui o risco de perda ou adulteração de comprovantes. Plataformas digitais também possibilitam o armazenamento seguro de dados, cruzamento automático de informações e geração de relatórios detalhados, tornando o monitoramento muito mais eficiente do que processos manuais. 

3. Faça análises  

Analisar dados com frequência é essencial para identificar comportamentos atípicos. Avalie relatórios de despesas, compare valores entre viagens semelhantes e fique atento a gastos recorrentes acima da média. O uso de indicadores de desempenho (KPIs) ajuda a detectar padrões suspeitos, como reembolsos frequentes fora da política ou compras realizadas em horários incomuns. Quanto mais estratégica for a análise, maiores são as chances de identificar inconsistências antes que elas gerem prejuízos significativos. 

4. Realize auditorias periódicas 

Auditorias internas periódicas são fundamentais para garantir o cumprimento da política de viagens. Elas podem ser feitas por amostragem ou de forma mais abrangente, dependendo do volume de deslocamentos da empresa. O objetivo é revisar documentos, validar comprovantes e conferir se as aprovações seguiram o fluxo correto. Esse processo não apenas identifica possíveis fraudes, mas também reforça a cultura de conformidade e responsabilidade dentro da organização. 

5. Separe as responsabilidades  

A organização de funções é uma prática essencial para reduzir riscos. O ideal é que diferentes pessoas sejam responsáveis por solicitar, aprovar e conferir as despesas de viagem. Quando uma única pessoa concentra todas as etapas do processo, aumentam as chances de erros ou irregularidades passarem despercebidos. Ao dividir responsabilidades, a empresa cria uma camada extra de controle e fortalece a transparência na gestão das viagens corporativas. 

Essas são algumas medidas eficazes para identificar e mitigar fraudes no seu processo de viagens corporativas, e na prestação de contas em geral.  

Para implementar essas medidas de forma mais rápida, é só contar com um software BPM. Com esse tipo de ferramenta, é possível centralizar todo o processo e monitorar as movimentações. Ou seja, muito mais segurança, organização e automação nas rotinas de trabalho.  

Conheça o nosso BPM, o SOL e veja quantos clientes já confiaram nos nossos sistemas.  

Agende uma demonstração exclusiva da ferramenta. Estamos esperando você!