Melhores práticas para fazer as compras indiretas na empresa 

As compras indiretas envolvem tudo aquilo que não entra diretamente no produto final, como materiais de escritório, serviços de manutenção, tecnologia e insumos administrativos. Apesar de não fazerem parte da linha de produção, esses itens representam uma parcela relevante do orçamento das empresas. Por isso, adotar boas práticas nesse tipo de compra ajuda o time de suprimentos a controlar gastos e ganhar eficiência no dia a dia. Neste texto, a gente te explica as melhores práticas para fazer as compras indiretas na empresa.  

Por que as compras indiretas merecem atenção especial? 

Em muitas empresas, as compras indiretas acabam em segundo plano, já que o foco costuma estar nos itens ligados diretamente à produção. Essa visão, no entanto, gera perdas significativas ao longo do tempo. Como envolvem uma quantidade grande de fornecedores e categorias diferentes, as compras indiretas exigem processos organizados para evitar desperdício e falta de controle. 

Além disso, a descentralização costuma ser comum nesse tipo de compra. Diferentes áreas da empresa solicitam produtos e serviços sem seguir um padrão único, o que dificulta a negociação e reduz o poder de barganha do time de compras. Portanto, estruturar esse processo se torna essencial para garantir economia e previsibilidade orçamentária. 

Quais são os desafios da gestão de compras indiretas? 

Um dos principais desafios está na falta de visibilidade sobre os gastos. Sem um sistema centralizado, o time de compras tem dificuldade para identificar quanto a empresa gasta em cada categoria e quais fornecedores concentram o maior volume de contratação. Essa falta de dados dificulta decisões estratégicas e limita oportunidades de economia. 

Outro ponto recorrente é a demora nos processos de aprovação. Quando cada solicitação passa por etapas manuais e pouco padronizadas, o tempo de resposta aumenta e a operação da empresa pode ficar comprometida. Assim, investir em processos mais ágeis se torna fundamental para que as áreas recebam o que precisam sem atrasos desnecessários. 

6 melhores práticas para fazer as compras indiretas da empresa 

Uma vez que entendemos a importância da gestão das compras indiretas e seus maiores desafios, veremos quais são as melhores práticas para fazer essa gestão da melhor maneira possível.  

1. Centralizar as solicitações de compras 

Reunir todas as solicitações em um único canal facilita o controle e evita duplicidade de pedidos. Dessa forma, o time de suprimentos consegue acompanhar volumes, identificar padrões de consumo e negociar melhores condições com fornecedores. A centralização também reduz o risco de compras fora do processo definido pela empresa. 

2. Categorizar os itens de compras 

Organizar os produtos e serviços por categoria ajuda a entender onde estão concentrados os maiores gastos. Com essa visão, o gestor consegue priorizar ações de negociação nas categorias mais relevantes e aplicar estratégias específicas para cada tipo de item. Essa prática também facilita a análise de fornecedores dentro de cada segmento. 

3. Padronizar os processos de aprovação 

Definir regras claras para aprovação de compras evita atrasos e reduz a dependência de decisões informais. Fluxos padronizados, com limites de valor e responsáveis definidos por categoria, tornam o processo mais previsível. Assim, as áreas internas recebem respostas mais rápidas e o time de compras mantém o controle sobre os gastos. 

4. Negociar contratos estrategicamente 

Renovar contratos automaticamente, sem revisar condições, costuma gerar custos desnecessários. Avaliar periodicamente prazos, valores e níveis de serviço permite ajustar contratos conforme a realidade da empresa. Essa prática fortalece a relação com fornecedores e evita pagar por condições que não fazem mais sentido para o negócio. 

5. Contar com a tecnologia para fazer a gestão de compras 

Sistemas de gestão de compras permitem acompanhar pedidos, aprovações e contratos em tempo real. Além de reduzir tarefas manuais, essas ferramentas geram dados que ajudam o gestor a identificar oportunidades de economia e monitorar o desempenho dos fornecedores. A tecnologia também contribui para reduzir erros em processos repetitivos. 

Sendo assim, tudo o que falamos até aqui fica mais muito mais fácil quando feito em um sistema de gestão de compras. É um canal centralizador, que facilita as demandas do dia-a-dia com muita segurança, controle e organização.  

6. Acompanhar os indicadores 

Medir resultados é essencial para saber se as estratégias de compras indiretas estão funcionando. Indicadores como tempo médio de aprovação, economia gerada e nível de serviço dos fornecedores ajudam o gestor a identificar pontos de melhoria. Com esses dados, a área de suprimentos consegue justificar decisões e mostrar valor para o restante da empresa. 

Corroborando o ponto anterior, acompanhar os dados e o desempenho da área de compras se torna muito mais fácil com a implementação de um sistema de compras. No software, as informações já ficam armazenadas, sendo possível montar relatórios sem sair do sistema.  

Portanto, adotar um software de compras engloba muito mais que a automatização dos processos. Não contar com a tecnologia como aliada na área de compras, pode atrasar a sua empresa em relação à concorrência e uma série de outros prejuízos que podemos ver aqui. 

Empresas que organizam suas compras indiretas conseguem reduzir custos, ganhar agilidade e fortalecer a relação com fornecedores estratégicos. Para o gestor de suprimentos, investir nessa estruturação significa transformar uma área muitas vezes negligenciada em uma fonte real de eficiência para o negócio. 

Por isso, se você ainda não conhece uma forma de fazer tudo isso acontecer, a gente te apresenta: o Saphira e-procurement está pronto para transformar as suas compras.  

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