Economia e lucratividade são duas palavras que sempre se fazem presentes quando o assunto é comprar. E se o assunto for comprar para empresas, ou seja, fazer compras B2B, essa conversa fica ainda mais séria. Nesse caso, estamos falando de saving, que em procurement, é a economia gerada pela área de compras em relação a um preço de referência. Seja o valor pago anteriormente, a primeira proposta recebida de um fornecedor ou o benchmark de mercado para aquele item. Em resumo, o saving é a diferença entre o que a empresa pagaria sem uma negociação estruturada e o que ela efetivamente pagou após o processo de compra. Continue com a gente para entender melhor o que é saving real em procurement e como consegui-lo nas suas negociações.  

Existe uma distinção fundamental que muitas empresas ignoram: o saving potencial e o saving real não são a mesma coisa. O saving potencial é calculado no momento da negociação, ou seja, quando o comprador fecha um contrato com condições mais vantajosas. Já o saving real, também chamado de realized savings, é o que de fato se concretiza na operação, dependendo do volume efetivamente consumido, do cumprimento do contrato pelos envolvidos e da conformidade dos pedidos com os acordos estabelecidos. 

O saving potencial representa apenas a economia estimada no momento da negociação, os ganhos reais são capturados depois, e dependem de variações no nível de atividade do negócio e do cumprimento dos contratos pelos stakeholders. Essa diferença é o que separa uma área de compras que apresenta resultados nos relatórios daquela que entrega resultados no caixa. 

Como calcular o saving real?  

O cálculo do saving real começa com a definição de um preço de referência confiável, chamado de baseline. Sem uma linha de base clara, qualquer número apresentado como saving pode ser questionado, e frequentemente é. Na ausência de um custo anterior como referência, o saving pode ser calculado a partir da primeira proposta recebida ou de benchmarks de mercado. Portanto, o primeiro passo é registrar formalmente o preço de referência antes de iniciar qualquer negociação. 

A fórmula básica é direta: Saving = (Preço de referência − Preço negociado) × Volume efetivamente consumido.  

O detalhe está justamente no último fator. Multiplicar a diferença de preço pelo volume previsto em contrato gera o saving potencial. Multiplicar pelo volume real consumido gera o saving realizado. Além disso, é importante considerar fatores que afetam o valor final, como frete, impostos, condições de pagamento e variações cambiais , especialmente em compras de insumos importados. Rastrear tanto o saving previsto quanto o realizado ajuda o financeiro a entender não apenas o que foi planejado, mas o que a empresa efetivamente economizou. Essa clareza é decisiva para o planejamento e para explicar resultados à liderança. 

Como conseguir mais saving? 

Vários métodos para conseguir mais saving podem ser adotados facilmente. Entenda melhor a seguir. 

Ter uma rede maior de fornecedores 

Comprar sempre dos mesmos fornecedores é um dos maiores limitadores do saving em procurement. Quando a concorrência é pequena, o fornecedor tem menos incentivo para oferecer condições mais vantajosas. Para conseguir mais saving em negociações, é importante ampliar a competição entre fornecedores aumentando assim o controle sobre os gastos. O caminho começa por trazer mais categorias de gasto para dentro de um processo estruturado de cotação e negociação. 

Para isso, uma boa medida é contar com uma rede ampla de fornecedores. Dessa forma, você consegue uma variedade de fornecedores, aumentando assim a competição, além de visar a maior qualidade e a parceria mais vantajosa.  

Estabeleça um preço de referência antes de negociar 

Negociar sem uma linha de base clara é negociar no escuro. Sem saber qual foi o último preço pago, qual é o benchmark de mercado ou qual foi a primeira proposta recebida, qualquer desconto obtido parece um saving, mas pode não ser. Estabelecer formalmente o preço de referência antes de iniciar cada negociação é o que permite calcular o saving com precisão e comparar resultados ao longo do tempo. Além disso, o histórico de preços registrado por categoria e fornecedor dá ao comprador argumentos concretos para pressionar por condições melhores em cada rodada de negociação. 

Reduza o maverick spend com aprovações automatizadas 

Gastos realizados fora das políticas internas, sem cotação prévia, com fornecedores não homologados ou acima do limite autorizado são inimigos diretos do saving. Cada compra que escapa do processo estruturado representa uma oportunidade perdida de negociação e um gasto que não pode ser rastreado ou otimizado. Implementar fluxos de aprovação por alçada, com limites claros por valor e categoria, garante que todas as compras passem pelo processo correto antes de serem efetivadas. Dessa forma, o saving negociado pela equipe de compras não é corroído por gastos não planejados em outras pontas da operação. 

Calcular, acompanhar e aumentar o saving real em procurement exige três elementos trabalhando juntos: um processo de compras estruturado, dados confiáveis e tecnologia que automatize as etapas operacionais e entregue visibilidade em tempo real. Sem esses três pilares, o saving que aparece nos relatórios dificilmente se traduz em economia real no balanço da empresa. 

Para ter maior controle das suas compras e saber exatamente o quanto está economizando em cada compra, conte com o Saphira e-procurement. O nosso sistema vai automatizar suas cotações e todo o seu processo de compras, inclusive, aumentando a sua rede de fornecedores com inteligência artificial.  

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