A gestão de compras de uma organização é um dos processos mais importantes e que deve ser feito com controle, segurança e estratégia, já que é um setor que lida essencialmente com gastos. Uma das formas de manter o controle da área é entender quais são os principais indicadores  da área de compras. Neste artigo, a gente mostra quais são as principais métricas do setor. 

Os indicadores-chave de performance (KPIs) são fundamentais para ajudar o monitoramento do desempenho do setor de compras, pois fornecem insights valiosos sobre processos, custos e fornecedores. Compreender e acompanhar esses KPIs permite otimizar a gestão de compras, reduzir desperdícios e garantir uma cadeia de suprimentos mais eficiente. 

O que são os indicadores de desempenho? 

Indicadores de desempenho são métricas quantitativas e qualitativas que servem para verificar o desempenho de algum processo. No caso aqui, estamos falando da operação de procurement e como o monitoramento das métricas vai ajudar a transformar esse setor em um setor muito mais estratégico. 

Os indicadores mais importantes vão depender dos objetivos da empresa em relação ao setor de compras, mas alguns deles são indispensáveis para promover melhorias. Continue lendo o nosso artigo para entender melhor quais são esses indicadores-chave. 

Para que servem os indicadores da área de compras? 

Antes de entender quais são os KPIs de compras mais importantes para a área, é preciso entender para que eles servem. 

Os indicadores de desempenho ajudam a monitorar e melhorar a qualidade do processo de compras. Um dos objetivos é assegurar que os fornecedores cumpram com seus compromissos, como prazos de entrega e qualidade dos produtos. Além disso, eles permitem identificar oportunidades de redução de custos, melhorar o gerenciamento de estoques e avaliar o desempenho da equipe de compras.

Ao utilizar indicadores de desempenho, a área de compras pode realizar ajustes estratégicos, otimizar o processo de negociação com fornecedores, buscar alternativas para melhorar o fluxo de caixa e alinhar as aquisições às metas gerais da organização. 

Os KPIs são fundamentais para garantir que a função de compras contribua de maneira eficaz para o sucesso da empresa, promovendo competitividade, sustentabilidade e crescimento.

Quais são os indicadores mais importantes para compras? 

São diversos os indicadores de desempenho dentro da área de compras e a importância de cada um deles vai depender dos objetivos da empresa. Porém, é necessário monitorar sempre os seguintes indicadores:

1. Variação e evolução de preço 

A variação do preço é a comparação entre os valores atuais e os passados. A partir dessa métrica, o comprador poderá entender melhor o que fazer para fechar um negócio mais vantajoso. 

Esse indicador também é importante para a análise de sazonalidade, quando um produto pode ter maior ou menor variação de acordo com a época do ano. 

2. Saving

Ainda sobre valores das aquisições, o saving é a métrica que indica o quanto uma aquisição será mais vantajosa, mostrando o valor que será economizado. 

Essas economias podem ser alcançadas por meio de diversas estratégias e práticas dentro da área de compras, como negociações mais eficientes com fornecedores, compras em maior volume, redução de desperdícios ou até a mudança para fornecedores mais competitivos.

3. Lead time

O lead time é uma das métricas mais importantes no setor de compras, pois é o que calcula o tempo em que uma requisição é atendida, desde sua abertura até o recebimento do pedido. Isso mostra a eficiência da área de compras e a qualidade do trabalho feito. 

Quanto mais rápido o lead time, melhor para o setor de compras. Porém, se essa métrica estiver alta, é indicativo de que algo no processo não está funcionando da maneira ideal ou que os prazos podem não estar tão adequados. 

4. Nível das entregas pelos fornecedores 

Outro indicador importantíssimo, é o nível das entregas feitas pelos fornecedores. Nesse aspecto, considere os seguintes valores:

• prazo das entregas: se os pedidos são entregues no prazo correto ou se sofreram algum atraso;
• quantidade de mercadorias com defeitos ou avarias;
• ausência de descontos com fornecedores estratégicos. 

Esses valores são fundamentais para avaliar as entregas dos fornecedores, pois caso alguns desses pontos aconteçam frequentemente é um sinal para repensar os fornecedores e buscar outras soluções. 

5. Tempo do ciclo de compras

Diferente do lead time, que considera desde a abertura da requisição até o recebimento do pedido, o ciclo de compras é calculado considerando o processo como um todo, desde a identificação da necessidade de aquisição, passando pela pesquisa de fornecedores até o final.

Calcular esse tempo tem como consequência vários benefícios, como o aumento da eficiência do setor em busca de reduzir e agilizar esse ciclo, melhora na gestão de estoque e mais competitividade. 

Como monitorar esses indicadores de desempenho?

Para monitorar os KPIs de compras, é necessário contar com uma fonte confiável de dados e fazer a análise de forma apropriada. Software e-procurement são ferramentas que além de ajudar a otimizar o processo de compras, ainda contam como fontes de dados de desempenho da área, 

Com um bom sistema para gestão de compras, é possível automatizar os processos, o que já reduz o tempo do ciclo de compras, e analisar os relatórios que a ferramenta disponibiliza. 

O Saphira é um software e-procurement eficiente e que já transformou o setor de compras das mais variadas empresas pelo Brasil. Conheça o nosso sistema aqui e agende uma apresentação detalhada com o nosso time de especialistas. 

Até a próxima!