Como otimizar os reembolsos da sua empresa?
Eventos corporativos, sejam viagens ou quaisquer outros exemplos em que seja necessário algum tipo de reembolso, fazem parte da rotina de várias empresas. Quando um funcionário precisa usar do seu próprio dinheiro, o reembolso deverá ser feito. Porém, esse processo não é tão simples quanto parece e é preciso ter muita cautela e transparência para fazer o reembolso de forma segura. Neste artigo, você vai entender como otimizar os reembolsos da sua empresa.
Uma das maiores preocupações dos gestores é reduzir custos, e por isso, quando há a necessidade de uma viagem corporativa, também se torna necessário fazer uma boa pesquisa e planejamento. Isso serve para entender o que é indispensável para a viagem e as possibilidades de economizar.
Além disso, também é fundamental ter um processo, ou seja, um fluxo de viagens bem feito e um controle desse fluxo. Os gestores precisam saber para quais necessidades cada parte da verba foi destinada, pois é isso que ajuda a evitar desperdício e até fraudes.
O que envolve os reembolsos corporativos?
A empresa precisa estabelecer regras em relação ao reembolso e como esse trâmite vai acontecer na prática. Se o processo vai ser totalmente via papel, planilhas, sistemas específicos para essa demanda, ou seja, existem várias formas de fazê-lo.
Os reembolsos geralmente são feitos para gastos como:
– Eventuais transportes de táxi, uber, etc.
– Alimentação em eventos ou viagens;
– Passagens;
– Hospedagem.
Entre outros gastos que fazem parte do que é necessário para aquele evento, tudo o que envolve o colaborador fazer parte. Importante dizer que gastos particulares, como presentinhos, lembrancinhas, e qualquer outro item que não envolva o trabalho, não são considerados no reembolso.
Dicas para otimizar os reembolsos corporativos
Uma vez tudo isso entendido, vamos ver como você pode otimizar esse processo de reembolso.
1. Elabore uma política
O primeiro passo para otimizar os reembolsos corporativos na sua empresa é elaborar uma política. Ou seja, um conjunto de regras, do que pode e o que não pode fazer, uma orientação de como fazer a declaração dos gastos, do que fazer com recibos.
A política vai embasar quais despesas são reembolsáveis e quais não são, e detalhar tudo para que o colaborador saiba exatamente o que fazer. Além disso, a política também deve estar de acordo com as leis trabalhistas vigentes.
2. Crie um processo
Lidar com despesas corporativas e reembolsos, com toda a certeza, exige um processo. Quem faz os reembolsos? Como enviar os recibos e documentos? Quem autoriza o pagamento? Quando o pagamento cai? Enfim, são vários os passos que compõem o processo de reembolso corporativo.
Por isso, tudo tem que estar bem estruturado e preparado, para que não haja falhas ou mal entendidos.
3. Faça o reembolso rapidamente
Considerando que o reembolso é a compensação de um dinheiro que era particular do funcionário, essa devolução deve ser feita rapidamente. Isso porque o colaborador pode precisar da quantia que gastou com urgência, pode fazer falta. Além de que a demora no processo de devolução pode impactar também na imagem que o funcionário tem da empresa, arranhando a confiança.
Defina prazos curtos para o pagamento, levando em consideração o pedido e a aprovação. Por exemplo, 7 dias é um bom período para realizar o pagamento. Deixe tudo isso claro para o funcionário.
4. Faça a revisão contínua do processo
É importante se certificar de que o processo está performando bem, por isso, faça revisões periódicas para a melhoria contínua dos seus processos de reembolso corporativo. Faça pesquisas para saber como os colaboradores estão avaliando.
5. Conte com a tecnologia
Por fim, é muito importante contar com um software para gerir todo esse processo de forma muito mais segura, rápida, obedecendo a um fluxo. A tecnologia é uma aliada que possibilita a otimização de todo o fluxo de reembolso, além de tornar tudo mais seguro, auditável e rápido.
Com um sistema, o funcionário consegue fazer o upload dos recibos e o setor responsável consegue gerir isso de forma muito mais rápida e eficiente. Portanto, com a tecnologia fica muito mais viável e também lucrativo para a empresa cuidar do processo de reembolsos.
Mais alguns benefícios que um software gera:
– Menos falhas no processo;
– Menos perda de dinheiro;
– Segurança;
– Histórico de transações;
– Fluidez do processo.
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