Empresas de sucesso contam com fluxos de trabalho bem estruturados, quando isso acontece mais vantagens competitivas, organização e produtividade aparecem na rotina dos profissionais. Porém, o processo de estruturar fluxos pode não ser tão simples se não acontecer da melhor forma. Neste artigo, entenda como o software SOL pode transformar o seu workflow?

O que é um workflow? 

Um workflow nada mais é do que um fluxo de trabalho, em tradução. A saber, é o conjunto de tarefas, demandas que seguem uma lógica, uma ordem até a sua conclusão. Portanto, toda demanda recebida por qualquer área dentro de uma empresa entra em fluxo de trabalho, automatizado ou não, e esse fluxo terá seus métodos, que fazem sentido para aquela demanda. 

Para criar um fluxo de trabalho é preciso mapear o processo do início ao fim, de onde começa, quem começa, o que faz e assim vai se desenhando todo o desenvolvimento da demanda até chegar na sua conclusão. Detalhes como o tempo médio que cada etapa é feita também entram nesse conjunto. 

Esse desenho é importante para definir um padrão, que é essencial para qualidade do serviço, garante a unidade e inibe falhas. Sem essa organização, é mais fácil perder prazos, não corresponder expectativas e lidar com retrabalho. 

Exemplos de workflow 

Os workflows servem para diversas áreas, como negócios, TI, marketing e produção, para garantir que as atividades sejam eficientes e coordenadas. 

Por exemplo, em um departamento de marketing, quando é preciso fazer uma campanha de divulgação nas redes sociais, o primeiro passo é um planejamento, depois o texto das peças, depois a arte, as aprovações encaixadas em cada etapa e a aprovação final. Se algo não for aprovado, o processo volta para algum ponto. 

Dentro dessa cadeia de etapas neste exemplo, existem responsáveis por cada parte, que vão trabalhar cada um no seu momento assumindo um compromisso com o prazo. 

Um outro exemplo pode ser um processo administrativo, como o de admissão de novos funcionários. Uma série de demandas começa, da documentação do novo funcionário ao onboarding, esse caminho todo é um workflow. Esses fluxos podem ser automatizados ou não, porém, vamos mostrar como o workflow de processos administrativos pode ser desenhado dentro do BPMS SOL. 

 

 

Na imagem, é possível ver como um fluxo é na ferramenta. Seguindo essa ordem, o sistema BPM SOL consegue automatizar cada etapa do processo, fazendo com que os responsáveis não percam prazos. A cada conclusão de etapa, uma nova já começa automaticamente e os responsáveis são sempre avisados quando precisam entrar em cena. 

Benefícios de usar um software de workflow 

Já entendemos porque ter um fluxo de trabalho é importante dentro de uma empresa, seja para qualquer área ou departamento, mas como fazer com que esse workflow seja melhor ainda? Com toda a certeza, a resposta é com automatização. 

O sistema ideal para esse tipo de necessidade é o BPM, que possibilita o desenho de diversos tipos de fluxos de trabalho e a gestão automatizada dos processos. 

Entenda quais são os benefícios de ter uma ferramenta específica para gestão de processos e por que isso pode ser o pontapé que a sua empresa precisava para atingir o sucesso. 

Mais rapidez

Imagine que você precisa prestar contas de uma viagem corporativa, mas na sua empresa não há sistema para que você faça esse processo, portanto, você terá de imprimir todos os recibos para comprovar os gastos e conseguir o reembolso. Agora, preste atenção ao longo de todo esse processo o quanto tempo você perdeu.

Com um sistema de workflow, você já teria subido todos os arquivos de uma vez para a ferramenta, que já mandaria tudo automaticamente para o setor responsável por reembolsos. Com a redução do tempo, o trabalho fica mais rápido, fluido e com isso a produtividade aumenta.

Mais inteligência

Com toda a rapidez que a tecnologia pode proporcionar substituindo o trabalho manual e burocrático, mais tempo os profissionais passam a ganhar. 

Assim sendo, esse tempo faz com que os profissionais consigam se aprimorar, consigam desenvolver estratégias eficientes, implementar melhorias e ainda analisar, com os dados do sistema, a performance do time.

Redução de custos

O investimento em tecnologia pode parecer caro à primeira vista, porém, ao longo prazo é uma estratégia que impacta a redução de custos desnecessários da empresa. 

Além da automatização aumentar a rapidez e a produtividade, diminuindo o custo com processos burocráticos e manuais, erros e retrabalho também caem drasticamente. Processos bem definidos e organizados ajudam a evitar erros que podem exigir retrabalho, economizando tempo e dinheiro.

Segurança

Um software de workflow permite o rastreio de todas as etapas de um processo, o que garante o armazenamento das informações de forma segura e auditável.

Muitos sistemas de workflow e BPM podem ser configurados para seguir normas e regulamentações específicas, ajudando a empresa a garantir conformidade com leis ou políticas internas. Sendo assim, fica muito mais fácil manter a segurança dos processos.

Mais colaboração 

Ao integrar as diferentes etapas do processo em um único sistema, o software de workflow facilita a comunicação entre equipes. Com os processos mais alinhados e com cada funcionário sabendo o seu momento e o que deve fazer exatamente, tudo fica mais fácil, organizado e produtivo.

Toda essa organização e fluidez se reflete no comportamento do colaborador, que como resultado, se sente mais confiante, confortável, sem sobrecarga e estresse.

Melhor tomada de decisão

Um software BPM tem como funcionalidade extremamente essencial a geração de relatórios. Com isso, os usuários conseguem metrificar o trabalho, entender onde é possível melhorar, identificar gargalos, ou seja, pelo BPM um gestor pode entender a performance do time. 

Além de toda a facilidade e melhorias que vimos nos pontos anteriores, um sistema de workflow como o BPMS consegue oferecer esses dados que servem muito principalmente para líderes e gerentes.

Se você ainda não conhece uma boa ferramenta BPM, conheça o SOL. O nosso software está preparado para ajudar a impulsionar os seus processos com muita mais organização, além de oferecer uma ampla possibilidade de personalização. 

Agende a sua apresentação e conheça a ferramenta completa! 

Até a próxima.