O departamento de compras de uma organização lida com negociações, dinheiro e também com fornecedores. Nessa relação, existe a presença dos contratos para compras recorrentes com aquele fornecedor. Sendo assim, todo documento que envolve a empresa precisa de gestão e controle. Neste artigo, vamos mostrar 5 dicas para fazer a gestão de contratos em compras. 

Qual a importância da gestão de contratos em compras? 

A gestão de contratos em compras é fundamental para garantir que os acordos entre uma empresa e seus fornecedores sejam eficientes, transparentes e vantajosos para ambas as partes. Isto é, a gestão de contratos é um processo estratégico que vai muito além da simples assinatura de documentos, envolvendo o acompanhamento, controle e avaliação contínua dos termos contratuais ao longo de todo o ciclo de vida do contrato.

Em primeiro lugar, a gestão de contratos permite maior controle sobre os prazos, valores e condições previamente acordadas. Desse modo, evita surpresas desagradáveis como atrasos nas entregas, fornecimento de produtos ou serviços fora do padrão de qualidade e custos não previstos. Com isso, contribui diretamente para a previsibilidade e estabilidade das operações da área de compras.

Além disso, a gestão eficiente de contratos fortalece o relacionamento com os fornecedores, promovendo uma parceria mais colaborativa, baseada em confiança mútua e no cumprimento das obrigações. Isso é essencial para garantir a continuidade do fornecimento, negociar melhores condições comerciais e mitigar riscos relacionados à dependência de um único fornecedor ou à falta de insumos críticos.

Quais os desafios da gestão de contratos?

A gestão de contratos lida com vários desafios e precisa de uma equipe apta a fazer o melhor controle de toda essa documentação. Um dos desafios mais comuns, por exemplo, é a perda de prazos e vencimentos, o que acaba atrapalhando a relação de parceria estratégica entre a área de compras e os fornecedores. 

Mais alguns outros desafios são: 

• Falta de padronização na documentação, cada contrato tem um modelo;
• Equipe despreparada ou sem conhecimento para lidar com a gestão contratual ;
• Falta de centralização dos documentos, aumentando a desorganização e dificultam a visibilidade e análise dos dados relevantes;
• Inadequação jurídica, cláusulas mal elaboradas, que podem gerar multas;
• Falta de alinhamento entre as áreas envolvidas: compras, jurídico, financeiro, entre outras;
• Não formalizar alterações contratuais de forma organizada;
• Falta de segurança das informações confidenciais;
• Fazer a gestão de forma manual, sem contar com uma tecnologia.

Esses são alguns dos principais desafios da gestão de contratos em compras, por isso, olhando para esse cenário, é preciso traçar formas de fazer essa gestão da melhor maneira possível. São dados confidenciais e informações importantes que podem estar em jogo, podendo vazar, gerar confusões e prejuízos financeiros. 

Dicas para fazer a gestão de contratos em compras

Para sanar os desafios vistos acima, você e sua equipe podem implementar diversas melhorias na gestão tanto de compras quanto de contratos, aqui vão algumas dicas:

Centralize as informações 

Os contratos devem estar centralizados em um só ambiente, além de estar em fácil acesso a quem tem permissão. Armazenar informações tão importantes de forma desestruturada gera mais desorganização e falta de segurança, por isso, facilite essa centralização. 

Além disso, é importante manter os documentos atualizados e em formato digital, de preferência, evitando perdas de arquivos.  

Capacite a sua equipe 

A capacitação da equipe evita falhas e viabiliza uma gestão de contratos mais eficiente e segura, com profissionais que entendem a sua importância e como fazer da melhor forma possível.  

Sendo assim, treinar a sua equipe vai fazer com que eles entendam muito melhor o que estão fazendo, evitando riscos, prezando pela segurança e conformidade com a lei, além de melhorar o relacionamento com os fornecedores.

Analise o desempenho dos contratos e fornecedores 

Um ponto importante na gestão contratual, é analisar se os contratos estão gerando bons resultados e se a parceria com os fornecedores tem sido proveitosa, vantajosa. Qualidade, preço, prazo são indicadores para estar atento. 

Caso aconteçam descumprimentos ou alguma ocorrência, sempre faça o registro até mesmo para usar em negociações futuras. 

Faça o monitoramento dos prazos

Perdas de prazos podem acabar causando desgastes entre as partes envolvidas, além de possíveis multas e prejuízos que a empresa não precisa passar. Por essa razão, evite situações como essa com calendários de vencimentos, renovações, auditorias e entregas previstas. Garanta o cumprimento de todas as cláusulas do contrato. 

Com toda a certeza, use a tecnologia como aliada

Todas as dicas anteriores podem ser feitas fácil e automaticamente com a implementação de um software para a gestão de contratos. 

No processo de compras, a adoção de um sistema e-procurement, que vai cuidar de toda a gestão de compras, já é essencial para a inovação do departamento. Já a gestão de contratos complementa ainda mais um processo de compras automatizado. Dessa forma, os contratos já ficam em um mesmo lugar, tudo fica registrado e organizado para que a equipe consiga fazer essa gestão de forma muito mais eficiente. 

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