5 estratégias para gerir contratos em compras

No universo das compras corporativas, existem duas missões: cuidar da aquisição de materiais e de serviços. Os compradores precisam tanto abastecer a empresa com compra de itens, quanto orçar e negociar serviços necessários para o funcionamento da mesma, como por exemplo, internet, luz, manutenção, entre outros. Tendo em vista essa série de atribuições e responsabilidades, o setor de compras deve lidar também com contratos. Neste texto, você vai aprender 5 estratégias para gerir contratos em compras.  

O que envolve a gestão de contratos? 

A gestão de contratos é um processo complexo e que deve ser feito com muita atenção, afinal, essa responsabilidade envolve a vigência, medição, eventuais aditivos, alterações, pagamentos e cancelamentos. Tudo isso tem impacto no financeiro da empresa, por isso, essa gestão deve acontecer da forma mais organizada possível. Para entender os benefícios de fazer a gestão de contratos, leia o nosso artigo aqui.  

Gerir contratos em compras, é um processo que começa na definição da parceria, do próprio contrato, até a escolha dos responsáveis e a execução do contrato de fato. Isso tem tudo tem como objetivos: 

• Evitar erros no pagamento, como pagamento duplicado ou a falta dele; 

• Evitar perdas de prazo; 

• Monitorar os trâmites do contrato; 

• Armazenar as informações para que não se percam; 

• Ter um histórico do contrato e todas as suas alterações com segurança; 

• Controlar a vigência e as medições. 

Ou seja, fazer uma boa gestão dos contratos vai cuidar de cada um desses pontos e garantir maior segurança no processo de compras. Além disso, todo esse cuidado também estabelece relacionamentos mais saudáveis entre clientes e fornecedores, fazendo com que as parcerias sejam duradouras e vantajosas. 

5 formas de gerir contratos com sucesso 

Para começar a gerir seus contratos de forma eficiente, você pode começar seguindo os seguintes passos, que consideramos os mais importantes a nível de organização. 

1. Defina quem são os responsáveis

O primeiro passo é definir os responsáveis por algum contrato, aqueles que vão poder aprovar qualquer tipo de cenário que possa acontecer, quem precisa dar a aprovação final, por quantas ‘’cabeças’’ aquele contrato precisa passar. Ou seja, os níveis de alçada. Isso é importante para manter uma ordem no fluxo do contrato.  

2. Pesquise sobre o parceiro

Um passo estratégico muito importante, mas muitas vezes esquecido é a pesquisa sobre o parceiro com que se está fazendo um contrato. Antes de estabelecer de fato uma parceria, é imprescindível conhecer o fornecedor, saber sobre a sua reputação. Imagine fazer um contrato de longa vigência com um fornecedor que está mal-visto no mercado, que esteja envolvido em escândalos ou que não tem boas referências.  

Não fazer essa pesquisa é assumir um risco que pode prejudicar a produção e impactar o cliente final. Por isso, faça esse passo logo no início.  

3. Ficar de olho nos principais KPIs 

Uma boa gestão, seja em qualquer departamento ou função, só pode ser eficiente se as métricas são vistas com a sua devida importância. Só assim, é possível saber a quantas anda a performance da área, o que está funcionando e quais são os furos no barco. 

Alguns KPIs importantes para olhar são:  

– Período de vigência: veja até quando aquele contrato vai durar para se antecipar em casos de cancelamento ou renovação e não perder datas importantes. 

– Prazos de entrega: importante para entender se os fornecedores estão cumprindo com cláusulas que foram acordadas anteriormente no contrato.  

– Taxa de devolução: avalia se os produtos tiveram que ser devolvidos e trocado. Essa métrica ajuda a monitorar a qualidade do que está sendo oferecido pelo fornecedor, em termos de satisfação da empresa e/ou do cliente final, considerando o contrato ser para serviços ou materiais. 

4. Histórico de fácil acesso

Outra estratégia fundamental para fazer a gestão de contratos de forma eficiente é ter um histórico de fácil acesso. Centralizar as informações é muito importante para manter a segurança da empresa contratante e respaldá-la caso seja preciso. 

5. Contar com uma ferramenta que automatiza a gestão

Por fim, concentrar todas essas estratégias em uma única plataforma capaz de fazer tudo isso de forma automática é a última e mais importante estratégia apresentada aqui. 

Um sistema de compras que tenha um módulo específico para contratos vai ajudar com a gestão e transformar esse processo com mais rapidez e facilidade. E é essa fluidez que o mercado valoriza, trazendo mais vantagens competitivas para a sua empresa.  

Como começar a gestão de contratos? 

Portanto, se você pretende começar a colocar em prática a gestão de contratos, comece com o que vai ser eficiente: implemente uma ferramenta de gestão de compras e contratos nos seus processos. O Saphira, nosso e-procurement, é a ferramenta mais indicada para esse caso, pois, além de ser um sistema que vai automatizar as compras da empresa, ainda pode gerenciar os contratos de materiais e serviços.  

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