Com a revolução no setor de compras, que hoje conta com mais tecnologia e inovação, novas preocupações englobam a função do comprador e a área. O compliance surge como uma dessas preocupações. Neste artigo, explicaremos uma dúvida cada vez mais recorrente: qual a importância do compliance na área de compras?

Se pensarmos em um setor de compras cada vez mais automatizado, pensamos que isso implica em todo um processo de trabalho que fica registrado e concentrado em uma, ou mais, ferramentas e/ou sistemas. Sendo assim, a tecnologia também possibilita um monitoramento mais fácil e a identificação mais rápida de falhas, erros ou até fraudes. 

E é nesse ponto que o compliance entra, pois o seu objetivo é garantir que os processos feitos em compras estão dentro da regulamentação, das políticas internas e externas, em conformidade com a lei. O compliance mantém a empresa dentro de políticas e práticas antifraude e anticorrupção. 

Logo, vamos entrar em detalhes do que é o compliance e sua importância em compras.

O que é o compliance e qual a sua importância na área de compras?

Compliance vem do inglês to comply, em tradução, cumprir. Ou seja, quando uma empresa tem um setor voltado ao compliance, significa que esse é um setor responsável por garantir o cumprimento das normas, regulamentos e boas práticas da empresa, agindo sempre com transparência. 

O compliance tem como principal objetivo evitar fraudes, golpes ou corrupção dentro daquele ambiente corporativo. Além disso, ainda cuida a nível civil se a empresa está em conformidade com as leis. 

Em compras, o compliance desempenha a função de monitorar e conferir se os processos estão transparentes e em conformidade com as boas práticas da empresa, evitar corrupção, ou quaisquer tipos de fraudes. O compliance na área de compras deve manter a idoneidade dos processos e envolvidos, assim como da empresa no geral. 

Quais os benefícios de implementar o compliance na área de compras?

A aplicação do compliance na área de compras traz grandes benefícios para o departamento. Confira alguns deles:

1. Redução de fraudes

Como explicado anteriormente, esse é o grande objetivo do compliance. Reduzir fraudes de quaisquer tipos dentro de compras. Por exemplo, assegurar que leis de concorrência estão sendo cumpridas, que um fornecedor foi favorecido em detrimento de outro, ou até subornos e fraudes em geral. 

O compliance evita que a empresa arque com processos custosos e trabalhosos, e ainda que a sua imagem fique comprometida interna e externamente.

2. Melhoria na relação com fornecedores

Como o compliance estabelece um padrão ético entre os fornecedores e a empresa, as parcerias se tornam mais fortalecidas e sólidas. Existe um regulamento a ser cumprido, e isso é o que vai consolidar a gestão dos fornecedores de forma íntegra e ética. 

A parceria com o fornecedor será muito mais vantajosa, pois, legalmente, podem estabelecer melhores condições de pagamento ou outros tipos de benefícios.

3. Transparência 

O processo de compras é essencialmente um processo que cuida dos gastos e das transações que a empresa faz para se manter em atividade. Como lida com uma questão tão sensível, a transparência é um ponto de muita importância.

O aumento da transparência possibilita uma melhora na reputação e o aumento da confiança dos stakeholders. 

4. Concordância com o ESG

Um dos princípios do ESG, a governança, implica diretamente no compliance. A governança corresponde ao cumprimento de regulamentações, leis e ética dentro da empresa e o compliance cuida exatamente de garantir os controles internos e que os processos estão em conformidade legal. 

Ou seja, o compliance em compras ainda impulsiona o ESG. 

Como implementar o compliance na área de compras?

Para implementar o compliance na área de compras da sua empresa, é necessário um esforço coletivo e bastante comprometimento. O primeiro passo é elaborar uma política consistente e a partir disso traçar outras medidas, tais como:

Avaliar criteriosamente os fornecedores: 

Uma empresa preocupada com ética e integridade, fará uma avaliação minuciosa dos fornecedores. Qual é o posicionamento desse fornecedor, suas políticas e práticas. 

Tudo isso será indispensável, pois o envolvimento com uma empresa envolvida em algum escândalo ou problemática abalará a reputação da sua empresa. Por isso, todas essas minúcias devem ser avaliadas. 

Monitoramento constante

Avaliar e monitorar os processos de compras é uma forma de entender se o compliance funciona na prática. É por meio do processo que se pode ver, com transparência, se há alguma inconsistência. 

Esse monitoramento pode ser feito de diversas formas, mas a mais eficaz é contar com um sistema de compras para isso. Esse tipo de ferramenta mantém as informações armazenadas gerando um histórico e relatórios, que podem ser usados justamente para o monitoramento. 

Buscar atualizações

Para estar em conformidade com a lei, é preciso conhecê-la e estar por dentro de mudanças que podem ocorrer. Portanto, uma das formas de implementar o compliance no setor de compras é buscar as atualizações e/ou eventuais mudanças nas leis e se adequar à elas. 

Canais de denúncia 

O compliance, de modo geral, para ser efetivo deve contar com um canal de denúncia anônima para que o denunciante consiga se sentir confortável em colaborar com a integridade da empresa.  

O denunciante não pode sentir que pode sofrer alguma retaliação, o canal de denúncia deve ser um espaço seguro de fiscalização e colaboração. 

Usar tecnologia

A tecnologia aqui vai facilitar o monitoramento do processo de compras e identificar gargalos, erros, e até possíveis fraudes e inconsistências. Um software de compras, por exemplo, possibilita essa fiscalização de maneira simples e fácil de usar. 

Um sistema de compras irá registrar as requisições abertas, os valores e os responsáveis envolvidos, obrigar a chamar um número de fornecedores mínimo e mostrar na tela quais são os fornecedores com condições mais vantajosas. 

Se você ainda não conhece um bom software de compras, o Saphira pode ser um ótimo aliado em seus processos e ainda ajudar com as auditorias e na aplicação do compliance. 

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Até a próxima!