A redução de custos é uma das maiores preocupações para as empresas, de modo geral. É um dos objetivos mais falados e que se não for feito com o devido foco pode trazer mais prejuízos do que benefícios. Dentro do departamento de compras, essa também é uma das principais metas. Neste artigo, entenda como reduzir custos operacionais em compras. 

O departamento de compras ou procurement, é responsável por fazer as compras diretas e indiretas que vão sustentar o funcionamento da empresa. Seja produzindo produtos ou serviços, toda organização precisa adquirir matéria-prima ou itens para a sua rotina, como materiais de escritório, por exemplo. 

O que são custos operacionais? 

Antes de entender como é possível reduzir custos operacionais, é preciso entender o que compreende esse tipo de custo dentro de uma empresa. 

Quando falamos em custos operacionais, estamos falando nos gastos necessários para que a empresa funcione. São as despesas que uma empresa tem para realizar suas atividades diárias e manter suas operações em funcionamento. Ou seja, tudo aquilo que é vital para a organização continuar o seu trabalho, produzindo produtos e/ou serviços. 

Por exemplo,  custos administrativos como serviços gerais, aluguel, contas de energia, água, internet e outras despesas administrativas relacionadas ao funcionamento do escritório ou sede da empresa.

Porém, quando falamos no departamento de compras e os seus custos operacionais, outros fatores entram em jogo. E assim para cada departamento. 

Quais os custos operacionais de compras? 

Os custos operacionais em compras se referem às despesas associadas ao processo de aquisição de materiais, insumos ou produtos necessários para esse tipo de operação. Para isso, muitas vezes são necessários mais de um sistema e a manutenção dos mesmos, itens de escritório como papel, despesas relacionadas às compras em si, levando em conta impostos como o ICMS, e seu transporte. 

Além disso, também entram nos custos operacionais de compras, a armazenagem, que engloba funcionários, aluguel de espaço, refrigeração se for o caso, infraestrutura da estocagem. Todos esses custos impactam diretamente no custo de produção e no custo da mercadoria vendida. 

Tudo isso é muito importante para que o departamento de compras consiga desempenhar esse papel. Porém, há formas de reduzir e repensar esses custos de modo a otimizar ainda mais as compras corporativas. 

Como reduzi-los?

Reduzir custos operacionais em compras podem trazer, além de mais economia, mais eficiência no dia-a-dia. Algumas medidas eficazes que a gestão de compras pode implementar para a redução dessas despesas podem ser: 

Parceria com fornecedores de confiança 

Estabelecer acordos com fornecedores é uma das medidas importantes para reduzir os custos operacionais do departamento de compras. Há diversas formas de fazer isso, entre elas está escolher uma quantidade menor de fornecedores, mas que sejam de extrema confiança, aqueles que sempre vale a pena fechar negócio e procurar estabelecer parcerias vantajosas com esses. 

Por exemplo, comprar itens em grandes quantidades e conseguir descontos, fechar contratos de longo prazo, negociar melhores condições de pagamento, são formas de reduzir despesas. Já falamos aqui quais critérios você pode usar para escolher bons fornecedores. 

Planejamento 

O planejamento de compras é uma medida vital para a área, além de ser uma das formas de reduzir custos. Isso porque com o planejamento, é possível reduzir compras emergenciais, que acabam saindo por um preço elevado. 

Já falamos por aqui sobre os 5 erros em compras para evitar, e um deles é justamente a falta de planejamento. Saber o que e o quanto é preciso comprar para evitar erros e gastos desnecessários. 

Revisar as despesas com transporte 

Se a empresa usa muito o transporte do tipo FOB terceiros, ou seja, contratando uma transportadora a parte para as suas compras, é importante analisar a possibilidade de reduzir tarifas. Esse acordo pode acontecer principalmente se a empresa faz uma compra de grande volume. 

Uma outra forma de reduzir custos é agrupar várias compras em uma só remessa para otimizar o custo do transporte.

Automatizar o processo de compras 

A automatização de uma tarefa burocrática como é a gestão de compras corporativas, vai, com toda a certeza, reduzir custos operacionais e otimizar ainda mais o departamento. Isso porque com a automatização, há a redução de falhas. 

Com um software de compras, a equipe não perde tempo para cotar e negociar, já que a ferramenta faz tudo sozinha e registra todas as informações. Mais rapidez, produtividade e segurança, já que tudo fica armazenado no sistema, garantindo assim maior conformidade com o compliance. 

Melhorar o controle de estoque 

Para evitar excessos de produtos ou matérias-primas, minimizando o risco de obsolescência ou deterioração, é preciso fazer uma boa gestão do estoque. Sistemas específicos para o estoque são uma opção para fazer essa gestão de forma automatizada e mais eficiente. 

Focar na gestão de pessoal 

Um dos pontos mais importantes é a gestão de pessoas. Os profissionais de compra capacitados são peças fundamentais para a produtividade e lucratividade da empresa, por isso, investir no treinamento da equipe pode melhorar a eficiência do processo e garantir que eles negociem de maneira mais eficaz com os fornecedores.

Monitorar e analisar a performance 

Por último, o monitoramento da performance de compras é um guia que vai dizer qual caminho é o melhor, para onde os gastos maiores estão indo, e direcionar para a elaboração de estratégias. 

Além desse monitoramento interno, monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores em relação ao cumprimento de prazos, qualidade e preços pode ajudar a tomar decisões mais informadas sobre onde comprar.

Para começar o seu projeto de redução de custos operacionais no departamento de compras e como já vimos anteriormente, que tal contar com um software e-procurement? Um sistema de compras vai ajudar a impulsionar o trabalho dos compradores, além de trazer inovação para a área. 

Conheça o Saphira e agende uma apresentação completa da nossa ferramenta. 

Estamos prontos para te ajudar!