Em qualquer empresa, existem diversos departamentos, e cada um deles precisa de algum sistema para trabalhar internamente. Com todas essas ferramentas, é necessário entender como funciona a integração de sistemas.

Assim, quando existem muitos sistemas usados por várias equipes em uma empresa, há a necessidade de integrar esses sistemas para conversarem bem entre si. A falta da integração acarreta em falta de organização e falta de alinhamento entre as equipes. 

O que é a integração de sistemas? 

A integração entre sistemas pode ser entendida como um processo estratégico capaz de transformar a forma como as informações fluem e as equipes trabalham juntas.

Em resumo, a integração de sistemas é a conexão entre diferentes softwares e aplicativos para que compartilhem dados e funcionem de forma unificada.

Essa união elimina a necessidade de transações manuais e redigitação de informações, automatizando tarefas repetitivas e liberando tempo para atividades mais estratégicas.

As áreas de RH e Marketing, por exemplo, podem precisar trabalhar juntas em um evento interno da empresa, e assim, compartilhar informações. Portanto, para que não haja perdas ou confusões de tarefas, os sistemas usados por cada área precisam conversar corretamente. 

 

Quando é necessário fazer a integração?

 

Existem alguns fatores pelos quais uma empresa vê a necessidade de fazer a integração. Isso acontece principalmente pelos motivos abaixo: 

 

• Necessidade de uma comunicação mais eficiente.

Se os departamentos têm sistemas próprios para as suas áreas que não conversam entre si, e os funcionários precisam ter o retrabalho de redigir as informações de um software para o outro. 

 

• Os processos são ineficientes, além de serem manuais.

Tarefas repetitivas que consomem muito tempo e atrasos na entrega de demandas. 

 

• Quando há alto custo de manutenção com diversos sistemas legados.

 

• Quando a empresa vê a sua tomada de decisão deficiente.

Os dados são tão fragmentados que a empresa não consegue ter uma visão holística e embasar suas decisões por falta de clareza e coesão. 

 

• Ao olhar para a concorrência e ver que já estão usando sistemas integrados e obtendo melhores resultados.

 

Como a integração de sistemas é feita na prática?

 

O primeiro passo é entender quais sistemas precisam ser conectados e quais necessidades precisam ser supridas, quais objetivos essa integração precisa alcançar. Uma vez definidos esses pontos, é hora de escolher qual será a melhor abordagem de integração de sistemas. 

A integração de sistemas pode ser feita por algumas vias. Confira aqui 3 formas mais comuns de fazer esse processo:

• Banco a banco

Uma das formas mais simples de fazer a integração. Nessa modalidade, a empresa vai compartilhar um mesmo banco de dados entre todos os sistemas envolvidos. 

Para isso é necessário um programa de extração de dados e um analista  de database (DBA). Esse tipo de integração pede atenção com a segurança, pois, a extração de dados será contínua, sendo preciso cuidado com o vazamento de dados. 

• Via API

API (application programming interface) é a interface de programação de aplicações. As APIs funcionam como uma ponte entre os sistemas. 

Por elas, os dados vão de um software para outro em tempo real de forma segura e ágil, que é o que toda a empresa busca. 

• Troca de dados eletrônicos

Das 3, essa é a forma mais complexa de fazer a integração. A troca de dados eletrônicos, precisa de um software que será uma espécie de ‘’tradutor’’ entre os outros sistemas conectados. 

O software ‘’tradutor’’ irá passar as mensagens de todas as ferramentas a um sistema único, de forma contínua. 

 

Quais os benefícios?

1. Redução de custos

A integração de sistemas causa a diminuição de gastos com manutenção de sistemas diversos, retrabalho e erros operacionais. Todo esse tempo perdido é direcionado para a área estratégica e impacta diretamente na lucratividade da empresa. 

2. Otimização de processos

Com a diminuição de processos manuais, os funcionários podem dedicar seu tempo para ações mais estratégicas e planejamento.  

3. Aumento da produtividade

A integração de sistemas automatiza tarefas repetitivas e agiliza o fluxo de trabalho. Isso aumenta a produtividade, já que, os funcionários gastam menos tempo nas atividades do dia a dia. 

4. Melhoria na comunicação 

Com os sistemas integrados se comunicando bem, as informações têm muito menos chance de sofrer erros e o compartilhamento entre as equipes segue fluido. 

5. Tomada de decisão mais efetiva

Quando os sistemas estão integrados entre si, o acesso a dados precisos e atualizados embasa as decisões estratégicas.

6. Melhoria na competitividade

Por fim, um melhor desempenho em relação à competitividade também se dá com a integração de sistemas. A inovação traz um salto quando o assunto é competitividade, porque, com a integração há o aumento da eficiência para alcançar os objetivos de mercado. 

 

A integração de sistemas traz vários benefícios e inovação para uma empresa. Para progredir, é preciso estar atento ao mercado e procurar soluções para facilitar e agilizar os processos internos. 

Os nossos sistemas podem se integrar aos sistemas legados de uma organização. Desse modo, o melhor método para a integração vai de acordo com os objetivos e demandas do cliente.

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